基于ERP环境下企业全面预算管理的研究

王金荣 杨涵

摘要：科技不断发展，世界日新月异，对市场经济中的企业来说，快速收集信息的能力及精准分析信息数据的能力显得尤为重要。全面预算管理作为企业内部控制及经济活动开展的起点，它在企业中的地位举足轻重。文章从全面预算管理的概念和重要性入手，阐述了全面预算管理在ERP环境下比在传统环境下更能发挥出其不可替代的优势，接着通过对ERP环境下XYY农产品企业的全面预算管理的研究，提出了在ERP环境下全面预算管理的关键控制点及与关键控制点相应的对策。

关键词：信息系统；ERP；全面预算管理

一、全面预算管理

全面预算管理对企业来说并不陌生，随着社会经济的发展，全面预算所带来的管理优势越来越突显。在我国，企业由最初被动的接受国家要求实施的全面预算管理，到现在的主动探索企业全面预算管理，可以看出全面预算管理对企业发展的重要性。

（一）全面预算管理的概念及其重要性

古语云：凡事预则立，不预则废，西方将同样的思想在财务领域的体现叫做“预算”。“预算”起源于18世纪的英国，它最开始是在政府部门推行，主要是控制国王的征税权，进而限制政府的支出，随后在美国，预算得到了进一步的发展。“全面预算管理”这个概念，是基于预算管理这一思想延伸出来的，它是对企业内部各部门的各种财务和非财务资源进行的计划、控制、反映与考察评价等一系列活动的总称，它可以提高企业管理水平和管理效益。

全面预算管理是企业中所有活动的起点，同样也是企业内部控制的起点。全面预算管理通过对业务、资金、信息、人才的整合，明确企业内部各个层级、各个部门适度的分权授权，评价企业战略驱动的业绩等，以此来实现企业资源的优化配置并真实地反映企业的实际需要，从而对各层级、各部门之间作业的协同、企业战略的贯彻、企业经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。在企业中，一个有效的全面预算管理的重要性主要体现为以下几点：第一、它可以提升企业的战略管理能力；第二、它能够对预算的执行进行有效的监控并以此作为业绩考核的重要依据；第三、它能够对企业有限的资源进行最佳的安排，避免资源的浪费和低能使用；第四、它能够发现企业潜在的风险所在，并预先采取相应的防范措施，达到规避和化解风险的目的；第五、它能够通过对预算执行的监控迫使预算执行主体对市场变化及成本節约造成的影响作出迅速的有效的反映，提升企业的应变能力。

尽管有效的全面预算管理对企业是重要的，但在实践中，怎样发挥其管理的有效性是一个值得探讨的问题。虽然企业已经由最初的被迫接受实施全面预算管理的要求到主动实施全面预算，全面预算管理在企业中的应用并没有充分发挥出它的价值。究其原因跟其所处的环境有很大关系。在市场经济这个大环境中，信息对企业很重要，所以信息系统的出现及其在企业中的应用注定成为企业全面预算管理的一个转折点。

（二）传统环境下的全面预算管理

在信息系统还没有应用到企业管理之前，全面预算管理就处于一个传统的环境。我国企业自改革开放以来，全面预算管理确实发挥了一定的作用，但是企业在实施的过程中同样也出现了很多的问题，分析其原因主要有以下几点：一是企业管理层虽然意识到了全面预算管理的重要性，企业的预算管理机构（一般为财务部）也编制了企业的年度预算，但是在实际工作中并没有按照预算执行；二是一些企业缺乏专业的技术人才，预算管理机构的人员并不清楚全面预算会给企业带来怎样的益处，他们只是一味地追求预算与最后结果误差的最小化，这样就出现了预算编制与预算执行同步开展的局面；三是企业编制的全面预算仅仅是在历史数据的基础上设定一个目标百分比，没有基于对当前形势的一个判断，这样造成的结果就是全面预算管理不能对未来进行准确的预测，它所设定的数值只有刚性，缺乏弹性和适应性；最后也是最重要的一点，企业缺少一个能够起到信息集成、信息传递、信息共享的系统，从而导致了企业的预算管理机构和其他业务部门的脱节，造成企业内部的“信息孤岛”效应，导致企业的预算无法有效的执行、控制、调整。

