H公司仓储管理现状分析及优化

（四川工商学院，四川 成都 611745）

1 引言

随着中国经济的高速发展，物流行业也在顺应着客户需求的变化而不断改进和发展。消费者完成了从被动接受物资到主动选择消费需求的转变，随着时代的变化，消费者对企业的要求也在不断变化。仓储环节是物流活动的重要组成部分，在仓储企业中出现了越来越多的小批量多种类的订单处理问题。因此，仓储管理体系必须要顺应这种小批量、多种类和高频率的订单处理方式。随着时代的发展,企业的其中一大利润来源就是仓库。仓储管理需要将设备、货物、人员、管理方法等进行有机结合，使仓储管理合理化。从大部分的物流运作理论上来看，仓储是物流的一大资本浪费，但又是物流必不可少的环节。因此优化仓储管理流程使仓储管理更合理化，可以达到节约成本、增加利润和提高效率目的。

2 企业现状

2.1 企业简介

H公司主要致力于铝合金工业产品业务。该公司发展迅速，几年时间就成为东莞幕墙制品龙头产业。但是落后的仓储管理体系制约着该公司的发展，尤其是配件仓的仓储管理问题严重。

配件仓为9m*12m的小型仓库，用于储存不同类型的螺丝和五金耗材等。仓库总共有22个货架，货架为3.5m长、0.8m宽、2m高的低位货架，货架分为4层，层高0.5m，每层设置6个储位，库区总共有528个储位。其中设置了两个办公台、一台打印机、一台联网的台式电脑和一个储存文件的文件架。库区人员配置主管、入库员、出库员各一名，共3名仓库操作人员。

2.2 入库流程现状

原材料入库包括准备、验收、接收和上架、记账几大主要环节。其中仓库缺乏设施设备，导致了入库这几大主要环节存在不少漏洞。仓库仅有一台电脑，除主管外其余两名员工文化素养都不高，在电脑操作方面存在极大的问题。所以仓库各方面的记录都只能依靠主管一人，导致主管工作量大，员工不能很好地融入配件仓的仓储管理的各个环节，主管和员工并不能很好的进行作业沟通，从而导致入库各个环节分散性太大，使入库环节作业难度大。

（1）准备。仓库主管每月定量进行订货，一个分6至8个批次进行不同原材料的订购，并且在来货当天通知入库员准备入库，导致入库员点货入库工作量大，不能节省出时间进行验收工具的准备、储位清洁、库区照明设备检查、消防设施的检验。入库员在接到通知后只准备地牛和托盘，导致大部分情况下来少量及体积较小的货物时，造成设备和人力资源的浪费。

（2）验收。入库员收货后会直接将货物拉进库区，验收工作由入库人员一人在库区办公区前的空置地面上独立完成，并且仓库并没有任何关于订购的原材料到货后的收货证明。仓库与供应商本着互信原则对于整箱货物进行点数验收，需要进行称重的货物由供应商提供的称重仪器进行称重。在验收这一环节只是简单地进行点数和称重。没有与质检部合作进行质量检验，没有抽查质量这一重要环节，导致有时部分原材料存在质量问题，却不能及时退货。并且主管不会参与验收环节，所以在验收过程中存在的入库人员点货不清、质量、生产日期以及误差等问题就不能及时被发现。仓库主管在现场进行入库记录也时常存在入库数量与供应来货数量不匹配的情况。主管虽然会与供应商进行联系，但是供应商都会以货物已当面清点完成为理由拒绝主管的补货要求。主管只是在原材料来时告知收货人员原材料型号及数量，并没有完整的原材料清单告知重量、体积和检验标准。没有一套完整的验收制度和简单的验收流程，导致验收环节经常出现数量和质量等方面的漏洞。

（3）接收和上架。在验收完成后会进行接收上架环节，主管会告知入库员货物存放货架。但是由于是定量补货，所以并不是所有货物都缺货，货架储位空置情况不一样。有些储位是空置的，然而有些储位上有少量货物，有些储位上则有许多货物，从而导致部分货物上不了架，只能在仓库空置地面进行堆放。有些甚至会有好几个月的货物堆积，导致仓库空置区域严重混乱，并且占用仓库消防通道，仓库卫生环境也受到影响。对于上架也没有按照先进先出原则依据来货日期进行上架作业。

