提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析

唐晔

摘 要：随着社会科技的进步，信息化建设项目的开展，在最大限度上解决了档案管理目前的问题，顺应了时代的发展。虽然现阶段很多事业单位的档案管理中还是存在很多的问题，但是通过上述的分析，采取合理的措施，为管理工作未来的发展奠定基础，使事业单位的不同部门都可以合理运行，推动事业单位信息化建设档案管理工作的可持续发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;方法策略

对事业单位来说，工作人员的主要工作就是档案的管理，档案管理工作涉及的范围广，档案管理人员还需要保证档案信息的精准性，对所有的档案资料进行分门别类，这给档案管理人员带来了不小的困难。然而，当代信息技术的出现轻轻松松解决了这个难题。对此，各单位领导必须重视对档案管理信息化建设的重视度，增加对信息化建设的财力、物力、人力的投入。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

科技是第一生产力，一个国家的综合实力体现在科技水平上，我们国家由于在改革开发的影响下，科技水平呈直线上升;科技的发展，带动了信息的发展，利用信息技术管理档案，不仅仅能提升单位档案的效率，更能够保证单位档案的完整性，可以通过信息技术进行档案备份;同时，从长远看，还能节约档案管理成本。

2 事业单位档案管理信息化建设问题分析

1）档案管理信息化建设力度不足。信息技术的不断发展，在各个领域都得到了广泛应用，提高了我国国民经济的发展水平，为我国国民经济创新作出了巨大贡献，所以信息技术的重要性在各行各业都具有非常重要的影响力。事业单位的档案管理工作也要通过信息技术来完成，尽可能地提高档案管理工作的效率。由于目前还有一些事业单位管理人员未认识到信息化档案管理的重要性，还是使用传统的档案管理方式;也有的事业单位领导对信息技术有很大的看法，认为信息化建设需要损耗巨大的人力资源和大量的资金，所以多数事业单位的领导和工作人员对档案管理信息化的态度是观望，对于档案管理信息化建设来说有很大的影响，甚至影响了事业单位的未来发展。有的事业单位虽然将信息化建设与档案管理相融作为重点的内容，可是仅仅是了解，并没有对比进行深入的探讨，也没有建立一个完整的档案管理体系。

2）事业单位信息化建设缺乏高科技设备。如果要将事业单位的档案管理与信息化建设相融，最要紧的就是购入先进的设备，引入更加先进的科技来进行信息化建设，这也是进行信息化建设的首要条件。在进行档案管理的过程中如果没有高科技的设备就不能叫作信息化建设，在目前阶段，事业单位档案管理工作发展之所以缓慢，主要是因为没有更新档案管理设备，多数都是传统的设备，现代化进程非常快速，传统的设备已经不能使用时代的需求被淘汰，而且设备破旧在工作过程中非常容易出现问题，要使用大量的人力物力进行维修，极大地降低档案管理工作的效率，也对档案管理的安全性有很大的影响。破旧的设备不能从根本上改变故障为档案管理工作带来的影响，不能保证工作的正确性。事业单位的领导由于种种原因不能加大对档案管理信息化的资金投入，对档案管理信息化建设的资金投入有一定的局限性，旧的设备不能换新，降低了档案管理工作的工作效率。

3）档案管理信息化建设没有专业的人才。档案管理工作的实施与工作人员的执行力度密不可分，如果只是探讨对事业单位档案管理信息化建设的加强，并不付出实际行动，即使有再充足的准备都是纸上谈兵。就目前我国事业单位档案管理工作来说，没有高素质并掌握信息技术专业知识的管理人员，事业单位档案管理人员多为退休人员，对档案管理工作有着很多经验，导致档案管理人员工作效率低，主要是由于应用信息技术过程中缺乏专业人才。很多事业单位没有培训过档案管理人员的专业知识，多为直接工作，所以不仅没有工作经验，在适应档案管理的过程中也需要一段时间，所以进行信息化建设也需要一个过渡阶段。

3 事业单位档案管理信息化建设的策略

1）推動软硬件设施建设。要想推动事业单位档案信息化建设的进程，就要保证其硬件的要求，做好相关配套设施的建设。完善的基础配套设施、网络维护、档案系统都需要大量的资金，因此，资金的投入极其重要。各个事业单位在整体规划以及发展战略中纳入档案管理信息化建设，构建完善的监管体系。除此之外，事业单位相关部门还要对档案管理信息化建设予以一定的资金支持，以此保证档案管理信息化建设正常进行。

2）健全档案管理的标准规范。科学、系统的标准规范是保证事业单位档案管理信息化建设有效进行的重要前提。对事业单位而言，档案管理信息化建设要根据当前的实际情况，构建统一、规范、完善的档案管理工作标准规范。主要包括以下几个方面：（1）建立档案目录标准，并保证其统一性。以此更好地规范档案管理相关人员，保证相关部门能够更加便捷、精准地检索档案资料。（2）健全档案管理的相关体系制度，事业单位可以学习其他企业的档案管理经验，构建一套科学、完善的档案管理体系制度。（3）事业单位应建立与档案管理制度体系相符的监管体系以及奖惩制度，以此更好地监督、管理事业单位内的档案信息化管理工作，增加档案管理工作人员的工作热情及工作积极性。

3）积极开展人员培训教育。事业单位作为档案信息化建设的重要参与者，需要档案管理人员具备一定的综合能力，不仅能够全面掌握档案管理相关内容、档案业务、信息化技术等内容，还要对“互联网+”的档案管理发展方向有着一个大概的掌握。这就需要事业单位积极开展人员培训教育工作，引入综合性人才，以此保证档案管理人员的专业水平提高。除此之外，事业单位要根据当前档案信息化建设的发展方向，对档案管理队伍进行针对性的培训工作，以此优化队伍结构，提高档案管理人员的综合素质。

4）强化档案信息安全管理。事业单位在进行档案信息化建设时，要注重加强信息安全管理。避免因档案管理人员的操作失误、设备故障、网络病毒等原因出现安全隐患。根据档案信息的保密等级制定相应的保密措施，以此强化档案信息的安全管理。首先，要充分利用档案管理软硬件设备，通过现代化信息技术加强档案管理系统的稳定性以及安全性。其次，要加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息安全的宣传工作，保证档案管理人员操作的规范性，以此提高档案信息管理的安全性。

5）实行新型档案数字化管理模式。档案管理数字化是新的档案管理方法，主要是电脑存储，把纸质档案利用扫描仪、照相机等设备进行数字化，再存储到电脑当中，通过扫描仪、分类、整合、修正的零星数字化文档转变为完整完善的数字化档案资料库，还需要在电脑上录入名称、年月日、卷宗编号等，方便以后的搜索和查找。这种新型的档案数字化管理方法的推进，在传统纸质档案管理上更好地实现整合优化，建立健全庞大的档案资料库，用便捷的方式大大减少了档案管理人员找寻档案的时间，提升事业单位的工作实效。

4 结束语

单位档案信息化建设的提升，需要由单位领导及单位全体同仁以及国家等多方面共同努力推进，大家要对信息化管理单位档案的效果有信心。以上详细论述了提升单位档案管理信息化建设的策略，希望能够给大家提供一些借鉴。

参考文献

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