由此可见，在传统环境下全面预算管理发挥不出它充分的优越性是必然的。全面预算管理的全面性就在于企业每个部门的每个岗位上的每位员工都应参与进来，形成一个统一的集合体，这必然就要求企业内部信息传递及时有效、反映内容和传递范围全面精准、容量大且充分。但这些在传统环境中都无法实现。

（三）ERP环境下的全面预算管理

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划是针对物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理集成一体化的企业管理软件，它是信息系统的一种。ERP可以将企业所有资源进行整合集成管理，将企业的三大流：物流、资金流、信息流进行全面一体化管理。企业的生产控制管理、物流管理和财务管理是一般管理内容，在ERP环境下这三个系统本身就是独立的信息集成体，它们之间存在的接口能够使企业的信息整合在一起，从而促进企业提高管理效率，无疑这会大大有利于企业全面预算管理的开展。与传统环境下全面预算的编制借助于电子表格、大量收集各业务部门的信息相比，ERP环境下，全面预算管理所需要的信息在企业的系统里面可以轻松获得，既全面又精准；相对于传统环境下全面预算执行过程的弱控制，在ERP环境下，企业的预算管理机构及有适当权限的管理者可以对预算的执行进行实时监控，及时调整；相对于传统环境下全面预算管理中趋于平均化的资源分配和平均化的业绩考评，ERP环境下，全面预算管理的资源分配可以根据系统中各个业务部门的实时监控、纵向精准的对比来实现企业内部资源的最优化配置，基于ERP系统信息集成的特点，也能对各个业务部门预算的完成情况进行一个准确的业绩考核。

所以说，在ERP环境下，企业的全面预算管理可以发挥出其应有的作用。全面预算管理是企业战略目标的具体化过程，在ERP环境下，可以起到协调企业各部门，使企业整个预算系统相互衔接、完整且切合实际的作用；可以实现对企业内部各个部门的管控，寻找预算与实际执行中发生的差异，分析原因并采取必要的措施纠正差异，从而使日常经济活动能在预算范围之内有效地管控；同时也可以规范企业各部门及员工日常活动，防止差错舞弊的发生，为评价企业各部门的业绩提供依据。

二、ERP环境下XYY农产品企业全面预算管理的研究

本文以XYY农产品企业为例，来研究在ERP环境下企业全面预算管理的实践探索。

（一）XYY农产品企业的发展现状

XYY农产品企业是一家经营水果、蔬菜，拥有8家子公司的企业。9家母子公司共同组成XYY集团。XYY集团结构扁平化，母子公司从地理位置上来看较为分散，由此形成了跨地区采购、销售的局面。集团财务采用内部银行结算制度，因为准备上市，急需规范企业各方面的流程以及内部控制的建设。

通过对XYY农产品企业的调研，发现这家公司虽有预算的意识，但并未形成系统的全面预算管理制度。随着管理层对全面预算管理重要性认识的深入，于2017年企业引进ERP系统，以期可以规范整个集团的业务流程，实现信息实时、实地的共享。

（二）ERP强化全面预算管理的重要环节

在全面预算管理的过程中，一个闭环的管理模式主要包括三个重要环节，它们分别是预算编制环节、预算执行的控制环节、对预算结果的考评分析环节。

首先，在预算编制环节， XYY农产品企业没有引入ERP系统软件时，该公司用的是金蝶财务软件。根据调研发现，XYY农产品企业没有系统的关于企业全面预算管理规章制度，所有的采购项目都是采购前制定一个关于该项目的采购计划书，管理层决策通过后，董事长批准签字后实施，根据实际合同价请款付钱。这种做法使企业缺少大局观，很容易出现项目与资金分配的不匹配，一旦多个项目同时开展且企业销售回款不及时，企业很容易出现资金链断裂。在引入ERP管理系统后，XYY农产品企业的全面预算管理开始步入正轨。ERP系统能够对数据进行快速的传输和处理，能够在企业内部实现数据集成和数据共享，但是它不能直接提供全面预算所需要的各种政策性数据，所以在ERP的环境下，XYY农产品企业仍然保留原有的财务管控软件，实现企业内部双系统运行，这时ERP的作用就体现在预算任务的细化分解及下达，把预算落实到每一个作业项目，每一个成本项目，每一个部门的每一个人。全面预算编制环节需要ERP管理系统与原有的财务管控系统对接，从而更好、更方便、更快捷的编制全面预算。

