“7S”管理在一流实验室建设中的应用实例探析

秦淑芳, 朱瑞虎, 严士常, 张继生, 章家保

(1. 河海大学 海岸灾害及防护教育部重点实验室, 江苏 南京 210098;2. 河海大学 港口海岸与近海工程学院, 江苏 南京 210098)

河海大学以水利为特色,拥有“水利工程”和“环境工程”两个一流学科。港口、海岸及近海工程学科(简称“港航学科”)为水利工程的二级学科,其对应的本科专业为港口航道与海岸工程专业。其所在的港口海岸与近海工程学院(简称“港航学院”)为教育部高等学校水利学科港口航道与海岸工程专业教学指导委员会挂靠学院。港航学院实验中心是学校港航学科发展的重要支撑平台,在人才培养、科学研究和服务社会等方面都起着举足轻重的作用,其建设工作一直受到学校和学院的高度关注。而加快推进“双一流”建设的国家需求对实验中心的发展再次提出了更高的要求。

单立志等人明确指出创建世界一流大学必须要创建世界一流的实验室[1]。在此背景下,很多高校在实验室建设方面加大了资金投入,装备条件极大改善,大型和贵重的仪器设备数量不断增加。然而,实验室建设是一个系统性工程,除了仪器和场地改善外,更重要的是科学的管理模式。针对管理模式问题,也已有很多学者做了探讨,ISO标准化管理[2]、“5S”管理[3]、“6S”管理[4]和“7S”管理[5]都有提及,各种管理模式的基本概念和应用价值都已经阐述得比较清楚。然而并未对管理理念的具体应用和实施步骤进行系统的剖析。本文将结合具体问题,探究目前最为先进的“7S”管理模式在高校实验室管理中的应用和实施策略。

1 实验室现状分析

我校港航学院实验中心由10个实验室组成,包括航道实验室、环境泥沙实验室、海工实验室、河口海岸实验室、港航动力实验室、港航结构实验室、海洋调查实验室、仪器研发中心、计算中心和数据中心,各实验室的建设年代、规模、设备档次、发展水平均不同。近年来,实验室建设不断发展,在学科建设中起到了重要作用。然而仍然存在着不少问题,结合兄弟院校的经验[6-10]和实验中心实际管理过程中的真实体会,目前问题主要表现在三个方面。

(1) 实验室管理效率偏低。实验室库房少,仪器多,存在实验仪器设备摆放混乱、货架无类别标识、同一货架存放多种仪器等现象,导致寻找仪器设备时间长,工作效率降低,甚至因标识不清而造成误用。实验场地数量相对于教学和科研,严重供不应求,存在学生论文实验排队半年以上的情况，导致实验结束时,只有很少时间对实验成果进行研究分析,影响了优秀论文的产出。

(2) 实验室安全防患意识不够。随着高校实验室资源日益开放,进出实验室人员的流动性增大,使得实验室安全工作面临严峻的考验。主要体现在安全制度不健全,安全技术缺乏;基础设施老化,实验设备超期服役使用;部分实验室通风状况欠佳等方面。

(3) 实验室师资队伍建设有待加强。实验室教师是实验室的直接管理者,实验室师资队伍的素质直接关系到实验质量的好坏。但目前普遍存在高校实验室教师处于“教学辅助”的弱势地位以及队伍老龄化两个突出问题。另外,高校实验室管理人员常常一人管理多个实验室,而且有的实验室管理人员还兼顾其他工作,因此不仅对实验室的管理造成困难,做不到两头兼顾,还占据了大量的时间,影响专业技术水平的提高。

2 “7S”管理及其应用策略

“7S”管理是一种基础管理模式,也是一种标准化的管理理念,起源于二战后的日本,包括整理(sort)、整顿(straight)、清扫(sweep)、清洁(standardize)、安全(safety)、素养(shitsuke)和节约(saving)7个部分。我校选用“7S”管理理念除了其本身的科学价值外,其最后一个元素“节约”也与河海大学“艰苦朴素、实事求是、严格要求、勇于探索”的校训紧密相关。

为了提升实验室管理水平和使用效率,我校港航学院实验中心自2018年3月起正式引入“7S”管理模式。成立“7S”管理小组,制定“7S”管理目标,拟定实施计划及细则,制定考核标准及办法。组织对相关人员的专题培训,建立起实验室“7S”管理意识。下面主要从仪器设备管理、实验场地管理及人员素养方面,探讨“7S”管理运行过程中采取的方法、措施和成效。

