浅谈信息化时代高校干部人事档案管理工作

王君

摘 要：在高校的档案管理工作当中，针对干部人事档案的管理，是非常重要的一个组成部分，其对于高校的干部管理具有直接的影响，如干部的岗位调整、人才培养等。甚至间接关系着高校自身以及高校教育事业的发展，为此我们必须要对高校干部人事档案的管理予以高度的关注和重视，尤其是在信息化时代下，我们必须要将信息化技术科学、合理的应用到高校干部人事干部档案管理中来，发挥出资讯化技术的作用、优势，以提高档案管理成效，更好的为高校其他各项工作开展提供服务。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了信息化技术在高校干部人事档案管理中的作用、优势，然后主要就如何做好信息化时代下的高校干部人事档案管理，提出了部分探讨性建议，以期能为相关工作的实践提供参考。

关键词：高校;干部人事档案管理;信息化

在当前的信息化时代下，如何应用信息化技术提高干部人事档案管理工作成效，是高校所面临的一个关键课题，我们必须积极加强相关的研究、探讨与实践，一方面要深入、全面认识到信息化技术在高校干部人事档案管理中的作用、優势，另一方面更要科学、合理的将信息化技术切实应用于干部人事档案管理。

1 信息化技术在高校干部人事档案管理中的作用、优势

高校干部人事档案管理的主要作用，不仅仅是记录高校干部人事的建设和变化情况，其更重要的是能够为高校干部的岗位调整提供依据，实现对高校干部人才资源的优化配置，同时客观、准确的反映出高校干部的素质、能力情况，为高校干部人才的培养、提升，给出参考和指导，保证高校发展对干部人才的需求，时时得到保障，进而促进高校自身以及高校教育事业的发展。不过随着高校规模的扩大，高校干部数量和人事档案信息量的增大，高校干部人事档案开始面临着越来越大的压力，出现了管理效率低下，档案信息不规范、不全面、不清楚，以及存储、调阅困难等难题，阻碍了高校干部人事档案管理的利用和价值发挥，而档案通过对信息化技术的应用，则可以有效解决上述难题[1]。

一方面，信息化技术具有非常强的信息共享和传输能力，这可以为高校干部人事档案信息的收集、整理，提供非常便捷的途径，保证相关信息的及时、有效回收。另一方面是信息化技术具有非常强的自动检查能力，可以检查档案信息的规范性、全面性，保证档案信息的录入符合工作要求。再者是信息化技术在数据存储、检索、调阅方面，均具有非常强的优势，其不需要巨大的档案存储空间，能够非常快速的检索、调阅所需的档案，并通过共享和及时传输，使档案得到更高效率的利用。最后，信息化技术还具有非常强的信息处理能力，尤其是在人工智能、大数据技术的支撑下，我们还可以更加深入、全面的分析出有价值的档案信息，为干部管理提供更加丰富、准确的依据和参考。由此可见，信息化技术在高校干部人事档案管理中的作用、优势是非常突出的，值得我们加强研究、探讨与应用实践。

2 信息化时代下高校干部人事档案管理策略

2.1 打造信息化的高校干部人事档案管理平台

信息化时代下的高校干部人事档案管理工作开展，需要全新的工作环境、条件支撑，高校方面应当基于信息化技术的应用，打造全新的信息化干部人事档案管理平台。例如，首先是需要根据档案管理工作需求，配置专门的办公室、计算机、扫描器、专用数据库、专用网络。在高校整体人事档案管理平台下，设计专门的干部人事档案管理工作界面，注重干部人事档案管理与普通人事档案管理的需求、功能差异，不仅要具有易于操作的录入、鉴定、整理、编撰、统计以及保管功能，同时还要具有智能化的干部人事档案研究、分析功能，能够从定量、定性两个方向，对干部给出基本的评价[2]。

2.2 注重与人力资源管理部门的横向合作

通过对信息化技术的应用，还应当着重加强高校干部人事档案管理与人力资源管理部门的横向合作，这是我们需要特别注意的一点。其一是因为干部人事档案的信息主要来源于人力资源管理部门，其二是干部人事档案的利用主要作用于人力资源管理部门。为此，我们应当基于信息化技术，建立起干部人事档案管理平台与人力资源管理办公平台之间的数据信息通道，便于干部人事档案信息的收集，一旦人力资源管理方面的信息有所变动和更新，便及时的将相关信息传输到档案管理平台，防止信息遗漏。档案管理平台这方面，将信息编撰、分析好之后，随时准备为人力资源管理提供使用。

2.3 健全干部人事档案管理制度

高校应当明确干部人事档案管理的内容，如干部履历表、工作鉴定、学习鉴定、年度考核表、毕业成绩表、职称评定审批表、已发表论文和科研成果材料、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表以及有价值的学习总结体会等，都必须要囊括在内，尽量的详细、详实。同时还要以国家《档案法》以及其他的相关政策为基础，结合自身的实际工作情况，对干部人事档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，给出详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要进行相应的工作标准、要求说明，为干部人事档案管理工作的实践提供指导。最后，还应当建立明确的干部人事档案管理工作责权体系，将相关的工作职责、责任、权利等，细化到各个档案管理工作岗位，并制定相应的工作标准、考核指标，保证高校干部人事档案管理工作得以规范、有序和高效的推进[3]。

2.4 加强对人工智能和大数据技术的应用

当前，人工智能与大数据技术已经日趋的成熟，并且已经被应用于了多个社会行业、领域中，发挥出了突出的作用。在如今的高校干部人事档案管理工作中，我们也应当积极尝试对人工智能和大数据技术的应用，例如可以通过该项技术，将学校的发展战略规划、干部人事档案信息整合起来进行全面、深入的分析，评价当前学校的干部人力资源现状，有哪些优势、哪些不足，应当如何进行干部人才的引进、培养和调整等等，为学校人力资源管理工作的开展和干部人才资源的配置优化，提供科学的参考依据，真正体现出干部人事档案管理工作的现实价值。

3 结语

除了上面所提到的几点之外，信息化时代下的高校干部人事档案管理工作开展，还应当做好信息安全方面的建设工作，引入先进的信息安全技术，加强对工作人员的信息安全意识、信息安全技能培养。确保干部人事档案信息化管理的安全性，防止信息丢失、损坏或是被恶意的攻击、窃取。

参考文献

[1]姚帅.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].中外企业家，2019（25）：108-109.

[2]陈婧曙.高校干部人事档案管理中存在的问题及对策——以干部人事档案审核为视角[J].兰台内外，2019（12）：17-18.

[3]孙智慧.高校干部人事档案信息化建设主动服务功能的实现与局限[J].智库时代，2018（32）：67-68.