学院大型仪器管理探索

刘时铸, 朱立才, 胡小刚

(华南师范大学 化学与环境学院, 广东 广州 510000)

仪器管理不只局限于管理仪器,更是一个管理体系,包括管理仪器、安排测试、服务对象培训、仪器运行维护等方面,通过仪器管理保证仪器的最优运行状态,发挥仪器的最好功能,满足教学和科研的需要[1-3]。学校仪器管理主要分为校级仪器管理和院级仪器管理,校级管理仪器主要存放在学校的测试中心,院级管理仪器主要存放在各个学院的实验中心[4-5]。

校院两级仪器管理有共性也各有特点。校院两级仪器都需要人员管理并且提供测试服务,校级管理的特大型仪器多,比如扫描电镜、透射电镜、核磁共振仪、能谱仪等,这些仪器维护运行成本高,需要专业的管理员管理维护。院级仪器主要是大型仪器,如华南师范大学化环学院的红外光谱仪、液相色谱仪、热重分析仪器等,这些仪器维护成本相对较低,且具有使用频率高、使用人员多为本院师生等特点。

大型仪器不但是教学与科研的重要工具,同时也反映了一个学校的硬件水平[6]。近些年学院对大型仪器的投入越来越多,但还是不能满足科研的需要,如学院购置的两台比表面积仪,由于测试的人员太多,有时预约时长超过一个月。针对目前学院大型仪器的现状,如何构建高效的管理体系,提高仪器的运行水平,从而保证学院师生科研与教学的需要是当务之急[7-8]。

1 学院仪器的服务群体和服务特点

要构建高效并切实可行的学院大型仪器管理体系,首先要分析学院仪器的服务群体及其服务特点。

1.1 学院大型仪器服务群体

学院大型仪器是每个学院根据本院的需要采购的大型仪器,主要为本院的科研与教学服务。学院大型仪器的服务群体为本院师生,这不同于校级大型仪器,校级大型仪器的服务群体为本校师生同时兼顾效益,实行对外开放。随着互联网技术的发展,仪器共享成为发展方向,校级大型仪器通过仪器共享平台提供校内外服务,提高了仪器的使用率,同时取得了不错的经济效益[9-10]。对于学院仪器,有限的仪器资源以及仪器归属于不同学院实验中心,使得仪器共享更多的是一种有限共享,学院仪器只有在保证本院教学与科研之后才可能用于共享。

1.2 学院大型仪器服务特点

(1) 学院大型仪器服务提供的是一种自测样品模式,这种模式需要测试者自己完成样品的前处理、仪器操作、样品测试参数设定等。这是由于学院仪器管理人员少决定的,学院仪器管理员要准备本科实验,还要管理10来台大型仪器,所以没有时间提供样品测试服务。学院仪器管理员管理的仪器多,工作繁重,因此必须高效地完成工作,才能保证仪器的正常运行。

(2) 学院仪器使用人员复杂,包括学院的本科生、研究生及学院的教师,使用者水平参差不齐，常出现对仪器操作不熟练、对注意事项不了解、测试参数设定错误等问题,这些问题轻则导致测试结果误差大,重则造成仪器损坏。

(3) 学院大型仪器需要提供快速公平的服务。学院大型仪器服务群体为本院师生,具有空间距离优势,可以比院外提供更快的测试服务。但因为每个教师带的学生、科研量有多有少,可能存在某类测试仪器被某个教师及其学生长时间占用的情况,这就需要仪器管理员合理安排仪器使用时间,做到每个课题组都有公平的使用时间。

2 构建切实可行的学院大型仪器管理体系

针对学院大型仪器服务群体与服务特点,构建高效的学院大型仪器管理体系,需要从以下几个方面做出调整。

2.1 学院大型仪器管理的专职化

大多数学院目前没有专职的仪器管理员,只有准备本科实验的实验员,大型仪器的管理工作由实验员兼任,这意味着实验员的首要任务是准备本科实验,然后才是管理仪器。这种制度安排很明显地把仪器管理放到一个次要的位置上,导致仪器管理的工作得不到重视。目前校级大型仪器已实现了专职化管理,有些超大型仪器甚至有几个专职的管理员,比如扫描电镜、透射电镜、核磁共振等。这种专职管理员制度没有在院级仪器管理中实施,是有一定的历史原因的,以前很多学院的科研工作少,主要以本科教学为主,大型仪器主要集中在学校的测试中心,学院不需要仪器管理员。但近年来,随着各学院科研能力的提升,各学院购置了大量的大型仪器,这就需要专门的仪器管理员来管理仪器。

仪器管理包括仪器的日常维护、测试安排,还涉及到仪器操作的培训、原理讲解、数据分析等,所以仪器管理员不同于主要从事仪器与实验药品准备工作的实验员。学校没有设置专门的学院仪器管理员岗位,还是沿用以前的实验员岗位,导致仪器管理员和实验员不分。因为需要实验员管理大型仪器,所以高校招聘实验员的要求大大提高,大多要求具有研究生学历甚至博士学位。这些人员一方面需要准备本科实验,另一方面还要管理仪器,这导致了实验员的工作很繁琐,难免有时顾此失彼。随着各高校对仪器投入的增加,大型仪器越来越多,仪器管理员有必要从实验员中独立出来,专门从事学院大型仪器的管理,专心于仪器的管理工作[11-12]。