2.1 仪器设备管理

针对实验室仪器设备管理效率偏低现象,如仪器设备摆放混乱、货架无类别标识、仪器使用操作不规范等,重点采取以下措施。

(1) 整理。对实验室库房仪器设备进行全面检查,制定需要与不需要的判断标准,不需要的彻底清除;需要的仪器设备调查使用频率,决定日常用量,定期点检,并进行设备日常维护和管理,保持设备整洁。对于不再使用的设备,尽快处理掉;使用频率较低的设备,摆放在库房不常用货架区,标志并妥善保管;使用频率较高的(至少一个月使用一次),放在常用仪器货架区;正在使用的仪器,安装或安放在工作现场,并标志仪器设备存放位置。

(2) 整顿、清扫与清洁。对需要的仪器设备要明确放置场所,做好必要的标志,“30 s内”找到想要的物品。同时按照规划安顿好,使每一样物品各得其所,使用后易复位,没有复位或误放时“60 s内”能找到。具体实施方法是根据物品的属性划分摆放区域,库房货架张贴类别标识,仪器设备粘贴资产标识,并将该类设备的相关资料、光盘、日常记录、文件目录等归档到档案盒中,并在档案盒表面贴有仪器名称、分类、编号等明确的标识。归档资料要分类存放,并在电脑中备份,制作索引,以便于查找。仪器设备、文件、资料、用具等使用完毕要及时清点，并放回指定位置摆放整齐。

(3) 仪器使用培训。随着国家在学科建设方面的不断投入,科研型高效实验室内的精密及贵重仪器不断增多。港航学院实验中心拥有几十套多波束测深仪、多普勒流速仪ADV、粒子图像测速仪PIV等造价几十万甚至上百万的仪器。若这类仪器使用操作不规范,不仅影响真实观测数据的获取,还可能对仪器本身造成损坏,而这类仪器的维修成本一般十分昂贵且耗时较长。可见专用仪器的操作规范性和安全性已成为必须重视的问题。解决这类问题的一个主要且有效的途径就是针对每种仪器开展专业培训,实验室管理人员和仪器使用人员均必须参加,培训合格后颁发证明文件。没有培训合格证明文件,不得参与仪器的管理和使用。如果条件允许,可以为仪器制作教学视频或开放课程,在专用网络平台向公众公开共享。

(4) 建立实验室综合信息智能管理系统。随着高校管理变革的逐步推进,实验室建设的进一步规范化,高校实验室管理工作也变得更加繁杂。为了减轻实验室管理人员的工作负担,提高工作效率和服务水平,有效控制和管理仪器设备的预约、借还、采购、维修和使用,需要建立一套综合、网络化的高校实验室信息管理系统,实现高校实验室的智能化、规范化管理。

2.2 实验场地管理

针对实验场地供不应求现象,除了要加强实验室建设,升级改造功能单一的实验室,更新智能测量设备外,可从以下4个方面加强实验室的场地管理。

(1) 安排专人管理,提升服务质量。首先,安排具备良好设备管理与维护能力的技术人员进行专职管理,并维护大型、使用效率高的仪器设备;其次,请专职人员定期对设备使用人员进行操作流程与注意事项等方面的培训,把控实验计划时间节点;再次,还要在职称晋升、工资待遇等方面确保设备管理人员的利益,使他们能够安心于仪器设备的管理和维护。

(2) 实施分类管理,改革收费标准。结合实验方案和实验全过程跟踪情况,明确实验服务项目类别,根据学科发展需要,实施分类管理。对实验场地使用时间进行严格管控,实施按时长或者分区段收费。在保障广大科研人员对实验资源使用公平公正的基础上,提高实验常用设施和大型仪器的使用效率,促进学科发展和人才培养。

(3) 提高风险意识,强化安全管理。师生做实验过程中存在各种不安全因素,在实验场地使用过程中,要重视安全防护工作。实验室的安全管理主要从三方面进行：一是对做实验的教师、学生和工人进行安全培训和考试,考试合格才可以使用实验场地;二是实验室安装门禁系统,对实验人员出入实验场地严格管理,限定门禁卡的使用时间,并指定安全责任人,签订安全责任书;三是树立场地标志和安全警示标牌,保持实验场地内外的公用通道时刻通畅,室内线路布局合理,能够有效利用空间,且检修方便,减少管线布局不当带来的安全隐患,有效避免实验过程中漏水与设备短路引发的触电事故;灭火设备、报警设备、配电设施等一应俱全,并附有标识;实验室的醒目位置张贴安全须知、逃生指南与废弃物分类说明,由此指导工作人员遵照规范安全操作。

