从入库、出库和使用环节谈行政事业单位固定资产管理

徐延忠 苏晓玲 陈红蕾 孟庆慧

党的十九大报告指出，“要完善各类国有资产管理体制，促进国有资产保值增值，推动国有资本做强做优做大，有效防止国有资产流失。”固定资产管理是一项庞大工程，涉及多内容、多部门，环节多、流程多。行政事业单位应跟上形势发展需要，结合实际，重视并研究固定资产管理，堵塞漏洞，实现管理目标。本文对固定资产出入库和使用环节的管理进行探讨。

一、入库环节控制

入库环节是固定资产管理的基础环节，应通过一定载体反映入库固定资产的基本情况及来源。

（一）入库单设计

固定资产入库单设计为一式三联电子表格，分别是财务记账、库管留存和票据存根三联，包括品名、规格型号、数量、单价、金额、资金来源、保管人、存放地、财务部门、记账凭证号等要素。由采购人向库管领取入库编号，发起填写。其中入库号为序时编号，记账凭证号为非序时编号。

第一联，财务留存。作为财务原始发票附件，用于核对信息的真实性和要素的完整性，是财务部门增加固定资产的记账依据。

第二联，库管留存。作为实物库管员登记账目的凭证，用于库管与财务部门核对资产信息。

第三联，票据存根。由库管统一保管，用于备查。

（二）入库单关键控制点

在入库单各项要素中，“记账凭证号”要素可起到财务与库管在固定资产盘点工作的引领作用，只要按照记账凭证号，就能查到记账凭证，也就能查到固定资产所有相关信息，因此关键控制点为“记账凭证号”，其他要素为一般控制点。

二、出库环节控制

出库环节是固定资产管理的关键环节，反映固定资产的去向，应通过一定载体全面反映出库固定资产的来龙去脉。

（一）出库单设计

固定资产出库单以入库单为基础，设为一式四联电子表格，分别为票据存根、库管留存、使用留存和财务留存四联，作为反映固定资产去向的关键依据。通过参数设计，实现出库单与入库单相同要素由入库单要素提取生成，保证与入库单对应要素完全一致，增加“对应入库单号”和“使用人”要素。出库单由库管员组织领用人填写，由领用人按联次用途分别交由相关部门留存。

第一联，财务留存。作为财务部门更新固定资产明细账的依据。

第二联，库管留存。作为固定资产出库依据，用于库管登记账目，与相关部门核对资产信息，并作为追踪该项固定资产的最原始凭证。

第三联，使用留存。作为使用部门登记固定资产台账的依据。

第四联，票据存根。由库管保存，用于备查。

（二）出库单关键控制点

出库单反映固定资产去向。在众多要素中，只要有使用人的签名，就能追踪到固定资产行踪，因此在入庫单基础上增加的“对应入库单号”和“使用人”要素，设计为关键控制点，其他要素为一般控制点。

三、使用过程控制

使用环节是固定资产管理的核心环节，是发挥固定资产应有效益的环节。退休、调动、内部人员调整等情况产生的人员变动，均可能引起固定资产的流动。应通过一定载体反映固定资产的流动情况。

（一）内部调拨单设计

固定资产内部调拨单以出库单为基础，设为五联电子表格，分别为票据存根、库管留存、调入留存、调出留存和财务留存五联，作为固定资产实物内部流转的关键依据。在出库单各项要素基础上，增加调入部门和调出部门两要素。调拨单由库管员组织接收人填写，由接收人按联次用途分别交由相关部门保管。

第一联，库管留存。作为固定资产变动依据，用于库管登记账目，与相关部门核对资产信息，并作为追踪该项固定资产的原始凭证。

第二联，财务留存。作为财务部门更新固定资产明细账的依据。

第三联，调入留存。调入部门登记固定资产台账增加。

第四联， 调出留存。调出部门登记固定资产台账减少。

第五联，票据存根。由库管保存，用于备查。

通过手机等移动通讯终端扫描，便捷高效的呈现固定资产实时状况，即时实现固定资产相关管理需求，实现立体化、动态管理

（二）使用过程关键控制点

在使用固定资产过程中，应主要防止因无序流动引起账实不符情况的发生。因此“存放地”和“无序流动”设为关键控制点。需要实物管理人员及时跟进人员的流动，进而控制固定资产随人员“无序流动”情况的发生，及时办理内部流转手续。

四、固定资产信息数字化应用

当今时代是信息化时代，而信息的数字化也越来越为研究人员所重视。借鉴户籍管理理念，设计类似于身份证的固定资产卡片，承载每件固定资产的详细信息，实现固定资产数字化管理。

（一）实现固定资产信息数字化

填制固定资产入库、出库单后，以电子表格形成固定资产信息数字化的一部分，品名、规格型号、单价、数量、金额、购置日期、资金来源、使用人、存放地等要素一目了然，再将采购固定资产的审批卡、发票、合同、验收单据、政府采购、招投标、实物影像等各项资料电子化，就形成完整的某件固定资产电子数据，日常以电子数据形式存储。通过建立链接，由入库单和出库单均能直接生成设定好格式的固定资产卡片。

（二）实行固定资产的“户籍管理”

在户籍管理中，身份证是确定每个人的唯一标识。就固定资产而言，链接生成的固定资产卡片，就是每件固定资产唯一“身份”标识，是每件固定资产的“户口”。

（三）固定资产信息数字化应用

将固定资产数字化信息以条形码、二维码等为载体，通过手机等移动通讯终端扫描，便捷高效的呈现固定资产实时状况，即时实现固定资产相关管理需求，实现立体化、动态管理。