高校学生档案管理信息化平台的建设与发展

孙鹏

摘 要：加快建设高校学生档案平台，更有利于推动高校信息化发展，提高高校信息化应用与管理水平。而当代高校想要更好建设档案平台，那么就必须集中精力，加大资金投入，推动数字化发展，做好整体规划工作，由远及近，以更好的推动高校学生档案管理信息化平台的建设与发展，提高当代高校信息化应用能力与水平。本文重在探讨高校学生档案管理信息化平台的建设与发展，就目前高校档案管理信息化平台建设必要性进行论述，在文章最后提出相关的解决对策。

关键词：高校学生;档案管理;信息

高校档案信息化管理效率，反映着其自身信息化整合能力、水平。加强高校学生档案管理信息化平台建设，有助于推动高校信息化建设工作开展，使档案信息化建设效率变得更高，实现与现代高校同步发展。由于高校并没有建立完善的信息档案管理标准，使高校信息化管理水平较低，管理标准缺失，无法更好管理学校档案。因为建设高校学生档案管理平台，是一项长久攻坚战，需要一定的时间，因此，必须有方法有计划开展建设工作。针对这种情况，我们必须认真研究，结合现状来做好分析，在文章的最后，在提出相关的解决方案。

1 高校档案信息化管理平台建设的必要性

从大环境下来看，加快高校档案信息化管理建设，有力推进高校数字化应用能力，有利于建设数字化校园，帮助高校更好开展高校信息化建设工作，解决建设过程中所存在诸多问题与不便，例如：数值化应用技术及共享问题。由此，大力推进高校档案建设意义重大，而这也是当前时代发展所提出的新要求。具体来说，则可参考下述几点：

1.1 满足高校档案存量管理上的问题

由于现代高校档案管理存量大，使得管理人员需承受极大管理压力。如果没有采用信息化管理手段来进行管理，那么就会导致管理效率低下，给档案管理人员带来巨大压力[1]。

高校档案管理工作比较复杂，每天都需要储存许多当天发生的时间，这也给很多管理人员带来不小的压力，不解决这个问题，那么就会对管理带来很大影响高校档案管理内容众多，其中主要就包括：行政、教学、产品生产、基本建设等。高校档案管理人员如果单单只是依靠人工，靠单一信息系统来进行管理的话，那么就很难提高档案管理效率，并且不利于校园数字信息共享效率。因此，进一步加快高校信息管理水平，技术应用能力，便能解决高校档案管理存量急剧增加这一问题。

采用数字化录入技术，能解决档案录入管理问题，便于信息的上传和共享。而管理人员如果想要加快高校档案管理效率，那么就必须加快信息化建设步伐，提高数字化应用能力，这也是改革的过程中所必须做好的改革与任务的原因之一。

1.2 是提高高校档案管理与使用效率必然需求

由于高校档案馆内的馆藏资料存量不断增加，不管是整理，还是分类、编目等都需要耗费很多精力，导致档案馆管理人员常要承受很大压力，工作强度增加，这对档案馆管理人员而言，就会带来很大心理与精神压力，很难以胜任这种变化。如此，就必须解决高校档案管理创新问题，通过利用数字化处理技术来帮助管理人员工作，而通过加强该校档案管理建设工作，相应的还能减少很多的用人成本产生，能大大的减轻他们的管理负担，帮助他们更好的来管理高校学生信息档案管理工作，提高数据资源利用效率，优化服务，降低高校档案管理难度。这也是为什么必须加快建立信息化档案管理平台的主要原因之一，如弦上之箭不得不发，是改革的必经道路。因此，从中可见意义深远[2]。

1.3 保护档案安全与系统完整的需要

加快高校档案信息管理与建设，将有助于推动高校档案管理发展，解决高校改革过程中所存在的诸多问题，其中，最为突出的要数安全性问题。将馆内珍贵资料经扫描后，上传到计算机以后，便能方便管理、储存，而这也是避免珍贵因长期被人翻阅而引起受损。其次，加快高校信息化管理工作之后，便能提高系统的安全性，如：可采用用户分级授权，提高质量机密性，也不会引起失误性操作。

