浅谈如何建立和完善档案检索体系

蔡宏炳

摘 要：现今，档案文件数量越来越多，人们想要通过网络终端迅速寻找到档案文件也是一件比较困难的事情。因此，加强建立完善的档案检索体系是非常有必要的，其不仅能够有效提高档案管理工作效率，还可以帮助使用者及时搜索到相关档案，充分保障了档案资源的有效利用。对此，具体对如何建立和完善档案检索体系进行了研究论述，并提出建议措施。

关键词：档案检索体系;检索工具;检索对象

目前，我国档案事业取得了跨越式的发展，人们也逐渐开始认知到档案管理工作的重要性，甚至部分企业还加强了对档案管理的信息化建设，进一步对档案检索体系进行完善，以此来满足使用者对档案多方面的需求，不仅大大提高了档案管理工作水平，还有效推动了我国档案业的长远发展。因此，本文重点对如何建立和完善档案检索体系进行了探讨分析。

1 什么是档案检索

实际上，所谓的档案检索主要是指通过使用相关的档案检索工具，对需要的档案文件进行查找。这样一来，使用者可以更加全面了解到档案的档案号、时间、准确提名等相关信息内容，并以此为根据，确认自己是否应调动档案。而档案检索任务则是为了让使用者更加准确、快速的寻找大档案实体。

2 检索体系中检索工具在档案管理中的作用

1）档案检索的管理作用。档案检索工具记录了档案的主要内容和形式，集中、浓缩地揭示了馆（室）藏情况，档案工作人员可以通过检索工具来了解馆藏档案的内容、形式、数量，为档案管理工作提供一定的依据。尤其是馆（室）藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段

2）档案检索的桥梁作用。随着时间的长久推移，档案数量将会变得越来越庞大，再加之内容复杂、涉及的层面范围越来越广泛，势必会给档案管理工作带来巨大的困难。而对于档案使用者来说，如果不采用相关有效的技术手段，很难在短时内查找到自己所需的档案资源。因此，档案检索体系的重要性日益凸顯，并与使用者之间构架了一座桥梁，使用者通过利用检索工具输入准确的查找信息，从而迅速准确的查询到档案存址，最后进行调取使用。

3 进行档案检索的必要条件

1）要有用于检索的档案检索工具。通常情况下，档案检索工具形成是经过档案信息的选择与压缩过程，使用者可以通过利用档案检索工具进行查找，同时还可以具体掌握到档案馆馆藏室的特点，根据检索工具所提供的相关线索信息，调阅到自己需要的档案文件。

2）有明确的检索对象。在实际的检索过程中，检索对象是非常关键的一个因素，同时也是确保检索工作顺利开展的基础条件。特别是当档案使用者委托档案管理人员进行检索时，应该将档案详细的信息内容告知给档案工作人员，促使档案检索工作的正常进行。

4 档案检索工具

实质上是一种查找、调阅、保存为一体的档案信息，更是对档案资源合理开发与利用的关键工具。以下本文具体对档案检索工具的职能与特点进行简要的介绍与描述。

1）档案检索工具的基本职能。一般档案检索工具主要存在两个方面的职能作用，一方面是检索职能，另一方面则是存贮职能。其实，所谓的存贮过程就是档案检索工具的编制过程，其能够将原本分散的档案信息统一集中在一起，形成系列化的排列方式。而检索则是通过利用相关的检索方法，在存贮过程中留下的线索里查找到档案存储的地址标示，以便使用者调取出自己所需的档案。在实际的应用过程中，检索和贮存之间是相互影响、相互制约的关系，二者缺一不可。

2）按照不同的划分标准。由于检索工具具备了多样的种类形式，其在编制方法划分方面也存在着较大的差异。如果是按照检索手段进行划分时，可以具体分为机检工具和手检工具两种。若是根据检索对象进行划分，则是分为开放性和公务性的检索工具。另外，按照检索功能可以将其划分为报道性和查找性。由此我们可以看出，在对检索工具进行编制时，需要按照不同标准要求进行相对应的划分。

5 档案检索体系的建设

档案检索体系主要是根据不同角度来对馆藏室的内同、特点进行揭示，其根本目的就是为了满足使用者对档案的检索需求，其自身具备了独特的使用功能，又可以和其他检索工具共同协议使用，而通过加强建立合理完善的档案检索体系有利于提高档案服务质量以及档案资源利用率。

1）检索体系的必备条件。一般来说，建设完善的档案检索体系的必备条件是必须由两种，或是两种以上的检索工具共同组成。并且，每一种检索工具有着自己明确的分工范围，这样使用者就可以通过不同的角度而进一步了解馆、室藏档案的外形特征，能够掌握到更多有价值的查找线索，从而大大提高了检索效率。

2）建立档案体系的要求。档案检索体系必须是一个有效的系统，同时要使手检与机检衔接起来。所以，要掌握好建立档案检索体系的条件性、实用性和专一性要求。首先，建立档案检索体系，必须依据一定的条件，一切从实际出发。档案馆、室应经类型、规模、任务、收藏档案的特点、利用对象和利用需要为依据，以人力、物力为条件，建立适合本馆、实用的检索体系。一般来说，规模较大、馆藏丰富、门类繁多的档案馆、室，检索工具也相应较多，而规模小、档案数量少的档案馆、室，检索工具也相应较少。其次，建立档案检索体系，必须以效率为先，讲求方便实用。档案检索体系应是一个多种形式、多种层次、多种结构、相互间既有明确分工又有紧密联系的有机整体，必须注重实用性。同时，还要注意手检与机检的衔接，在著录时，应按照《档案著录规则》的规定进行。

6 结语

加强建立完善的档案检索体系是非常至关重要的，不仅能够充分满足于使用者对档案多方面的需求，同时还可以从多个角度清晰反映出馆、藏室的内容、特征，有利于推动我国档案事业的可持续发展。

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