2.2 学院大型仪器管理的资源投入

随着这些年国家对高校的投入增加,各学院的硬件水平都有很大的提升。我院也在“广东省高水平大学建设”的推动下,购买了大量的仪器,如比表面积仪、热重分析仪、X-射线仪等。大量的大型仪器的购置提升了学院硬件水平,基本满足了科研与教学的需要。学校虽然在硬件资源投入巨大,但是对人力资源、软件资源和维修基金投入却较少。

(1) 目前各高校学院的仪器管理员不够,比如我院的实验员要兼职管理10来台大型仪器,这些仪器使用频率高,使用人员复杂,仪器管理员根本无暇顾及所有的仪器,很多仪器由于操作者不熟悉操作而造成损坏,导致仪器的年维修费用很高。因此学校有关部门应认识到大型仪器管理的重要性,提供人力资源保障,管理好大型仪器,发挥大型仪器的效能,降低仪器维护成本。

(2) 软件资源投入包括运用互联网技术建设学院的仪器预约管理系统,目前这套系统已在我院运行。互联网技术在实验室管理的运用突破了时间与空间的限制,提高了仪器管理的效率[13-14]。仪器管理者与测试预约者可以通过仪器预约系统建立联系,仪器管理员通过预约系统了解仪器的使用状况、使用人员、预约人员等信息。特别是仪器预约系统与门禁系统、摄像监控系统的连接,可以对仪器使用者进行动态追踪,无关人员进出实验室受到限制,给实验室的安全提供了保障,也大大减轻了仪器管理员的工作量。

(3) 学校对学院仪器的使用要有更长远的规划,不能只重视大型仪器购置不重视后期的维护。大型仪器的后期维护需要很多的资金,一次简单的仪器维修,工程师的差旅费就是好几千元。不少学校根本没有设置仪器的维修基金或者维修基金很少,所以造成仪器维修费用“僧多粥少”的现状,导致仪器很难得到及时维修。此外,学院的仪器维修流程长,需要经历填报修单、报送维修单、资产处审批、报账等环节,仪器维修流程时间长会影响学院的科研和教学进程。学校需要划拨资金给各学院建立各自的维修基金,这样学院可以及时维修仪器,最大限度地保证仪器的正常使用。

2.3 学院大型仪器的操作培训制度

不同于校级大型仪器一对一的管理,学院仪器管理员要管理多台仪器,因此仪器管理员没有时间与精力提供代测样品服务,这就要求样品持有者自己完成样品测试,样品持有者有教师、博士生、硕士生甚至本科生,所以大型仪器的操作培训尤为重要。首先,学院领导层面需要认识到仪器培训的重要性,定期开设仪器操作培训课,通过考核的学生可得到学分,以此调动学生参加仪器培训的积极性。第二,对仪器操作实行准入制,只有参加仪器培训并且考核合格的学生才能操作相关的仪器。第三,对一些特别贵重、操作要求高的仪器实行有限开放制。比如某类仪器只对研究生、博士生培训开放,本科生确实需要使用这类仪器,可以通过其所在导师门下的研究生代测。总之,通过制定合理的培训制度,可以大大减少生手操作给仪器带来的损坏,保证仪器的正常运行。

2.4 学院大型仪器管理的收费制度

学院仪器收费大多实行低收费甚至免费模式,这种模式支持了学院的科研发展,但也导致仪器损坏后没钱维修。低收费模式主要依据耗材(测试用的液氮、氢气、氮气)用量确定收费标准,如学院热重测试2.25元/h,一年的收费只有几百元,根本无法支撑起仪器的一次维修费用。因此学院需要重新制定收费标准,以维持仪器的正常运行,同时也要考虑仪器易损件的使用寿命来制定收费标准。针对不同的仪器易损件的使用寿命估测仪器维修时间,如热重分析仪热电偶丝使用寿命为3年左右,更换热电偶丝的仪器维修费用需要在3年中从测试费用中收回。采用这种收费模式,虽然教师的测试费用增加了,但从长远来看,有利于大型仪器的正常运行。

2.5 学院仪器管理员的管理权

仪器管理权应包括所管理的仪器资源的分配权和对违规使用仪器行为的处罚权。目前学院大型仪器管理员地位较低,对在使用仪器过程中出现失误的教师及学生无权管理,对此学院应给予管理员适当的管理权。比如,有些仪器使用频率极高,学院师生做测试需要排队; 此外一些科研项目多的教师使用仪器的频次高,导致其他教师及学生很难用上仪器。当出现这类情况时,管理员有权对使用仪器多的教师及其学生从时间上加以限制,从而保证其他教师及学生的测试时间。管理员的处罚权是针对不按规定操作仪器的测试者,以及诸如实验完成后没有关闭实验室门、没有打扫实验室卫生及没有按规定用光盘刻录数据等不当行为,管理员应有权按情节轻重给予相应的处罚,例如在一段时间内限制预约使用仪器,或要求其完成清洁实验室卫生等。

3 结语

目前有些高校对学院大型仪器管理工作重视不够,投入也严重不足。学院大型仪器与教师的科研、教学紧密相关,只有做好学院大型仪器管理工作,才能更好地服务科研与教学,让教师投身科研,多出成果,让学生快速掌握大型仪器测试技能。因此学校需要加大对学院仪器管理人员的配置,设置仪器管理岗位,同时设立学院大型仪器维修基金,支持学院大型仪器管理工作。学院也需要在大型仪器管理制度上作出调整,建立并完善高效、可持续的大型仪器管理体系。