高校大型仪器设备档案管理的实践与探索

王文君, 刘淑云, 刘洪颜

(山东大学 资产与实验室管理部, 山东 济南 250100)

大型仪器设备档案管理是高校仪器设备管理工作的重要组成部分,是评价仪器技术性能的基本依据,是衡量仪器使用效率和效益的基础,也是考核实验人员专业技术水平的指标之一。加强对大型仪器设备档案的管理不仅可以提高设备档案质量,还有助于延长设备使用寿命、扩展设备使用功能、扩大设备使用范围、开发新的实验技术等[1]。近年来,随着国家对高等教育资源的大力投入,高校仪器设备的种类、数量和质量均有所提高。仪器设备资产的快速增长,也对仪器设备档案的管理提出了更高的要求。因此,在“双一流”建设的新时期和新形势下,研究如何管好、用好大型仪器设备档案资源是高校设备管理工作必须面对和思考的重要课题。

1 学校近年来大型仪器设备情况

随着国家对高等教育的大力投入,以及“211工程”和“985工程”的有效实施,高校仪器设备特别是大型仪器设备数量进入了快速增长期。以山东大学2000年—2017年10万元以上大型仪器设备购置情况为例,大型仪器设备在数量和金额上呈逐年上升的趋势(见图1),截至2017年,我校单价10万元以上的大型仪器设备总量为2 761台件,总价值约12亿元,其中进口免税大型仪器设备为1 279台件,总价值6亿余元,与2000年设备情况相比,设备总台件数和总金额分别增长了18倍和26倍。

图1 2000年—2017年山东大学大型仪器设备按金额分段存量分布图

高校大型仪器设备拥有量的迅速增长必然带来档案资料的同步增长,传统仪器设备档案模式已无法满足高校“双一流”建设发展的需求。通过研究大型仪器设备档案创新管理策略,将“死”档案变成“活”资源,不仅能有效提升档案管理质量和管理效率,最大限度地利用好档案资源,为高校大型仪器设备论证和仪器设备功能开发提供科学的数据支撑,还对提升高校整体资产管理水平具有极其重要的意义。

2 大型仪器设备档案管理现状

(1) 管理制度不健全,工作职能不明晰。科学有效的管理制度是设备档案管理工作的基础和保障。部分高校虽然在档案的宏观管控方面制定了相对完善的规章制度,但并未建立起针对大型仪器设备档案的管理办法。随着高校大型仪器设备数量的增加和价值的增高,设备主管部门对设备购置和使用愈加重视,但却忽略了大型设备档案资源的价值优势和服务潜能。日常工作中随着大型仪器设备的购置、建账、维修、报废等业务程序的开展,因缺乏完善的规章制度,造成设备档案管理人员工作职能不明晰,工作流程不明确,材料收集不及时,在档案业务链的产生环节无章可循、无据可依,对业务活动中形成的文字、数字、图纸、声像等各种载体的文件材料和配套的电子文档存放无规范[2-4],设备档案材料不完整。延伸到档案资源使用环节便会造成档案资料查询困难、设备故障处理不及时、大型仪器设备重复购置等问题。

(2) “信息孤岛”严重,归档整理工作滞后。高校大型仪器设备具有种类多、数量大，且分布散的特点,使得大型仪器设备档案的高效管理存在困难。大型仪器设备在整个生命周期的各个环节产生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同的部门中,虽然各部门都有自己的管理流程和管理方式,但由于部门之间缺乏高效的互联信息渠道,造成“信息孤岛”严重,使得大型仪器设备档案的收集、分类、整理、编目和保存等基础性工作严重滞后。信息化程度不高已经成为制约档案管理、开放和利用的瓶颈,信息资源闭塞所产生的设备档案资源利用率低、设备重复购置、档案信息无法实时跟踪管理、档案数据统计不全和用户借阅困难等诸多问题,不可避免地导致档案管理缺乏时效性、科学性和高效性[1,5-6]。

(3) 服务能力有限,综合管理水平不高。当前部分高校的设备主管部门并没有配备专职的档案管理人员,兼职档案管理人员在工作中积极性不高,责任感不强,档案专业知识不足,专业服务能力有限,全程管理意识欠缺,缺乏自我主动学习的能力和对档案资源利用的研究和探索[7-9]。加之学校对大型设备档案管理重视度不够,没有形成常态化的档案业务培训和技术交流活动,从而造成设备档案管理人员对学校档案政策解读不准确,档案归存不精细,工作职责和内容不明晰,工作中无法正确把握设备全生命周期业务链中的关键性节点,致使一些具有保存价值的材料未能及时存储,档案管理工作不持续、不稳定,人员流动性大且工作交接不清楚,难以形成良好的大型设备档案管理和服务机制。

(4) 档案成果不突出,共享使用效益差。目前大部分高校的大型仪器设备档案管理仅停留在收集和整理阶段,并没有形成典型的档案成果,学校在大型设备的采购、功能开发和利用、维修维护和保养等方面也并没有充分发挥大型设备档案资源的服务潜能。此外,档案管理服务人员在完成基础的档案收集归档工作后,也并不重视档案的宣传推广和深度开发利用工作[10-12],由此造成一方面用户不了解现存设备档案情况,如不清楚大型设备档案归档内容,不了解大型设备档案查询和调阅方法,不确定哪些业务可以借助档案资源提供数据和材料支撑; 另一方面档案管理流于形式,未能形成科学的管理体制和业务联动机制,也没有形成大型设备档案管理理论和成果使用模式,管理理念和管理方式落后,无法与新时期高校教育事业发展需求相适应。

