电力系统数字化档案管理的分析与探讨

成丰

摘 要：随着当前我国整体实力提升，科技不断进步，电力事业的各项工作也得到了推广应用，电力系统的档案管理工作也更加精益求精，管理成效也愈发明显。这是因为越来越多的管理者意识到加强档案管理的重要性，档案管理技术手段也愈发高明，很多电力企业已经开始减少传统的纸质档案，逐渐以数字化档案为主。这种新型的档案模式更能适应现今信息时代变迁，使得电力系统档案资料更为准确，保存更加完好，档案管理水平也得到了提高，对电力企业的发展有重要的促进作用。本文将首先分析电力系统数字化档案管理的重要性及特点，并提出几点有助于改善其管理效率的建议措施。

关键词：电力系统;数字化;档案管理;分析与探讨

电力系统档案记录了各设备运行参数，各资源投入使用情况，体现了企业生产活动经营状态，是所有电力工作人员的劳动成果反映;是电力行业管理工作的基础。它见证了企业的历史变迁，对企业的成长发展具有指导和借鉴作用。可保证企业的安全生产，对于电力企业站稳市场脚步有很大的支持作用。电子系统数字档案化就是在科学技术的支持下，把各种工程数据、资料、文字、图片、音频等信息转化为电子版档案，提高数据存储、处理效率，建立资源共享平台，为电力企业的发展建设提供全面的信息支持力量。

1 电力系统数字化档案管理的重要性

1.1 方便电力企业保存系统档案

原有的档案管理信息存档方式基本以纸质为主，需要大面积库房进行保存。并且经历时代洗礼，很多纸质资料容易缺失或损坏，使得电力企业档案保存不完善。而数字化档案管理模式主要依赖于计算机和硬盘储存装置，可以储存海量数据信息，即使再久远的资料也能完整保存下来，并且可以进行备份，不易丢失。除此之外，还可以进行数据加密处理，保证机密文件的安全性，极大地提高了档案储存管理效率，推进了电力系统档案数字化进程。

1.2 提高电力系统档案利用率

因为数字档案不易遭到气候或人为翻阅破坏，很多珍贵档案的查阅价值得以保存，也使得企业文化，企业生存经验得以长久流传。而且数字化档案管理减少了人工投入，避免了人工操作误差，使管理工作变得高效、便捷，并且基于数字化建立的档案分类更加清楚，数据库信息丰富，从而方便了员工查找资料，提高了工作效率。同时也极大地方便内部资源共享，使电力企业能及时快速地了解行业动态发展，加强各电力企业间的交流合作，实现企业共赢局面。

2 电力系统数字化档案的特点

2.1 专业覆盖面广

电力系统数字化档案内容不仅仅是单纯的电力运行资料，与其相关的所有生产活动、乃至其相关行业工程建设都有涉猎。从前期的项目选址建设、相关资料审批留档到电力行业、通信行业，建筑工程、消防工程，物资采购、人员招聘等各方面的有关资料，都进行了分项分类管理，使整个数字化档案具有连续性和专业性，反映了电力企业的生产活动概况。

2.2 利用价值高

电力系统数字化档案详细记录了实际电力生产活动中的各种情况，既有好的反映，也有坏的记录，其工程质量报告、成本预算方案、事故原因分析、各纠纷琐事处理方式。对于电力企业在后续发展中有很好的警示和参考借鉴意义，对于企业活动开展有很好的正面价值。

2.3 存储期限灵活

很多电力设施、电力设备运行年限可达50至以上年限，在这个过程中，设备运行、检查、维修、保养的数据会不断增加，相关档案资料会越来越多，成为了电力生产设备设施的工作履历。一般没有刻意要求，这些数据可以一直保存，但有时出于资料更迭淘汰考虑，在经过一段时间存储后，其资料价值消失便可根据实际需要进行删除，这种灵活存储方式既可以保证资料的延续性，又可剔除无用信息的干扰，极大地方便了档案管理工作。

3 提高电力系统数字化档案管理效率的措施

3.1 提高数字化档案管理人员素质

数字化档案虽然减少了人员投入，但也不可完全忽视专业性人才在其管理中的重要作用，它需要信息技术科技人才对其系统进行维护及开发升级，这项工作专业性强，科技水平含量高。同时还要求档案管理人员能结合当前企业发展形态和市场变化进行高效管理，这就要求档案管理人员必须具备全面的综合素质。

3.2 健全管理制度，落实责任制度

首先各单位、各部门应分配专人负责档案资料的整理、归纳、输入和存储工作，档案资料应做到分类清楚，查找方便，最后才录入电力企业整体档案系统。其次对于档案时间、档案类别、负责人员要做好记录，建立清楚分明的数据库，监督资料分享查阅情況，方便日后进行责任追查。最后要对重要档案进行备份和加密处理，定期维护档案运行系统，以免管理系统故障或者操作失误丢失档案。

3.3 提高系统安全性，加强档案保密工作

数字化档案管理是基于互联网和计算机技术而建立的，在这样的大数据背景下，其系统安全性，档案保密性也面临着挑战。首先要保证系统运行网络的安全性，禁止公共网络和其他不安全网络的连接，升级系统防火墙，安装杀毒软件，提高系统防护等级，阻止黑客入侵。其次在系统中安装自动检测和监控程序，记录档案被查阅和下载使用情况，对于网络攻击行为立即报警提示并作出应急处理。最后对进入机密档案室的人员进行级别限制，安排安保人员陪同，并不允许携带手机、相机等可记录、扫描的设备，避免资料外泄或更改，加强物理环境和硬件环境安全性。

3.4 科学利用网络计算机技术

首先要加快信息收集速度，利用先进的扫描、音频收录设备快速转化资料为数字化档案。其次可建立一个公司内部运行网络，允许员工在公司任何地点和时间进行档案调阅、查询，实现安全化、远程化的资源共享。最后要根据企业发展需要，升级管理系统，按照电力系统工作岗位特点编程管理系统功能，使档案搜索查询方式多元化，以实现不同部门员工的实际需要，最大限度地利用档案资料。

4 结语

综上所述，信息技术的发展给电力系统档案管理工作提供了新的机遇，使电力企业文化，工程信息资料得以完整保存，极大地提高了档案管理效率。但是我们也应该意识到，机遇和挑战从来都是并存的，电力工作人员首先要意识到实现规范的数字化档案管理的重要性，正视其推广应用中所面临的各种问题，结合企业实际电力工程概况，制定合理的管理制度，科学规范执行，积极有效地解决各种难题，切实加强档案管理，加快电力系统数字化档案管理的发展进程。

参考文献

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