浅谈电力企业档案信息资源的开发与利用

郑力立

摘 要：档案是企业重要的财富，档案信息利用如今受到了越来越多的关注。加强电力企业档案的开发与利用，能够为电力企业科学决策与生产经营等提供更为全面、准确与及时的信息服务。本文首先分析了电力企业档案开发利用重要性，结合对电力企业档案开发利用现状审视，最后提出了几点完善电力企业档案开发利用的对策。

关键词：电力企业;档案管理;开发;利用

随着社会不断的进步、管理不断的创新，电力企业需要不断强化档案管理创新，建立与新时代相適应的档案管理体制机制，推动传统档案管理模式转型，提高档案管理科学化、信息化水平以及档案管理人员的自身素质能力，充分发挥档案管理的作用和效能，满足企业快速发展的需要。

1 充分开发利用电力企业档案的重要意义

档案管理作为企业各项生产经营、过程管理中产生的基础资料和凭证，是电力企业加强自身管理不可缺少的内容，具有很重要的现实意义和现实价值。一般来讲，电力企业档案管理涉及企业的多个方面，涉及面广、项目繁多、信息量超大。档案作为各项工作的现实写照，蕴含着重要的资源和信息量。档案管理是确保电力企业长期平稳健康发展现实需要，充分开发利用档案有利于推动电力企业工作质量和效率提升。而当前的真实情况是电力企业档案开发利用存在不能忽视的问题，作为电力企业管理者和管理部门，必须高度重视，拓宽思路，转变思维，充分挖掘档案的价值和内涵，不断构建科学有效的方式方法，坚持问题导向，完善管理漏项，为电力企业的不断壮大给予坚实的资源保证。

1.1 电力企业档案工作的发展趋势

1.1.1 文件档案一体化

文件的整个运动过程可划分为4个阶段，即文件制作阶段，文件现实使用阶段、文件暂时保存阶段和文件永久保存阶段，文件按照这4个阶段作线性运动。我国档案管理通过归档口设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，而文件与档案并未采取统一的标准和方法进行管理，这样使文件运动的不同阶段相对独立，造成文档分离，不利于文档的有效利用。目前国际上主流的基本做法是将各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，即实现文档一体化 。

1.1.2 档案信息电子化

随着各行各业信息化程度的深人，特别是办公自动化的普及，档案的生成方式发生了很大变化。如文件的起草 、签发 、催办 、归档等过程都已纳入了计算机管理，各种文字 、 图片、影像等都以数字化的形式存在，这样档案的前身主要呈电子媒介形态，因此档案也 自然以电子媒介形式存在，可以利用计算机对档案文献进行收集 、筛选和不同层次的加工，直至供人们利用。

1.1.3 档案利用多层次化

档案利用服务是档案工作的一种动力机制。随着档案管理的全程化、规范化、集约化和现代化水平不断提升，档案利用呈现多层次化趋势。一则可提供利用的档案数量越来越多;二则利用群体不断扩大。从公物利用、学术利用到个人利用，每个员工的工作和生活都 离不开档案。档案的利用价值也从单纯的参考、凭证等方面向教育和宣传等功能延伸。

1.1.4 档案服务多元化

随着档案服务利用方式的扩展，除了提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案展览已经成为一种颇具特色的服务利用方式，网上档案馆也越来越成为提供档案服务利用的重要 途径。

2 电力企业档案信息资源的开发利用策略

2.1 创新档案服务模式

对于档案管理人员，从前只是将有利用价值的档案资料存放在档案室即可，只起到一个保管的作用，相对档案的利用少之又少。供电分公司加快行政管理体制的改革，将档案管理职能重心从保管转变到服务，从存放转变到开发利用。利用档案数字化技术成果有针对性地拓展有价值的档案接收和征集范围，优化档案种类、数量，将门类齐全、内容丰富的档案资料全部收集，并将其转化为信息产品，服务于企业生产经营各项工作。公司拟结合工作重点，通过企业内网或工作简报等形式，公开档案目录和档案文件，提供给员工查阅，员工在工作、学习过程中通过网络及时准确地获得工作需要的更多信息。此外，公司档案部门也可联系业务部门，将频繁利用的档案编制成册，以便于企业职工利用。

2.2 依法治档

把档案在企业基础管理的层次上提高到依法管理的高度。公司应当重视档案工作法律、法规的宣传力度，多次利用国际档案日、法制宣传日等各种活动创造良好的档案法治根基及氛围，把学习《档案法》列入企业工作议事日程。加强工作人员对《档案法》及相关规定的培训和学习。采取走出去请进来的方法，组织专职档案员参加上级举办的档案业务培训班，保证专职档案员的档案业务培训率达100%。对兼职档案员，聘请当地档案局业务专家举办培训班，讲解《档案法》及档案管理业务知识。此外，公司在组织培训、业务指导的基础上，还对收发、分送、传递、归档、利用等各个环节建立监督工作机制，从档案负责人到专兼职档案员实行岗位责任制，并按其职责和工作标准进行考核管理，要求员工在工作中做到流程严密、程序规范、服务到位，坚决维护档案的完整与安全。

2.3 建立档案信息数字化系统

统一使用协同办公系统，在档案管理模块中对所保管的档案资料的种类、数量、存放位置以及档案资料的具体内容等进行信息系统化管理。将传统的纸质文件及时形成电子文件上传到档案管理模块中，第一时间进行分类归档，保证信息数据的全面性、准确性。

2.4 合理开发档案信息

合理开发档案信息资源，对电力企业生产经营活动能够起到很大的推动作用。公司建立了档案开发利用领导机制，负责协调、研究、指导、规划和监督整个档案信息资源的开发利用过程，并由各级档案管理者负责定期汇报其信息需求情况，并对利用工作提出合理化、建设性意见并形成反馈，这样不仅可以弄清楚各级单位需要哪些信息，而且可以根据自己有哪些资源，有针对性地开发。从而进一步提高档案信息资源开发利用的科学化、合理化、制度化 。

2.5 正确处理保密与开发利用的关系

利用档案能够为企业创造更大的经济效益和社会效益，但有些档案信息在一定时期内是处于保密期的，在开发利用的过程中就要正确处理好保密与利用之间的关系。公司建立了档案数字化系统、网站安全运行、数据库管理档案借阅制度等，根据严格的审批手续，使档案利用工作有章可循、有据可查。在对外在项目实施期间，要求相关人员履行相应的保密职责，签订保密协议，保证档案原件安全、信息保密。

3 结束语

加强电力企业档案管理的开发利用，是电力企业提升管理工作的现实需要，也是充分挖掘档案价值的有效途径。电力企业档案管理工作者，必须清晰站位，开拓视野，用心谋事，推动档案工作不断上升水平。

参考文献

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