解读如何加强企业档案数字化建设

齐景萍

（山东钢铁股份有限公司莱芜分公司特钢事业部，山东 济南 271104）

档案无疑是企业信息和企业的无形资产，也是企业宝贵财富的另一种形式上的载体。随着网络数字信息化的出现，档案信息在对公司治理生产和运营管理的发展中发挥着越来越重要的作用。这也就要求企业要扩大档案信息的分布普及情况，以及覆盖范围的加大和健全使用权限的管理体系，要积极引导企业开展对企业档案数字化的建设，并制定好建设的计划方针和具体内容规划，从而使企业可以全面高效地促进企业档案管理与现代化管理先进技术相结合。

1 档案数字化管理在企业管理中的意义

数字存档工具和文件管理工具是数字档案管理的两个主要组成部分。数字存档是现代企业信息管理的主要内容和操作方法，而且档案的完整性和使用价值实际上是公司治理效果的缩影。对于企业的管理效果，首先是它减少占用空间、节省存储成本、减少企业的运营成本、有效避免传统文件管理中的数据重复、浪费劳动力等问题。然后，在建成的数字信息化档案里可以快速地调集出企业所需的信息资源，帮助企业员工可以充分便捷地完成工作任务与提高工作效率，充分发回来网络信息化时代的优势。

由于公司的地域分散和运营的复杂性，所以导致企业文件的数字化存在许多问题，如管理同一问题的处理方式的存在不同标准的问题。而且一般企业所实行的档案数字化建设只强调数量，处理信息的能力效率低、质量差，而且难以分享与很难考察确认信息的真实性，使得建设数字化企业档案没有发挥应有的效果。笔者结合自己的看法与实际应用情况，对企业档案信息化的现实意义与如何高效加强信息化建设提出了自己的一些看法。最后，数字文件设计最大化资源共享。企业文档信息可以由多个用户通过网络通讯渠道直接下载，这改善了文件信息的使用便捷性，并充分公开了文件信息的价值，这在一定程度上为提高企业的经济利润和管理效率上有重大意义和作用。

2 如何加强档案数字化管理

2.1 总体规划，均衡发展和资源共享

在公司实施数字存档实践过程中，应该有计划地执行总体规划，且必须从企业档案的共同使用需求出发。企业档案管理的全面发展，应当注重科学、合理、务实地制定短期目标和长远计划，通过协调自身企业的发展规划，充分协调各个部门的关系，充分为一体化企业数字化建设的有序开发奠定坚实的基础，尤其在处理大量纸质文件的数字信息化过程时。因此，有必要做好必要的准备工作：一是做好公司馆藏档案的调查和制图工作，包括企业档案文件的数量、类型、档案信息利用的载体形式和储存状态等等。二是根据收集文件和开发文件的数量来有计划地有效实施方案，包括统计文件数字化的具体方法、数字化的成本、以及购买数字化所需的相关硬件设备。此外，根据公司档案的重要性，我们必须制定适当的文件安全和保密措施。

企业文件数字化下的文件通常为大量文件，有着复杂的文件分类，所以在转换上需要经历一个漫长的过程，应该做好长时间重复工作的心理准备。从实际和长期的工作计划来看，数字硬件设施将逐步更新出具有强大的扩展和支持能力的数字化处理技术。我们应该做出最优选择，突出解决问题的关键点，并充分考虑我们公司的长期运营目标，以及重点关注经常使用和严重受损的文件，对此首先进行数字化。所以对于相对大量的企业文件资源不加选择地执行数字化是不现实和不科学的，并且没有必要。因此，根据一定企业上的原则，应该确定哪些原始文件应该被数字化，哪些原始文件不需要数字化，哪些原始文件应该被优先选择，哪些数字文件可以临时放置在后面处理。例如，可以根据公司馆藏档案的实际情况，采用选定档案、重点档案馆和制定档案馆的优先数字化原则，逐步实施档案数字化发展战略。

2.2 开展质量检查工作

开展质量检查工作，有效监控，确保档案数字化工作的质量。企业文件的数字化应该重点关注对企业档案数据的全面质量检查和对完成情况的监督验收工作。在数字化之前要明确数字信息化文件的个数与所需文件的储存情况。因为要数字化的原始文件必须是一个完整，排序良好的文件，并且文件清晰明了，对于那些具有严重的损坏、无序和写作不清晰的原始文件应该预先固定和组织其处理的先后顺序，然后要做的是检查和控制数字化数据质量和图像质量。扫描图像的图像格式顺序应按原始纸质文件的顺序放置和排列，尽量保持文件的原始外观，保证图片清晰无失真、不丢失或增加信息量，确保无需二次扫描。

2.3 加强档案现代化队伍建设

加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设。由于电子文件信息内容的数字化、文档管理的集成、用于存储电子文件的技术支持以及开发和使用的多样化形式，使得电子文件管理越来越比纸质文件管理在优异性方面逐年增加。只有进一步加强企业档案中数字化人才团队的建设发展，才能有效促进企业档案数字化，以便在高效的数字化方向上快速发展，从而配合企业的生产规划。同时这也就要求企业需要对企业信息管理工作的现代化发展逐渐重视并实施，加强对档案数字化处理的落实工作。要有计划和有组织地开展对档案处理人员的教育培训工作，加大对相关工作人员的福利照顾政策，为档案数字化建设的稳步推进与持续发展打好坚实的基础与保障。

3 结语

数字化建设企业文件的实施可以显著提高企业文件管理的效率，同时使企业在资源分配和业务运营方面更加合理和不间断。在信息一体化的大环境下，企业由于运营需要，不断提高档案的使用率，使企业档案进入有序，规范的管理模式，加快企业档案的数字化，是企业发展，构建良好经济增长体系的先决条件之一。