做好财务档案管理的几点思考

周海燕

摘 要：新时期应严格把握财务档案的真实性、完整性、规范性和真实性，提升财务档案管理水平，更好地为单位可持续发展提供可靠保障。本文在分析了财务档案管理主要内容、现实意义的基础上，针对当前财务档案管理面临的现实问题，有针对性地提出了解决对策，对做好新时期单位财务档案管理具有积极的现实意义。

关键词：财务档案;财务管理;规范化

事业单位承担着公共服务职能，其财务活动呈现出多元化特点，随着财务活动交流频繁，每年都会产生大量会计档案信息，作为记载着单位重要经济信息的财务档案，对单位的发展和规划发挥着重要参考作用。尤其是在会计电算化、计算机信息技术的应用，使财务档案管理模式、管理方法和管理要求都产生了显著变化。因此，新时期应严格把握财务档案的真实性、完整性、规范性和真实性，提升财务档案管理水平，从而更好地满足单位的可持续发展。

1 财务档案管理主要内容

住房保障财务档案管理的内容包括直管公房和保障房、物业维修资金财务管理，以及单位在日常财务活动过程中形成的具有保存价值的历史记录。具体来说，主要包括：1）会计汇总凭证等单位资金使用过程中产生的各种凭证;2）年度财务报表;3）含有固定资产内容的会计账目等;4）电子财务会计档案记录等;5）年度银行存款对账单及会计档案等;6）财务中相关数据的维护记录本等;7）财务电子档案数据升级中的相关数据存档及备份;8）审核后的会计档案;9）与单位相关的财务管理相关的各种数据及资料。可见，单位財务档案管理就是对这些财务档案管理资料内容及相关的财务设备进行收集、整理、保管、维护、查询和利用等各项活动。

2 财务档案管理现实意义

单位财务档案管理作为单位经济活动的重要组成部分，也是单位日常管理的重要内容，做好新时期单位财务档案管理具有积极的现实意义：1）掌握经济状况。通过单位财务档案中的数据信息分析，强化对单位内部经济情况的掌握。2）利于纠纷解决。财务档案中包含了物业管理部门与业主单位，及其他企事业、个体间的经济往来记录，合作双方一旦发生纠纷时可作为凭证，利于纠纷解决。3）优化资金配比。单位报表、账目等所承载着的信息具有较强的科学性、准确性，在单位后期资金的投向或使用等提供参考，有利于单位资金的投入配比，提高单位的资金利用效率。4）实现可持续发展。财务档案反映了单位在发展过程中的经济活动状况，以及未来一段时期的发展趋势，通过财务档案中的数据信息分析，制定单位未来的发展策略，适应经济社会发展的现实需要。

3 财务档案管理现状分析

1）管理意识淡薄。财务档案管理是单位日常运行的重要组成部分，也是一项基础性工作。但在现实中，重业务轻档案管理的现象较为突出，受到人员编制、岗位设置、管理理念等因素的影响，单位财务档案管理的重要性认识不足，相关部门人员给予财务档案管理工作的支持力度不够，存在一定排斥心理。

2）制度不够完善。目前，单位财务档案管理主要依托《档案法》《保密法》《会计法》《会计档案管理办法》等相关规定，一些具体的财务档案管理实施细则缺失，缺乏统一的财务档案管理标准化，导致财务档案管理立卷、分类、归档、保管、销毁等不够规范，阻碍了单位财务档案规范化管理目标的实现。

3）专业力量薄弱。目前，单位财务档案管理主要由从事财务工作的人员兼任，拥有丰富的财务工作经验，但档案专业知识普遍不足，不能严格按照档案实施分类进行整理，影响了财务档案管理的质量和效果。此外，单位财务档案管理岗位设置存在一定问题，多与财务岗位合署办公，未建立专门的财务档案管理岗位及相应的制度规范，导致从事财务档案人员的要求较低，使得年龄结构、知识储备难以满足新时期单位财务档案管理的现实需要。

4）技术应用落后。随着信息技术的应用和普及，会计电算化、档案数字化、信息化得到了普及，但由于财务档案管理受重视程度不够，相应的软硬件条件配备不足，未及时更新或升级相应的财务管理软件，导致财务档案管理安全性得不到有效保障，制约了单位财务档案管理的信息化进程。

4 财务档案管理对策建议

财务档案作为单位财务工作的重要组成部分，在单位发展过程中发挥着重要作用，但也存在着这样或那样的问题，需要结合当前财务档案管理存在的不足或薄弱环节，有针对性地加强财务档案管理工作。

1）思想上，强化财务档案管理重要性认识。无论是单位领导，还是普通职工，都应在思想上高度重视财务档案管理工作。一方面，加强财务档案管理工作重要性、必要性的宣传、引导，在单位内部营造人人重视、支持财务档案管理工作的浓厚氛围。如，每年组织一次财务档案管理方面的学术研讨或者其他学习活动，就如何做好新时期单位财务档案工作进行广泛而深入的分析讨论，形成思想共识。另一方面，要给予财务档案管理支持，在党组会、办公会等，将财务档案管理与其他财务业务同部署、同落实、同考核，在单位内部建立信息资源共享机制，在单位内部营造出高度重视财务档案管理的浓厚氛围。

2）机制上，完善财务档案管理制度性规定。完善的财务档案管理体制机制是提升财务档案管理效率、增强财务档案管理规范化的重要保障。当前，要理顺单位财务档案管理体制机制，首先，要成立财务档案管理领导小组。由分管财务的单位领导担任组长，各部门负责人为成员，领导小组下设办公室于财务部门;其次，要建立健全财务档案管理岗位职责。针对不同人员及岗位，确立相应的管理职责内容，明确责任。再次，要建立健全财务档案奖惩机制。要做到赏罚分明，建立鲜明的价值导向，对于严格执行财务档案管理规章制度，作出突出贡献的要及时给予相应的物质或精神奖励，反之，对违反财务档案管理规定的，应作出相应的惩处，确保以严格的规章制度管事管人管权。

3）专业上，强化财务档案管理专业化素能。一方面，要在现有人员编制基础上，适当给予财务档案工作岗位以倾斜，增加岗位人员数量，以满足日益增长的财务档案管理的现实需要;另一方面，要加强在岗人员财务档案管理专业素能培训。既可以通过邀请财务档案管理领域的专家来单位讲座，或者组织财务档案管理业务知识竞赛，以赛代训等方式，不断提升财务档案管理人员的专业素能。还可以选派单位从事财务档案管理岗位人员赴先进地区学习、取经，开拓视野。此外，还应加强档案学、会计学、计算机信息技术等学科的理论知识的培训，切实提升单位财务档案从业者的综合业务素能。

4）管理上，提升财务档案管理信息化水平。会计电算化、档案信息化、数字化是财务档案管理的发展趋势，大力提升财务档案管理信息化水平也是单位财务档案管理适应新时期财务管理工作的现实需要。为此，一方面，要积极改善单位财务档案管理信息化所需的外在条件，购买正版财务管理应用软件，添置计算机、扫描仪等，夯实财务档案信息化管理的软硬件基础。另一方面，要注重信息化管理系统的应用，对已有贯彻财务档案进行数字化，做好新收录档案的信息化工作，建立档案管理数据库，并做好财务档案信息安全，通过访问控制、身份识别、存取控制、密钥等等技术，筑牢财务档案管理安全“堤坝”。

参考文献

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