（4）记账。在接收后，主管依据数据在纸质版的表格中对应各个货物的型号进行简单的货物数量登记。记账环节只有主管一人参与，并没有其余员工参与，记账全过程没有做到公开公正，也会造成贪腐漏洞。

2.3 出库流程现状

物料出库包括申请、出库、记账等几大环节。其中仓库设施设备的缺乏以及员工素质较低，导致出库存在极大的问题。

（1）申请。生产部门任何人员只需要到仓库告知出库员需要什么材料、型号和数量，出库人员就根据对方口述情况进行出库作业，没有任何正式的书面单据或其他申请证明，导致之后的盘点工作量大，也极易造成出库员和生产人员相互勾结的贪腐漏洞，对生产部门内部管理也会造成不良影响。

（2）出库。出库员根据对方口述情况进行拣货作业，出库员不需要其他任何复查行为即直接出库，这也造成了出库多货或少货以及货物质量问题不能被及时发现，对生产部门的生产效率造成影响，也间接地造成仓库与生产部门之间的矛盾。

（3）记账。在完成出库作业后，出库员在出库货物少的情况下只需口头告知主管出库货物型号及数量等信息，然后主管再在纸质表格上对应货物型号进行简单的货物数量登记。在出库货物数量多的情况下，出库员会随便找一张纸进行简单的数据及型号的记录后交于主管，再由主管进行登记。记账环节由主管全权负责，其他人员并不知情，这也造成了部门相互监督的漏洞。

2.4 盘点现状

盘点通常是半年进行一次，这就造成盘点数据时限跨度大以及盘点工作量大。由于订货是分批次进行的，所以盘点时也会需要接货，这就导致盘点工作进行缓慢甚至是无法进行。入库和出库经常发生数据不准确的情况，并且需要根据出库和入库两个记账明细表进行对照查阅，数据记录是纸质档表格也造成了数据查阅难度大。所以在库数量在盘点时也会经常出现多货或少货的情况。而且主管和两名员工需要对货物进行逐一点数，盘点难度也就增加了。由于没有货物盘点表进行登记，只是主管和两名员工分别手持一份在库记账表进行盘点，数据记录也没有复查的环节，所以经常存在在库数量差异。

2.5 仓库管理制度现状

仓库目前的管理制度存在着极大的问题，导致仓库管理方面难度较大，比如：

（1）任何非配件仓的员工都可以进入仓库。（2）仓库员工进出没有记录。（3）主管及员工经常携带打火机进入库区。（4）仓库员工及其他部门员工经常在仓库和库区范围内抽烟。（5）仓库卫生环境差，没有卫生值日体系。

3 解决方案

3.1 设备添置与人员培训

由于仓库设施设备的缺乏，造成仓储管理难度大，所以在改进仓储管理系统方面，可以用一套Excel来完成数据的记录。对于一个仅有108km2的仓库而言，Office软件是最方便的，因为Office办公软件任何电脑都可以安装，便于操作，培训简单。Excel记录数据方便快捷，而且查阅方便。Office办公软件是电脑自带软件不需要进行购买，由于仓库只有一台台式电脑，所以需要再购买一台电脑。仓库除主管之外的其余两名员工的文化水平较低，但是也只需要电脑操作培训即可。主要利用office系统的Excel这一操作系统，制作各种出入库表格和登记表，以及对仓库入库和出库数据的记录。利用Excel中的查找公式对库存、进货量以及盘点等数据进行查找，在一定程度上减轻了收货以及盘点等方面的压力。员工在培训后能熟练地使用Excel中的查找公式和一些简单的求和汇总公式以及制作简单的表格。在比较引进一套完整的WMS系统的价格以及实际使用情况下，这种改进设施设备的方式是最适合配件仓这个小型仓库的。

