高校资产验收研究与探索

赵醒文, 邝倍民

(1. 广东工业大学 国有资产管理办公室, 广东 广州 510006; 2. 南方医科大学 财务处, 广东 广州 510006)

国家每年向各高校投入大量财政资金用于采购各类资产。验收是高校资产采购管理过程中的一个重要环节,是学校资金支出的最后一个关口,也是衔接资产入账、管理和使用的关键节点。但由于国家、省、市及上级主管部门均未出台验收管理办法及执行标准,且高校在资产采购方面存在“重招标、轻验收”的现象,在机构设置、体系机制、具体操作等各个层面都有不少需要改进和完善的空间[1-5]。

1 高校资产验收的作用

资产验收是国有资产从购置、建造等方式获得到入账、使用的一个中间环节,对于国有资产的安全和风险化解具有不可替代的作用[3]。资产验收是对所购置的资产在投入使用前,按照签订的采购合同技术、服务等对供应商执行合同情况进行验收,是核对数量、规格、型号、性能及技术指标检验的过程[4-5]。

资产验收工作是否到位,直接关系到资产购建的质量、效率及使用的优劣,因此,高校利用财政投入、上级补助、事业收入、经营收入、附属单位上缴收入等来自各种渠道的经费购置和建造的资产,以及通过捐赠、调拨等形式取得的资产必须依照权限,通过相关规定程序的验收后,方可办理账款结算、资产登记入账等手续[6-8]。

2 高校资产验收现状及存在的问题

2.1 政府采购及资产管理制度缺少对验收工作的规范性指导

《中华人民共和国政府采购法》第四十一条规定“采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商的履约验收。大型或复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。”《财政部令87号-政府采购货物和服务招标投标管理办法》第七十四条“采购人应当及时对采购项目进行验收。采购人可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。”

《高等学校仪器设备管理办法》( 教高[2000]9 号) 及《教育部政府采购管理暂行办法》只是提出各高校自行建立健全验收管理及监督制度,未作出具体要求及框架。

2.2 一些高校未建立资产验收规范和管理制度

李莹[2]对高校设备验收制度调研统计,约26%的高校有资产验收制度,约20%的高校有关于设备验收程序的规定。一些高校资产验收方面的规定只在采购管理办法或实验室设备管理办法中有少量验收相关表述,但未细化验收的程序、工作要求等,验收管理的制度化、规范化程度比较低。部分高校由于内设机构不同,对资产管理的分工及管理要求不同,造成各部门对同一类型的资产,验收要求也不同。对资产验收管理层次、权责、标准、程序等关键内容不明确,从而导致资产验收混乱、效率低下,漏洞频出[8-11]。

2.3 未进行分类管理

部分高校未对资产验收工作进行分类管理,未对低值品、批量通用设备、大型贵重仪器设备、工程、服务等进行分类管理,造成低值品和通用设备验收过于复杂,效率低下,而大型贵重仪器设备验收又过于简化。

2.4 未建立验收异常的处理规范

因高校资产采购验收与一般行政事业单位采购验收存在一定的差异,高校采购的资产特别是贵重仪器设备、进口的高精尖设备,在项目论证及用户需求时难以达到通用设备的精准详细,指标的设计也可能存在不清晰,或者论证时提的要求与现实存在一定的差距。故设备验收存在指标不符或者部分指标高于或低于标书的现象,验收组往往从经验出发或临场商议决定如何处理,缺少处理规范及标准[9-12]。

3 资产验收的研究与实践

自2015年以来,广东省教育厅先后向广东工业大学投入12亿元高水平大学建设专项资金,重点支持我校五个重点建设学科的建设,同时扶持非重点建设学科的发展,推动学校总体水平全面提升,与此同时,也采购与验收了大量的资产。2017年,我校国有资产管理办公室在多年验收经验的基础上,结合实际,出台了“广东工业大学资产验收管理办法(试行)”,以下是资产验收办法的思路和实操经验。

3.1 根据采购合同金额、项目性质,采用分类分级验收方式

根据采购合同金额、项目性质,将项目分为以下三种情况：(1)单位验收,合同价20万元以下(不含20万元)的货物和维修工程验收适用此方式。货物验收由使用部门组织验收,维修改造工程按经费来源由基建处、总务处、实验室与设备管理处组织验收；(2)归口验收,合同价20万元及以上200万元以下(不含200万元)的货物或工程类项目验收适用此方式。由归口管理部门组织验收,使用部门、归口管理部门、技术专家(根据需要邀请)等组成5人以上验收小组,与供应商或工程承建单位、监理单位一起,按照合同或相关文件进行验收；(3)学校验收,合同价200万元及以上的货物或工程类项目验收适用此方式。由归口管理部门组织验收,使用部门、归口管理部门、审计处、国有资产管理办公室、技术专家、工程设计及监理单位(工程类项目)等组成5人以上验收小组,其中教学科研仪器设备的验收校外专家不少于2名,与供应商或工程承建单位一起,按照合同或相关文件等进行验收。

