电子档案管理方法探讨

黎成富

摘 要：将实体档案加以转换，将这些档案信息以字节的方式来表示出来，就是电子档案。经由档案的电子化，就可以实现对于档案的高效管理，同时对于保证管理质量来说也可以起到一定的积极作用，可以将这些档案内容贮存在硬盘等等设备当中。为了可以保证电子档案可以发挥出应有的作用，就要采取 相应的措施来开展管理工作，掌握 电子档案管理工作的特点，结合现有的情况来开展管理，这样才能更好地发挥出其优势。

关键词：信息化；电子档案；管理方法

现在我国科学技术还在不断进步在，信息技术也在不断推广，可以说在这让过程当中，人们的生活方式和工作方式也都受到了一定程度的改变，同时人们日常当中的交流也越来越便利。对于档案管理这项工作，其在信息技术的应用当中可以体现出很大的优势，同时现在大数据技术也在不断推广，可以说原有的档案管理体系也已经无法适应于相关管理工作的需要，可以说档案管理工作正面临一场变革，在这个过程当中，最为重要的就是提出管理对策，找到管理方法。

1 信息化背景对档案管理工作的影响

1.1 档案存贮介质的变化

对于现阶段的电子档案管理工作来说，其取代了很多原有的纸质档案的工作职能，和纸质档案相比起来，电子档案的特点是更加方便、更加快捷，同时很多图纸也实现了电子化，档案管理工作也变得更加便利了。应用计算机的辅助设计而言，可以对于现有的图纸进行进一步设计和保存，并且大大提高了修改和查询的效率。另外，在使用寿命上，电子档案也有着很大的优势，可以说电子档案的利用可以在一定程度上提高档案信息的质量。

1.2 档案分类情况的变化

对于电子档案的管理工作来说，很多原有的管理方式和分类方法已经有了一定的局限性，可以说我们应当结合电子档案的管理体系当中的管理流程来进行设置，这样才能更好地匹配于管理工作的开展。在正常情况下，一个完整的档案并不是集中存放的，而是分散在多个系统当中来存放的，此时就可以利用计算机来结合先前的指令来实行分类，保证电子档案的质量。从另外一方面来看，不同的档案信息当中，其分类也会有所不同，总结起来，电子档案的分类会更为合理和细致，大大提高了档案查询的效率，保证其可以顺利发挥出其作用。

1.3 接收流程的改变

电子档案管理工作和普通档案的管理工作有着一定的相似性，其管理工作也是覆盖到很多工作的全过程当中的，如果想要保证档案管理工作的质量，就要从档案管理工作当中的每个流程入手，从档案内容的前期收集开始就要控制工作质量，并且对于处理和保管工作也要有一套规范的流程。现在我国对于电子文件的管理工作也已经出台了一系列的规定，在档案管理工作当中要为了保证 电子档案的真实性和规范性，要增加归档和鉴定环节，这对于电子档案管理的規范来说起到的作和非常重要。

2 电子档案管理方法

2.1 建立健全管理制度

对于电子档案管理工作来说，其最为重要的就是划定归档范围，这样才能保证其管理工作的顺利开展。结合现有的情况，我们可以按其时间的不同，分为阶段性归档和任务完成归档。相比之下，阶段性归档对于较为长期项目来说比较适用；其次，作为管理人员来说，在日常工作中也要做好档案检测工作，及时检测档案当中的 内容的可靠性，保证所收集到的电子档案是终稿版本，并且保证电子档案在内容上和纸质档案保持一致。最后，管理人员需要及时制定科学合理的档案管理规定，设置必要的档案登记和记录的管理制度，若是图形文件存在更改历史，就需要和产品技术状态一致的版本档案进行归档和保存，对于原稿和草稿就要结合实际需求确定是否归档，对于一切在归档范围的文件都要及时进行收集和保存，避免电子档案库存在缺失状况。同时，要针对电子档案的格式、规格和载体质量进行统一规定。

2.2 做好电子档案全程化管理

电子档案的全程化管理是一种信息时代下产生的新档案管理理念，想要做好电子档案全程化管理不仅要保留传统档案管理的优势经验，也要采用适应电子档案管理的方法和思路。首先，档案管理人员要明确电子档案的全程化管理理念，在电子文件的形成阶段就要进行控制和管理，但是在管理过程中不能对电子档案的生成进行干预，通过对电子档案形成的管理使档案内容的原貌得到有效保障，避免档案内容在控制和管理过程中出现不利变化。其次，在进行电子档案的全程化管理过程中，技术标准不能直接由档案部门选择，档案部门只需要选择几个较为成熟的技术标准，由各个单位自行选择使用，对存在缺陷的技术标准也要禁止使用，以此保证电子档案管理的整体质量。最后，电子档案的全程化管理模式可以区分为以立档单位为单元的模式和以区域为单元的模式，就以立档单位为单元的管理模式来说，这种档案管理模式具有统一的文件管理系统和档案管理系统，而档案室就是系统中心，各个部门的档案都要在档案室的信息中心服务器中生成最终稿本，且电子文件的复制也要由档案室负责。就以区域为单元的管理模式来说，就是在区域政府网中构建统一标准、统一开发和统一平台的电子档案管理系统，由本区域档案馆设立服务器，由档案馆的服务器对各单位的档案进行处理，并生成最终稿件。

2.3 对电子档案进行合理利用

在信息技术的持续发展背景下，档案服务的手段逐渐多样化，档案工作人员可以充分发挥其功能作用，对档案信息进行深入挖掘，为档案使用者提供更加准确、全面的档案信息服务，有效提高档案资源的利用率。首先，档案管理人员要积极利用计算机网络技术进行档案编研业务，通过撰写著作、写史、修志使档案的文化和内涵得到充分展示，使档案使用者能够更加快捷的获取到档案文件中的知识和重要信息，为档案使用者提供全方位、多角度的信息服务。其次，为确保电子档案的使用具有便捷性和简单性，需要利用计算机技术编制电子档案的索引目录，并严格遵守相关的保密规定对电子档案进行查阅和利用，对于保密等级的电子档案要经过审批之后才能够进行使用，以此确保电子档案的安全性，有效避免档案信息的泄漏问题，为电子档案管理工作的发展提供有利环境。

3 总结

结合上文所谈，现在我国信息技术的应用越来越广泛，可以说很多工作的开展形式也因此出现了很大的改变。档案管理工作一直以来都由于管理工作量大、效率低而 大大限制了管理工作的价值。现在我们工作的重点也应当放在的制度建设上，并且从多个流程入手，保证工作流程的质量，这样才能让电子档案可以发挥出应有的作用。本文针对这些问题进行了一些分析，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

参考文献

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