3.2 原材料入库

（1）准备。首先向财务部门申请订购货物，提交订购清单，财务部审核通过后与供应商联系订货。订购清单一式三份，分别由仓库、质检部和财务部存放检查。主管每月根据出库货物数量给供应商发送订货订单，一月一次订货，并且在每月上旬完成订货及来货，在货物缺货情况下也可联系供应商及时补货。主管在供应商供货前至少一个星期将记录了货物详细的名称、型号、数量的订购清单复印件交于入库员，同时与入库员一起提前做好验收工具的准备、清洁储位、称重工具、检查库区照明、检查消防设施等。并且根据来货量准备不同的接货设备，减少人力和设备资源的浪费，由此增进部门的团结，使员工更好地融入入库作业当中来，订购清单见表1。

表1 订购清单

（2）验收。货物收货后先摆放物料待验区,验收单一式三份分别交由质检部门、仓库、财务部检查，标识清楚，方便质检部对货物进行质量检查。入库员在收货后在库区外的空置地面和主管以及另一名出库员一起进行验收作业。主管手持订购清单与送货员进行逐一对货。入库员进行开箱点数作业和称重，出库员进行质量复查，最后交由质检部的质检员根据订购清单副本进行质量检验。对需要称重作业的货物，由送货员提供的称重工具进行称重一次，再由仓库的称重工具再进行称重复查。货物验收合格之后，由主管和送货员双方在验收证明上签字。如果存在货物名称与提货单不符、质量问题、数量差异等情况，对验收不合格的货物做好标记并保持原来的包装交于送货员返回供应商处，并当场在送货单上详细标明存在的问题，如货物名称、型号、退货原因等，并在差异补货单上填写补货明细，与供应商协商及时补货。验收单及补货明细单都是一式三份，分别由供应商、仓库、财务部存放检查，验收单见表2，补货明细单见表3。

表2 验收单

表3 补货明细单

（3）接收和上架。未经检验的货物一律不允许进入仓库，在验收工作结束后，仓库主管和两名员工一起将货物运回仓库，暂时将货物堆放在仓库空置地面上以方便后期上架。主管提前一周告知并打印好相关上架储位交于入库员，以方便入库员上架作业。在清洁储位后进行上架作业，减少货物胡乱码放，防止占用仓库消防通道，使仓库保持整洁干净。按照先进先出原则对货物进行上架，以保证货物不会临近过期依旧没有出库。对于实在是无法上架的货物，则整齐地码放在办公区外的空置地上，但是前提是不能占用消防通道。如果堆放不下货物则与其他仓库联系协调暂存事宜。

（4）记账。在接收完成后由入库员进行纸质入库记账明细表格的填写并与主管共同签字确认，标明验收合格货物的详细内容，如数量、名称、型号和重量等，再由出库员进行检查后交由主管进行电脑录入，以方便之后的数据查阅和盘点作业的进行。如果主管不在仓库，则由入库员电话告知主管，经主管同意由其余员工进行上述作业，之后由入库员在出库员在场的情况下进行电脑录入记账操作，并且由两人共同在纸质入库记账明细表上签字确认。记录标明储位的数量及未上架数量，以便之后的上架补货作业。入库记账明细表一式两份，分别交由仓库和财务部存放检查，见表4。

表4 入库记账明细表

改进后的入库流程如图1所示。

图1 改进后的入库流程图

3.3 原材料出库

（1）申请。生产部门主管提前发送一份电子领料清单给仓库主管，之后生产部门工作人员手持一份纸质的填写无误的领料清单交给仓库主管，领料单应该填写好需要的货物名称、型号、数量或重量、领料日期、领料部门及领料人等，见表5。

表5 领料单

（2）出库。仓库主管在电脑上确认出库货物名称、数量或重量之后打印出库明细单交给出库员，出库员提前根据领料清单内容进行拣货作业，再由入库员复查货物是否拣选正确无误后，将货物及出库明细单一起交于主管，主管检查出库明细表并签字后将出库明细表回收存档放入专门的存放文件架上，减少出库等待时长。仓库主管检查是否持有领料单、领料单填写完整度、名称是否准确、数目是否正确及是否有涂改，任一项不合格都不允许货物出库。仓库主管确认之后和领料人共同在领料单上签字确认。确认无误之后仓库主管将货物交予领料人，完成出库流程。领料明细单一式两份，分别由仓库和生产部门存放检查。主管不在仓库的情况下则由出库员电话告知主管，经主管同意之后由其余员工进行上述作业，出库明细单见表6。