(4) 重视面貌管理,确保场地整洁。实验场地要保持整洁干净,仪器引线整齐,消防、开关箱、材料等区域制作标示线和警示牌。实验场地放置仪器的地方须作标示牌,提示仪器处于运行状态,还是维修状态,仪器设备使用完毕要及时归还库房。水槽无杂物,门窗、台架应保持无灰尘、无油污的清洁状态。墙角、水槽、试验池周边、天花板等卫生死角应作为重点清洁对象,每月彻底清洁一次并保持干净。

2.3 人员素养管理

使用实验室的人员素养直接关系到实验室管理的好坏,也是实验室管理进入良性循环的关键。进入实验室的人员比较复杂,有实验教师、学生、实验室管理人员、工人等,给实验室实施“7S”管理带来了较大困难。“7S”管理本身是培养人员形成良好习惯的过程,推行“7S”管理活动是靠个人自发进行的,如果强迫他们去做,“7S”管理也不会推行成功。在提升人员素养方面,可以通过定期会议、管理制度、教育培训、奖惩激励等手段,将外在的管理要求转化为实验人员自身的习惯和意识。

对于实验室管理人员,应结合实验室实际情况,确定实验室岗位职责、职位数量和人员要求。出台“实验岗人员管理办法”等成文制度,严格执行,并由上级组织成立检查或督导小组,基于定期或不定期检查,开展定期考核工作。根据考核结果,执行严格的奖惩措施。对实验岗位人员的考核以“岗位职责为核心、岗位要求为指导、岗位类别为方向、岗位业绩为依据”实行定性与定量相结合的分类考核。重点考核限期内岗位职责完成情况和工作业绩,根据成果认定情况,判断是否具备职称晋升的申报条件,从而实现实验岗人员能力和技术的可持续发展。除了实验室管理人员外,在实验室开展科学实验的科研人员、教师、学生和工人等也应有专门的培训和要求,比如要有仪器培训合格证书、实验室安全考核合格证书等。条件允许时,还可由实验室为实验人员提供统一着装。在良好的实验素养养成前期,可通过实验费用、数据共享等抓手,制定有效的奖励措施。从模范典型到普遍提高,循序渐进,逐步提升进入实验室的各类人员的素养水平。

3 “7S”管理推行后的效果分析

港航学院实验中心自2018年3月引入并推行“7S”管理以来,该理念已经融入了实验室场地管理、仪器设备管理、实验室安全管理、人员素养等方面。目前实验室面貌焕然一新、实验场地干净整洁、实验师生精神饱满、仪器设备使用周期明显缩短。从数字上看,设备及场地的利用周期缩减接近50%,原来做一次中小型的波浪断面试验前后需要7天左右时间,目前只需要4天左右。改善的原因有三个：一是实验后场地及时进行了垃圾清理;二是实验室管理人员及时对实验设备进行了检查测试,保证了仪器设备的良好运行;三是废除了实验免费项目(除教学外,均收费),并且提高收费标准,大大提高了实验效率。设备借用流程从全纸质申请表会签(2～3天)到手机或电脑网络会签(最多半天),申请表会签需要下载表格—项目负责教师签字—实验中心领导签字—仪器管理人员办理出库，并将申请表信息输入电脑,实验结束后还需要将原件扫描入库,核算费用及电话通知交费,整个流程费时费力;网络化的管理系统应用后,实验申请、结算等流程直接网上办理,大大节约了跑腿签字和信息录入的时间,提高了工作效率。推行“7S”管理推行后,累计实现安全实验200多天,经济效益半年增加10万多元。在此过程中推行了2018版实验中心管理办法,同时全体员工签订了岗位责任书,完善了职称晋升和奖励制度,激发了员工的工作热情。

可见“7S”管理是从最简单的整理、整顿、清扫入手,通过制度固化,培养员工认真严谨的工作素养,即通过改变环境,潜移默化地改变人的行为。

4 结语

“7S”管理是一种现代企业管理理念,对提高效率、减少浪费,降低成本、安全生产等方面有着重要作用,在高校实验室管理方面有着重要的应用价值。“7S”管理的积极推行,提高了仪器设备的利用率,还大大节约了科研人员的时间和精力,保证了科研项目的顺利开展和有序进行,并且营造了一个干净、清洁、明亮的工作环境,提高了工作效率,为“双一流”建设奠定坚实的实验基础。

高校实验室在建立或完善实验室管理体系时,必须结合自身特点找准切入点,不能生搬硬套,开展后还需要持之以恒地组织实施,形成实验室自我完善的良性循环机制。