通过采用分类分级验收方式,创新我校资产验收制度,这样既有利于验收工作的开展,又有针对性地加强了管理。

3.2 规范验收程序与要求,明确责任

资产验收前的工作准备,主要指资产正式验收前进行的与之相关的前期工作,属于整个资产验收工作的重要组成部分。货物到货后,使用部门资产管理员或保管人应首先按照合同、招标文件及投标文件等相关文件对货物包装、外观、标牌、有关凭证和技术资料等进行严格检查,确保无收错或提错。如果外包装有破损或污渍,应查明原因,严重的应拒收或缓提,并进行拍照,分清责任,收集和保存证据。有关凭证和技术资料不齐全的货物不予接收。在货物外包装完好、数量与合同相符的情况下,采购人员应会同使用部门资产管理员,依照交货单对照订货合同开箱验收,逐一清点、查验,按规定填写开箱记录表。如有问题,应及时通知供应商,办理退、补或索赔手续。

资产验收按照文件审核和现场验收两个阶段进行。文件审核通过后,再进行现场验收。文件审核主要是对项目立项报告、采购申请文件、审批手续、合同、变更资料、供应商验收申请、使用部门意见、招投标文件、中标通知书、货物清单、测试报告、进口产品有关报批、报关、商检文件等进行审核。重点审核以上文件是否齐全、完整和符合规定,相关的货物配置、技术指标和商务要求在以上文件里是否前后相符、变更是否得到审核批准等。现场验收必须见物,依据采购合同或者相关文件,对货物的数量、规格、型号、功能性能等进行现场查验。文件审核和现场验收情况应进行记录并作出清晰、准确的结论,形成验收报告,验收小组成员必须对记录、结论和验收报告签名确认。验收结果为：验收合格或验收不合格。学校验收结果必须在校园网公示。项目验收合格后,使用部门或归口管理部门负责人代表学校在验收报告上签名确认并加盖部门公章。

该流程通过制度流程内部控制,按阶段区分责任人,提高采购人、使用人、单位负责人的责任心,层层把关,以确保项目的顺利执行。

3.3 发布验收通知,公示验收专家,加强验收的监督

归口验收和学校验收必须在校园网发布验收通知,验收专家组名单及验收组成员单位必须在验收通知中公布。根据国家及省市有关规定需要在公众媒体发布验收有关信息。让学校采购项目验收接受更大范围的监督,能进一步保证验收工作的公平、公正。

3.4 供应资产与采购合同不符时的情况处理

(1) 货物或配件数量缺少、技术资料不齐全。使用部门应做好点收记录,货物如有破损应对其进行拍照存档,并让供应商、外贸代理公司签字确认,确定补充供货的时间。

(2) 货物的名称、型号与合同要求不符。使用部门原则上应予拒收,并要求供应商按合同约定提供符合要求的货物。若货物属于定制产品且该产品已在市场上无法找到,更换后的货物能满足使用部门需要,或由于校方责任造成(如制定合同书、招标文件表述有误等)或校方使用部门主动提出变更时,经相关部门批准后准予变更。

货物变更金额在2万元以下,应由供货商出具变更书面说明和仪器设备变更对照表(须含参数、价格等变更前后对比的信息)并经使用部门负责人审核同意加盖部门公章后,方可提出资产验收申请。

货物变更金额在2万元以上(含2万元)至20万元以下,应由使用部门组织不少于3名技术专家参加的专家论证会,由技术专家小组得出同意组织项目验收结论后,出具有技术专家小组、项目负责人、使用部门负责人签章并加盖使用部门公章的技术专家论证报告并签署补充协议后,方可向资产归口管理部门提出验收申请。

货物变更金额在20万元以上(含20万元),应由使用部门组织不少于3名技术专家参加的专家论证会,由技术专家小组得出同意组织项目验收结论后,出具有技术专家小组、项目负责人、使用部门负责人签章并加盖使用部门公章的技术专家论证报告、签署补充协议并经使用部门主管校领导同意后,方可向资产归口管理部门提出验收申请。

(3) 货物达不到技术指标要求的,应及时与供应商沟通,并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助。再次调试、测试后,技术指标仍达不到要求的,应予退货或提出其他措施予以解决,并及时报资产归口管理部门处理。对于不影响使用并决定不退货的,要及时就补偿形式、金额及其他有变动的条款与供应商商定。

资产验收过程中,妥善合理地处理与合同不符的问题,能更好地维护各方的合法权益,特别是最大程度上维护学校的利益。

4 结语

我校加强了资产验收管理工作的研究与实践,提高了资产管理水平,增强了师生员工对资产验收工作的责任意识,为我校实施高水平大学建设战略提供有力的保障。