表6 出库明细单

（3）记账。出库员在进行出库作业的同时手持纸质出库记账明细表，边拣货边进行出库记账登记。出库员在完成拣货的同时，也完成了纸质出库记账明细表的记录。完成货物拣选后，在将货物、出库明细单以及出库记账明细表一起交予主管检查是否与领料单一致，在确认完成后由主管进行电脑记账操作。主管不在仓库的情况下则由出库员电话告知主管，经主管同意之后由入库员在出库员在场的情况下进行电脑录入记账操作，并且由两人共同在纸质出库记账明细表上签字确认。出库记账明细表一式两份，分别交由仓库和财务部门存放检查，出库明细单则由仓库存放，见表7。

表7 出库记账明细表

3.4 盘点

盘点由半年一次改为一季度一次，在每个季度最后一个星期进行，并且每个月中旬固定做一次抽查盘点，缩小盘点时限的跨度，并且每年年关前做一次年前盘点。在盘点前将电脑内的在库数据明细单导出并打印，主管与两名员工人手一份。同时制作一份物资盘点表，主管和两名员工人手一份，由两名员工分区域进行单独盘点作业的操作，每完成一项就在物资盘点表上记录是否存在差异，如果存在差异，则在物资盘点表上填写现有数量，并立刻报告主管，由主管复查并做好差异明细表登记。在完成所有盘点记录好所有差异后，交于财务部门进行审核。在两名员工进行盘点的同时，主管在已盘点完成的货物内任意抽取进行复查是否准确。如果存在差异就及时做好差异登记明细表登记，并告知盘点该货物的员工再次复查，如果仍然存在差异，则由该名员工弥补损失。对于报废物资，则填写报废物资单，由主管检查签字后交于专门的部门进行报废处理。在完成所有盘点后重新进行在库数据录入并打印，由主管和两名员工共同签字完成后交予财务部门审核。物资盘点表是一式两份，分别由仓库和财务部存放检查。差异(报废)单则是一式三份，分别由仓库、物资回收部和财务部存放检查，见表8、表9。

表8 物资盘点表

表9 差异（报废）明细表

3.5 仓库管理制度改进

（1）非配件仓人员未经仓库管理人员允许不能进入仓库。（2）制作进出仓库登记表，仓库员工及非仓库员工进入仓库都要签字。（3）不能携带任何可能引起火灾的工具进入仓库。（4）在库区外划出一块吸烟区，任何人都不能在库区范围内吸烟，违者重罚。（5）设置仓库卫生值日体系，轮流打扫仓库卫生，保持仓库的洁净。

4 结论

本文对H公司配件仓出入库、盘点及管理制度方面的问题进行改进优化，期望H公司配件仓能够进一步得到发展。在完善设施设备并且提升员工工作技能的基础上仓库的出入库流程更完善，流程简单但是环环相扣，联系紧密。在入库方面，减少订货次数，减轻入库员的压力，让入库员能更好的完成入库工作的同时有时间和精力来完成仓库的其他任务。由批量订货到根据出库数量来订货，由原来的一月6到8批次的订货转变为一月一次的订货，减少库存积压，库区内不再任意堆放杂物，并且轮流打扫卫生，使库区保持干净整洁。通过与其他部门合作进行质量检查，减少仓库工作量的同时增进部门与部门之间感情。接货单、补货单、验收单等单据内容详细，采用电脑记录，与财务部联系紧密，减少贪腐现象的出现，保证各个过程都是透明，并且有依据可查。记账做到公开，入库记账明细表内容详尽，任何环节都做到有据可查。储位上数量的记录和未上架数量的记录，减少了之后上架工作的难度，也方便盘点工作的进行。

通过相关措施的改进，提高仓库工作效率，控制物流成本，进一步增强仓储管理水平，希望本文能对H公司配件仓库以及其他类似的仓库起到一定的帮助作用。