2 高校档案信息化管理平台建设的基本方法

加快高校档案信息管理工作，能解决信息平台管理问题，解决当前管理所存在的诸多问题，而想要更好建设，就要加强技术开发、研究，以提高平台运行能力、管理效率，充分维护平台发展。鉴于此，就必需结合各地高校自身情况，来开展档案信息化管理平台的建设工作，从而能够大大的提高档案馆管理效率与建设进度，进一步的提升信息化管理水平。

2.1 高校档案信息管理平台方法运用分析

高校档案信息化管理平台并不是一个单一的系统，其是由众多不同的计算机设备、网络、软件、系统所组成的。档案经过数字化处理之后的信息档案，然后存储于平台里的数据库里面。在查询资料的过程中，用户只有获得了系统的认可之后，才能访问平台，就像是获得了审阅批准之后才能得到进入权限，这样便大大的方便了学生查询，检索想要的信心。

2.2 应投入更多专项资金，加快学生档案管理平台建设进度

近年来，随着我国数字化处理技术不断的发展，如今该技术已经广泛应用于不同的领域当中，而将数字化处理技术运用到高校档案信息管理平台，能有效解决当前技术管理当中所存在的诸多问题，提高管理效率，为各大各校更好管理学生档案提供更多便利，有助于推动这一方面发展。

1）计算机管理系统建设工作。高校档案管理系统主要是由数码摄影机、电脑扫描仪、音频输出设备、感应器、网络服务器、打印机等所组成的。因此，加快高校学生档案管理平台的建设，那么就要就必须加大资金方面的投入，然后将更多资金用于购置各种专业设备，以进一步的加快信息平台建设进度，并提供更多物质构建基础，更有利于开展各项系统建设任务，提高建设效率。

2）应加快建立信息化管理規则与标准。为了更好的方便学生检索与查询资料，高校在建设的过程中必须优化系统检索效率，做好资料分类，根据资料的不同划分不同的编目，使学生能通过目录来查找自己想要的资料，从而能进一步提高数据共享效率，方便学生查阅相关的信息资料，如：下载自己的学籍档案资料等。

除此之外，高校也因建立起统一的信息管理制度，而当该制度建立起来以后则能方便档案管理人员管理信息资料，如：归类、编目等方法，规范他们的工作行为，使他们的工作更好的进行下去，将本职工作做好，服务好学生与社会各界人士。

2.3 加强档案管理人员培训，重视员工能力培养

自高校档案信息化管理平台建设构想，被我国教育部门提出之后，这一想法便在我国各大高校充分得到实践。而想要更好开展档案信息管理工作，那么就要加强高校内的档案管理人员培训工作，重视他们的技能运用能力与管理意识，重视他们的创新思维的培养工作。鉴于此，首先就要加强对他们的技能方面的考核工作，同时还应该重视他们专业能力的培养，使他们综合应用能力得到更好提高，为日后更好开展工作提供做好充分的准备。而档案管理人员的综合技能水平，直接关系到数字化档案馆建设，以及日后的管理质量、水平，因此，做好对他们的培训工作就变得十分重要，不可缺少，这就是加强对他们培训的重要原因之一。

2.4 与校园网实现无缝对接，加快系统平台特色服务的建设

随着当前我国高校工作信息化程度不断的提升，不少的高校都建立起了数字化档案馆，使校内信息化水平得到很大提高。将信息平台与校园网对接起来，将更方便学生利用网络来查询档案信息，提高数据共享、交流能力，强化平台管理，而在这个过程中，适当的推出一些具有特色的服务项目，如：高校历史事件档案、校友录等，这都能够提高档案管理利用效率与水平，对丰富高校信息化建设水平都能带来很大帮助。

3 结语

综上所述，高校信息化管理平台是反应高效数据化应用能力的最直接的体现，加快这一方面的建设，则更有利于提高资源利用效率与管理水平，适应信息化社会发展，因此，加快高校信息化管理与建设工作都是十分有必要的，是具有长远的信息化战略意义的，也是不可阻挡的，更是信息化社会发展所带来的必然结果。

参考文献

[1]冯香婷.高校学生档案信息系统建设的思考[J].兰台内外，2017（1）：31-31.

[2]李素萍.档案管理中信息网络平台建设的几点思考[J].河南工业大学学报（社会科学版），2009（03）：75-77.