谈项目监理日志的部署建议

张 健

(太原理工大成工程有限公司,山西 太原 030024)

项目《监理日志》是项目监理机构进行监理工作最直接的“产品”，是GB/T 50328—2014建设工程文件归档规范规定的监理单位必须归档保存的文件。项目监理日志记录内容不仅能够全面反映项目监理机构日常监理工作，而且还可以辐射其他监理资料的搜集整理情况，反映出监理单位的管理水平。因此监理单位不仅应要求项目部记好监理日志，而且还应该管好监理日志，使监理日志发挥其应有的积极作用，成为体现监理工作成效的合格“产品”，下面主要针对项目《监理日志》管理浅谈具体部署建议。

1 线性管理,准确定位

目前公司监理业务的开展主要按照公司一项目管理公司—项目监理部组成的线性职能形式进行管理，在这种管理模式下就要求各级管理机构对自己的工作职能准确定位，明确自己的本职工作，明白自己“做什么，怎么做”的问题。首先公司作为监理工作的决策层确定工作方向及工作标准，对项目管理公司提出管理要求并确定管理目标，并对项目管理公司实施监督考核，督促项目管理公司按照公司要求开展管理工作，其次项目管理公司作为监理工作的管理层依据公司制定的工作方向和工作标准结合自身特点有针对性的制定相应的管理办法，并要求所辖项目监理部落实执行；再次项目监理部作为监理工作的执行层应明确各位监理人员的岗位工作职责，依据监理合同约定工作内容开展具体监理工作，在工作中贯彻落实项目管理公司制定的各项管理办法。

针对项目《监理日志》的管理工作，项目监理部工作重点在于“记”，就是做好监理日志的记录工作；项目管理公司工作重点在于“管”；就是做好监理日志的管理工作；公司工作重点在于“查”；就是做好监理日志的抽查监督工作。这就出现“记什么，管什么，查什么”的问题，对于“记什么”的问题主要就是项目监理部按照公司制定的关于日志记录的统一标准进行记录；“管什么”的问题主要就是项目管理公司按照公司制定的统一标准结合自身管理办法对项目监理部日志记录情况进行管理；“查什么”的问题主要就是公司主管部门通过全面检查或抽查项目监理部日志记录情况来检查项目管理公司对监理日志的管理工作情况。只有对公司各级管理部门就监理日志管理工作进行准确定位，并通过会议、培训或沟通的方式让相关人员认识到自己的工作职责，从思想上达到统一，才能做好监理日志管理工作的第一步。

2 明确岗位,责任到人

根据2015年项目管理台账分析统计，2015年1月～12月公司在建项目总数最多时130个，最少时为105个，在建项目每月平均数量约为118个，如果公司日志主管部门明确岗位、责任到人，每人如果负责部分在建项目进行专职管理，通过各种手段对自己负责在建项目进行全面了解，掌握在建项目动态，了解在建项目信息，及时掌握项目监理日志记录情况，就能够根据所负责在建项目的动态变化来随时调整项目监理日志的关注重点，主要分为以下几种情况：

1)“在建”项目监理日志关注重点为风险管理，按照公司日志相关标准记录即可。

2)“在建”项目动态变化为“完工”项目，则项目监理日志的关注重点则为资料归档情况，在完工资料归档时由负责人对项目监理日志有效性和规范性进行审查把关，发现问题及时补充完善。

3)“在建”项目动态变化为“缓建”项目，项目监理日志的关注重点则为停工、复工情况的记录，如果经过一定时间该项目再无复工可能，其监理资料应进行分段归档，在归档时由负责人对监理日志审查把关。

4)“在建”项目动态变化为“退场”项目，项目监理日志关注重点则为退场协议签订情况，项目监理日志中应明确记录退场时间、退场原因以及退场协议签订情况，并要求退场项目现有资料进行归档保存，在归档时由负责人对监理日志审核把关。

3 全面监控,动态管理

在对项目监理日志管理过程中，公司日志主管部门和项目管理公司必须做到对所有在建项目全面监控，项目管理公司必须对所辖项目每日日志记录情况做到心中有数，可以通过各种软件如监理掌中宝、企信、钉钉等软件或微信、QQ等方式对所辖项目进行辅助管理，随时掌握项目日志记录情况，也可通过实地检查等方式进行了解掌握，但不论采取何种方式、不论付出多大成本，目的是要让项目监理日志管理不留死角，全面覆盖；公司日志主管部门通过网络信息化管理手段掌握公司所有在建项目的全面监控。

公司日志主管部门对公司所有在建项目监理日志记录情况进行每日审核评价后，如果发现项目监理日志记录情况出现异常，可以将存在问题及时上报公司领导或以口头通知、书面通知的形式告知项目管理公司进行整改，项目管理公司整改后将验证结果通知公司主管部门，公司主管部门进行复核并确认整改情况，直至问题解决为止。

4 隐患排查,风险预控

公司各级管理部门在对项目监理日志管理过程中如果发现日志记录有异常现象，应将该项目作为重点关注对象，由公司日志主管部门提醒项目管理公司督促项目监理部随时整改，各级管理部门针对各自工作进行风险管理工作事前控制。谈到风险问题，各级管理部门对风险隐患的关注点应有所侧重，项目监理部应侧重于工程自身质量安全风险管理；项目管理公司应侧重于劳动用工风险；公司主管部门应侧重于管理风险，但无论何种风险一旦成为事实，均是牵一发而动全身，最终影响到整个公司，对整个公司声誉、品牌、市场准入及经营管理等将造成难以挽回的损失，因此在隐患排查、风险预控方面各级管理部门应做到以下几点：

1)项目监理部在监理日志记录过程中应随时都有风险意识，想到的应该做到，做到的应该写到，对现场风险隐患随时排查随时解决，将风险隐患消灭于萌芽状态。

2)项目管理公司在安排监理人员上岗前应考虑劳动用人风险，如果将既无现场经验又不能够规范记录项目监理日志的不具备上岗资格的监理人员安排进入现场，将会带来监理工作的潜在风险，所以项目管理公司在管理工程中一旦发现监理人员不够称职，应及时考虑人员更换或将不具备上岗资格的监理人员经过培训或指导的方式提高其执业行为，直至胜任现场监理工作。

3)公司日志主管部门在日志管理过程中应做到全面覆盖且全方位监控，必要时可以采取对项目管理公司指导、对项目监理部帮扶的方式直至公司所有项目监理日志记录规范达标为止，使公司项目监理日志的记录水平进入“新常态”，避免因管理不力给公司带来不必要的风险。

5 总结分析,评比激励

针对项目监理日志的管理，公司各级管理部门应进行阶段性的总结分析，总结各自工作中存在的问题和不足，发现问题随时调整方向并采取纠正措施，使日志管理工作做到进一步改进，同时由公司制定统一的评价标准在全公司范围内对项目监理日志进行评比总结，对监理日志记录达到“优良”的项目监理部进行物质奖励或精神鼓励，对监理日志记录“不合格”的项目监理部进行评比指正，必要时可以采取一定的惩罚措施，并且可以采用各项目监理部之间实地摩擦、现场交流、互动培训等方式互相学习、扬长避短，进一步提高监理日志的记录水平。

监理日志是项目监理机构全面开展监理工作的“缩影”，监理日志的记录可以达到对项目监理工作“窥一斑见全豹”的效果，但监理日志记录水平的提高是一个循序渐进的过程，只要日志管理部门用精心去部署、用诚心去指导、用信心去落实，相信通过公司各级管理部门对项目监理日志的强化管理可以使公司管理水平得到提升，使公司管理工作再上一个新台阶。