新形势下，如何实现学校档案工作的信息化

文/肇庆市教师进修学校

档案管理是学校常规管理工作的重要组成部分。随着教育教学改革的不断深化，各式各样的教学科研活动和各类专题检查不断增加，学校管理工作越来越规范化、制度化、精细化，需要归档的资料也越来越多，档案资料成倍增加。随着信息技术的发展，用于档案管理工作的技术设备也逐渐更新换代，为学校档案管理的创新提供了条件。因此，信息化建设成为学校档案管理工作急需解决的问题。

一、实现档案信息化管理的意义

1.便于管理，避免丢失。纸质的档案资料在收集、整理、归档、利用过程中可能存在资料损坏、丢失的问题，而档案信息化管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

2.便于开发利用，提供优质服务。传统的纸质档案利用起来相当麻烦，查找到目录后还要在浩如烟海的档案资料中查找，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅。实现档案的信息化管理之后，人们可以在计算机上查阅档案资料，极大地提高了工作效率；同时，档案资料的电子化也便于学校对资料进行二次开发和利用，提高了档案资料的实用性和利用率。对档案进行信息化管理，可以为学校各项工作提供更加优质的服务。

3.便于存储。随着档案数量的增加，学校档案管理工作面临着沉重的库房压力。档案信息化管理利用计算机硬盘或光盘存储，可以很好地解决档案信息存储难的问题。

二、目前存在的问题

1.思想认识错位。部分学校对档案信息化建设的重要性了解不够，思想认识上出现偏差，因而往往怠于配合、协助。

2.人员配备缺位。端州区各学校的档案员基本上都是由教师兼任，他们每天需要应付日常大量的教育教学工作，很难抽出更多时间开展档案信息化工作。目前，学校都是临时聘请档案员做学校档案资料的整理归档工作，人员配备不到位，导致工作难以开展。

3.技术指导失位。档案信息化建设涉及很多新情况、新问题，有些内容专业性较强，究竟如何入手、怎样操作，缺少相关的业务指导。

4.资金来源不足。档案信息化建设在加强规范管理、加大硬件投入等方面需要较大支出，而学校经费中用于档案建设方面的专项资金很少，不能满足工作需要。

三、关于档案管理信息化建设的几点建议

1.加强重视，充分准备。学校领导要高度重视档案信息化建设工作，成立领导小组，落实工作责任，落实相应的资金、设备、人员，建立健全相关的管理制度，为推进学校档案数字化建设提供保障。

2.建立管理机制，实现规范建设。在档案信息化建设的过程中，各学校还要建立相应的管理机制，提供制度保障。首先，要明确相关责任，保障电子档案数据的安全性；同时，还要从档案电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作进行严格的控制，提出具体要求。

3.配置硬件设备，推进基础设施建设。要推进档案信息化建设，就要为档案室配备计算机、打印复印一体机、数码相机以及扫描仪、投影仪等信息化设备，也要为档案管理人员配备计算机。

4.开展培训，掌握专业水平。档案信息化建设对档案管理人员素质的要求越来越高。不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机知识、数据库管理技术和网络安全防护知识，熟悉档案室情况，及时跟踪了解档案业务的最新领域及其发展趋势。为确保学校档案管理信息化建设的顺利开展，学校要加大对档案员计算机技能及档案信息化水平的培训力度，使档案管理人员积极参加市、区档案局组织的电子文件归档及管理有关知识的培训，掌握档案信息化基础知识，掌握文档一体化档案信息管理系统的应用和基本维护。

5.分步实施，有序推进档案数字化建设。实现学校档案管理信息化是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。