谈转型发展背景下民办高校办公室管理创新

黄春燕

（四川工商学院金融学院，四川 眉山 620000）

民办高校办公室是办事管理机构，它在学校和教职工之间起着链接作用，是两者交流互通的平台，是学校开展各项工作的有机组成部分。办公室最大的特点“繁杂”，主要工作包括各种信息的上传下达、协调工作以及后勤保障工作等[1]。因此，这就需要办公室人员对办公室的工作性质有清晰的认识，分清轻重缓急，抓好主次，理清工作思路。在工作中不断思考，优化办事方法，创新工作思路，持续推进办公室各项工作，为学校转型发展助力。

在当今新时代背景下，创新、活力的办公室可以有效乃至高效的进行各项工作，可以提高学校的综合竞争力，帮助高校在转型背景下快速发展。民办高校大都处于转型中，相应的民办高校办公室的工作任务很重，面临的挑战也越来越强。只有科学、合理、创新型的办公管理体系才能留住人才，吸引人才，才能改善民办高校的师资力量，提高学校总体师资队伍建设，加快学校转型发展。

1 民办高校办公室现状与问题

1.1 现状

办公室具有交流分配、服务管理、检查监察等功能。办公室人员工作效率的高低和工作能力的强弱直接反映了学校的管理水平和经营状况，能从侧面影响学校未来的发展，甚至对整个学校工作产生影响。在各行业都在转型的当下，教育行业也在进行着一定程度上的转型。在转型发展过程中民办高校办公室不断暴露出一些明显的问题和弊病[2]。如何让民办高校办公室发展适应全面素质教育的新要求，如何创新办公室管理制度，这是我们共同需要思考的问题。

1.2 问题

1.2.1 缺乏管理创新意识

办公室是处理学校事务的中枢机构，有着庞大的工作量。办公室工作涉及面很广，但许多工作是很简单且易操作的，例如盖章、领取各种文件资料等，工作有些单一枯燥。办公室是一个行政类部门，具有明显的职位之分，各个部门的工作有各自内部分工，这样就导致办公室部分人员每天只是重复固定做那些日常工作，很容易忽略管理方面的问题，既而缺乏管理工作创新意识。

1.2.2 人员综合素质参差不齐

在办公室员工来源中，大多数人员学历不一样，专业素养也有较大的差异，而这些因素恰恰影响他们的工作效率与工作思路。民办高校办公室由两种人员构成，一部分是本科生或少数研究生，他们不缺少理论知识，但不具备较多的实践经验；有一部分是其他岗位的调职人员，他们缺乏办公室工作经验，没有具备相应的应变协调能力，且真正有学历又有能力的人不多。并且因为是民办学校，没有政府扶持资金支持，专业对口的工作人员稀少，同时由于办公室的任务繁重，在职人员很难有闲暇时间去提升自己的专业素养和业务能力。

1.2.3 现代化、信息化建设不够

办公室的许多签发文件等工作离不开现代化技术的支持，但民办高校办公系统普遍比较落后[3]。与一些最新技术相比，这种老旧系统办事效率明显较低。比如新技术可以让签发文件在网络上进行，不用纸质材料。但旧系统不能实现这一功能，只能利用人员进行纸质版文件传递。这一对比，就会发现新技术的工作效率明显高于旧技术。对于档案管理工作，如果只是使用纸质版档案，不仅需要占据巨大的面积还可能造成档案丢失等一系列问题。但如果存放在电脑中，只需要较大的内存处理器就可以成功实现储存这一功能，且查找也更加快捷方便。

1.2.4 管理制度建设不完全

规章制度是相关人员工作准则，完善规章制度能优化办事效率。但民办高校一般由于建校时间短，领导对规章制度没有给予应有的重视，没有时常优化意识，无法适应于学校发展状况和发展前景。还有一些民办高校在制定各项制度时做的不到位，使这些制度不能得到很好的实施，从而在管理上出现问题。

2 创新工作制度探究

2.1 增强人员服务意识，更新管理思想

办公室是一个服务型部门，是以学校工作为中心的[4]，是链接全校各个部门的中枢，相关人员应该明确自身的职责所在，明确职责核心，摒弃以前的工作想法，认真做好本职工作。不断加强创新意识，以创新型思维进行思考，积极改进当前管理工作中的弊端，加快办公室工作效率，让自我价值最大化，从而帮助民办高校加快转型发展。

2.2 提高人员素质

作为民办高校办公室一员，应该积极学习工作相关技能和知识，不断发展自身能力，提高自身素质。办公室内部可以定期开展相关专业基本技术和知识的培训，同时定期对实时新闻和相关政府法律条规进行集体学习，始终紧跟时代脚步，保持自己的政治敏感度，个人与政府政策方针保持一致。还可以定期邀请一些专家来进行讲座，多与其它院校沟通交流，取长补短。

2.3 完善信息化建设

办公室在学校事务处理中起着承上启下的作用，想要提高工作效率，必须完善信息化建设。信息化建设对于学校的转型发展已经刻不容缓[5-6]，将信息化技术应用于办公室管理工作能缩短信息传递时间，快速传达领导们的工作安排指示，加快全校的工作效率，这对学校转型发展尤为重要。在学校转型发展背景下，根据教育部文件要求，学校时常会传达一些紧急通知，而办公室作为信息的中转站，它的效率提升会明显缩短信息的传达时间，帮助各个部门及时高效的获知信息，悉知最新动态，紧跟学校步伐，助力转型发展。

综上所述，在学校转型发展的背景下，创新民办高校办公室管理工作已刻不容缓。学校转型发展对民办高校办公室的管理工作提出了新的要求、新的任务以及新的期待。办公室人员在工作中要积极发挥好“服务全局、综合协调、参谋策划、督察督办”的作用。工作中时刻牢记“不忘初心、牢记使命”。虽然办公室的工作任务与日俱增，但只要不断改变工作思路，优化创新管理制度，不断根据政策调整办公室管理规则，就能极大的加快办公室工作效率，助力民办高校转型发展。