事业单位档案信息化建设的现状、问题与对策分析

王秋海

摘 要：档案是事业单位发展过程中各项活动的记录。它们代表了事业单位的发展过程，反映了事业发展过程中的各种决策。档案对事业单位的后续发展具有维护经济利益、指导事业单位决策的重要意义。随着信息时代的到来，事业单位档案管理的重要性日益突出。在事业单位发展过程中，不仅要重视事业单位档案的整理与保存，而且要重视事业单位档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为事业单位的决策提供依据，促进事业单位的发展。本文对档案信息化建设的现状、问题与对策进行分析。

关键词：档案;信息化;现状;问题;对策

1 档案信息化建设的现状

档案信息化建设主要从上世纪80年代开始，从点到面逐步发展。当时部分条件较好的单位引进先进的计算机管理设备，将事业单位的档案信息管理存储到计算机当中，实现了档案信息的集中化，达到快速检索的目的，有效提高了档案管理工作的效率。上世纪90年代，我国政府为进一步推进档案信息化管理的建设，将其列为“十二五”事业单位建设的汇总重点项目，其中主要涵盖两项建设任务：一是档案管理基础工作任务;二档案管理信息化建设的任务。其中档案信息化管理工作主要是指加强电子文件的管理，加快数字档案馆的建设。随着政策的引导，我国各大国有事业单位都积极对自身的档案管理工作进行创新与改革。进入新世纪之后，计算机技术与网络技术的发展更加快速，国有事业单位档案管理信息化建设工作的重心不仅是管理信息与计算机，更需要真正实现档案管理网络信息化的一体化管理，在提高管理水平的基础上，运用信息数据帮助事业单位争取竞争优势。

2 档案信息化建设过程中的主要问题

1）资金缺乏。随着信息化技术的兴起与发展，越来越多的机构已经增加了档案信息化的工作，但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案信息化工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。

2）工作人员专业素养缺乏。档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。

3）档案标准化管理制度不完善。俗话说：“没有规矩，不成方圆”。完善的管理制度对于规范相关人员的作为有着巨大的作用。而目前我国大多数机构对档案信息化并没有制定出合理的制度，或者即使做出了规定也只是流于形式，并没有切切实实贯彻落实到有关人员身上。对于各项操作流程以及规范，工作人员存在着不熟悉、不熟练的现象。所以，现如今事业单位在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。与此同时，由于事业单位每个部门之间都与档案部门有所关联，完善档案管理制度对事業单位其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。

3 档案信息化建设问题的应对策略

1）加大资金投入。良好的档案管理设备是把该项工作落实好的基础条件。第一，提升档案管理工作的经费，严禁挪用。档案信息化管理虽然被归为档案管理部门的职责，但这并不意味着这项工作不需要其他部门的支持。应当加大经费投入，及时更新档案管理设备，以促进档案管理部门不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效率。第二，深入挖掘档案的价值。档案并不是数据的堆砌，作为记载相关资料的重要文献，档案从侧面反映了社会的发展，本身具有重大的应用价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用。

2）组织工作人员学习，培养档案标准化能手。工作人员是战斗在档案信息化的第一把手，他们的工作方式直接决定了档案信息化的效率。因此，应当加大对相关工作人员的培训力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作标准，纯熟运用各种管理软件，保证信息渠道通畅，每年有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。此外，还应当做好信息的开发利用工作。可以开设必要的考核制度，引进竞争机制，只有合格后方能上岗。

3）完善档案标准化管理工作标准化管理制度。良好的制度是保证档案信息化的坚实基础，档案要求定期整理，及时更新，实行动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用档案，每年进行一次更新、增补内容及档案分析，对的病人状况进行全面评估，并总结报告保存。档案要专人、专室、专柜、分类、分组保存，档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保患者档案安全。为了促进档案标准化管理，还应当加强对有关工作人员的激励。为了跟上信息化发展的脚步，应该对相应的管理制度进行不断优化和更新，确保在档案管理信息化建设过程中焕发新的活力。

4）建立网络档案管理共享模式。随着信息时代的到来，档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使事业充分利用档案信息，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对档案进行分类整理。事业单位各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高档案的利用率。

5）重视顶层设计。顶层设计即是在档案信息化建设的过程中，需要建立专门档案信息管理部门，实现各个部门信息的协调，避免出现部门之间各自为政的情况。将信息的收集与管理全权交由该部门负责，实现统一规划、统一管理的目的。在涉及各部门专属信息的管理时，则交由相关部门负责，以保证档案管理的安全性。

6）加深对档案数据的挖掘程度。通过对档案数据的分析，可以清晰发现以往事业单位决策执行的效果，及时将目前的档案管理数据进行统计，通过对档案数据的分析，为事业单位未来战略目标的制定提供依据，充分发挥数据的统计作用。并且重视事业信息的安全性，加大对档案管理权限的控制，对重要的信息进行加密处理，保障事业单位档案信息的安全。

4 结束语

事业单位档案的信息化建设是将从传统的管理方式转变为现代化管理方式的重要手段。在事业单位档案的开发与利用过程中，单位要利用先进的技术手段。如：计算机技术、网络技术等，提高档案管理的现代化。在对事业档案进行开发与利用的过程中，要根据市场发展的要求为事业的决策提供科学依据，保障事业的核心竞争能力，为事业单位的市场竞争提供优势。

参考文献

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