3 提高大型仪器设备档案管理水平的策略

3.1 实施“项目制”管理,完善档案管理制度体系

大型仪器设备档案借助 “项目制”管理,联动相关部门,推行设备管理专家委员会制和首席责任制。专家委员会负责档案建设规划、功能定位和管理机制制定,同时参与重大科研基础设施和大型仪器设备购置论证。各协同部门首席责任人负责指导设备档案管理人员队伍建设、制定培训方案、组织对外交流活动等。通过 “项目制”管理对大型仪器设备档案专项建设、跨部门协作打破部门壁垒,提升管理水平和沟通效率。 2018年学校以完善“山东大学大型仪器设备管理办法”为切入点,结合新形势下资产管理模式和“放管服”要求,完善了大型仪器设备档案管理制度体系。不仅明确了大型仪器设备档案管理组织体系,建立起主管部门和二级单位的联动工作机制,还明确了大型仪器设备档案归档原则和范围,通过线上和线下相结合形式规范管理,确保仪器设备档案建设和管理始终支持和配合“双一流”建设发展方向。

3.2 构建“全生命周期”管理平台,优化档案管理工具

2018年学校以用户需求为路标,聚焦问题,再造流程,构建了集成大型仪器设备档案的全生命周期资产管理服务信息系统,并借助移动互联技术完成了计算机网页系统与手机微信公众号的实时联动,系统可根据采购设备价值自动判断仪器设备归档范围,联动大型仪器设备全生命周期的上下游链条的各业务子模块,将大型仪器设备电子档案信息自动进行存储、统计,实现了大型仪器设备档案的全生命周期管理,图2所示为全生命周期视域下大型仪器设备档案目录。设备档案资源可存储在档案管理模块中供相关业务人员随时调阅、即时共享。

图2 全生命周期视域下大型仪器设备档案目录

3.3 借助“互联网+”技术,推进档案管理智能化

在国家积极推进“互联网+”战略背景下,大型设备档案管理通过“互联网+移动互联”技术,以移动客户端(App)和微信公众号等形式向用户提供多元化的在线服务渠道,让用户能随时获取设备档案资讯,增加用户对大型设备档案的认知度; 采用“互联网+信息系统”,将大型仪器设备档案业务链的各个环节打通,把信息孤岛连接起来,化解掉传统的制约环节,创建一个开放的生态体系,打破档案管理人员在数据搜集汇总时的困境,对大型仪器设备全业务流程环节产生的信息进行自动汇总; 利用“互联网+大数据”技术,建立档案大数据辅助科学决策和智能化管理机制,在合理的时间对产生的档案信息资源进行获取、存储、统计、分析和整理,进而利用大数据分析结果辅助领导决策的科学性和合理性,同时促进档案管理的科学化、精准化和高效化[13-14]。

3.4 引入O2O服务模式,提升档案管理服务效率

O2O服务模式(online to offline,线上到线下)是基于互联网思维并通过技术手段对服务体验的一种创新,它将线上的技术性优势与线下的人性化服务有机融合,打破传统的信息壁垒,优化资源配置,最大程度地提升消费体验,满足用户需求[15]。鉴于档案唯一性和原始性的特殊属性,使得档案线下管理成为必然。借助档案O2O管理模式(见图3),把网络优势与档案服务工作有效结合起来,不仅可以节约人力和物力,还可有效提高档案管理效率和使用率,改善档案服务效果。线下服务作为整个档案O2O服务的基础,为保证线上档案服务和线下档案服务的有效联动,应要求档案管理人员持续加强培训学习,不断丰富线上服务渠道,提高线上需求反馈,使在线服务不流于形式; 扎实线下服务基础,提升线下服务能力,减少用户现场等待时间[16]。借助O2O管理模式,优化档案服务理念,完善档案服务方式,全面提升服务效能。

图3 档案O2O管理模式

3.5 联动绩效考评,激发档案管理人员积极性

实践证明,一切物质因素只有通过人的因素才能加以开发利用。大型仪器设备档案信息化管理系统和线下档案面对面的服务都离不开专业化的档案管理人员。山东大学通过修订大型仪器设备绩效考评与激励办法,将档案管理作为大型仪器设备管理考核的一项重要内容,考核结果不仅与人事职务职称晋升挂钩,还将作为实验室先进集体和个人评选的重要参考指标,由此鼓励设备管理人员积极、认真、负责地开展档案管理工作,在调动其积极性的同时，促进管理人员主动提高自身业务水平,积极参加档案业务培训和交流,通过不断的业务学习和经验积累,提升大型仪器设备档案管理综合服务水平和服务质量。

4 结语

大型仪器设备档案是高校整个档案工作的重要组成部分,是仪器设备管理的一项基础性工作。大型仪器设备档案的全生命周期管理涉及业务链多,参与人员分散,产生数据量大,搜集和归档时间跨度长。通过对现行大型仪器设备档案管理存在的问题进行梳理,借助全生命周期和信息化管理思维提出相应的创新管理策略,有效推进高校大型仪器设备档案管理水平现代化和档案资源共享能力最大化。新形势下,高校大型仪器设备档案的管理应在继续巩固和提升档案数字化和信息化建设的基础上,不断总结工作经验,聚焦用户需求,积极借助现代化的管理手段推广好、管理好和使用好设备档案资源,将高校大型仪器设备档案的管理和服务水平推向新高度。