其次，在预算执行的控制环节， ERP环境中企业的预算管理机构人员可以实时的观测各个项目的动态业务信息和财务信息，能够第一时间获得实时的数据，并能及时与全面预算管理系统中编制的全面预算进行对比，超过预算的查明原因，合理的可以对预算进行一定的调整，不合理的申请及时驳回，保证企业的资金安全。例如，在XYY集团中，母公司对整个集团的资金实行内部银行结算模式，把銷售的资金流当天都归集在总部账户，再根据年度预算分解的月度预算向下属公司拨款，ERP系统把具体的月度预算细化到每一个项目的每一个负责人，再结合市场价格波动，在ERP系统里面实时监控项目的进展，资金的流转，对于超过预算的请款迅速查明其是否真实合理。真实合理的及时调整预算，对于超过预算的请款，记录在案，用于年终考评。由此可见在XYY集团，ERP的运用不仅可以实时的监控企业的资金流，对比采购项目之间资金分配、各个采购项目与月度预算的差异，而且还可以防止由于信息传递缓慢造成的决策失效以及信息不对称可能出现的差错或舞弊的风险。

最后，在预算考评分析环节，因为它参与了整个预算监控的流程，积累了大量的数据，包括财务信息和非财务信息，所以ERP系统中信息数据的真实可信度高，以它为依据考评各个部门的业绩以及完成预算的程度也具有相当强的说服力。这样在ERP环境下，全面预算管理不仅可以防止企业资源分配趋于平均化，也可以防止在评价下属单位、部门、个人业绩时趋于平均化情况的发生，从而更好地做到赏罚分明。由于XYY农产品企业所经营产品的性质特殊，以及经营品种的多元化，根据完成预算的情况来考评各个下属公司，各个采购、加工、销售项目组，各个员工的业绩，能起到很好的管理效果。

三、ERP系统与全面预算管理融合的关键控制点及对策

在ERP环境下，全面预算管理确实能充分的发挥出它的优越性，但是还存在一些需要关注的关键控制点。例如，全面预算管理的目标与企业经营战略是否相符；ERP信息系统开发人员是否对企业需求理解存在偏差；ERP信息系统开发中是否存在 “堆栈”现象，以及其严重程度；ERP信息系统开发人员是否重编程、轻规划、轻分析等。这些关键点若未实施相应的控制措施则会导致企业全面预算管理的失效，所以对企业来说，针对上述的关键控制点，主要有以下三点对策。

（一）建立符合公司经营方向和战略规划的预算制度

企业一定要明白自己的主业所在，认真制定企业乃至集团的经营方向及总体战略规划，使企业的一切行为都符合企业的发展目标。在全面预算管理方面，要建立符合公司发展的预算政策和流程，并且要足够详细和切实可行，确保预算编制有章可循，确保预算能有效实施。

（二）加强各层次管理人员与ERP开发人员的沟通

由于全面预算管理的准确有效性一定要建立在一个可靠的信息系统平台上，信息系统也需要根据不同企业的不同情况而设计，ERP系统的开发过程是各层次管理人员即系统的最终用户提出信息处理需求，系统分析员在充分理解管理层需求之后进行系统分析，产生逻辑结构，进行系统设计的，所以企业在构建ERP系统时，一定要选择专业的人员，在加强沟通的基础上一起设计。现在的企业建立ERP系统时最大的问题就是系统开发人员不懂财务、不了解企业的情况，而企业的各级管理人员也不懂系统设计，所以就易造成设计出来的系统存在偏差，另外要警惕“堆栈”现象，尽量减少系统分阶段开发时错误的导入。

（三）加强企业全面预算管理知识的培训工作

加强企业全面预算管理知识的培训，是做好全面预算管理工作的关键点。一些企业，不管是管理人员还是员工都存在这样的误解：他们认为全面预算是财务部的工作，跟他们没有关系。对此企业一定要正视全面预算管理的全面性，加强对企业内部所有员工的培训。对于预算管理机构（一般是财务部）的人员，要加强专业技能方面的培训，使他们切实理解和掌握预算编制的要求，建立预算执行制度；对于企业的下属单位、各个事业部门、各个员工，要普及全面预算的重要性，让大家了解预算是要落实到各个部门、各个环节、各个岗位上的，一定要保证预算得到严格的执行。

参考文献：

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[4]企业内部控制编审委员会.企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解[M].立信会计出版社，2017.

[5]企业内部控制编审委员会.企业内部控制主要风险点、关键控制点与案例讲解[M].立信会计出版社，2017.

（作者单位：辽宁师范大学）