探析商务局档案的管理与利用

吴霞英

[摘 要]商务局档案管理工作和部门其他各项工作具有非常密切的关联，是商务局内部非常关键的所在，特别是其管理中的保密性特点与公开性特点的冲突非常值得探讨。近些年来，我国政府部门以档案为中心出台了相关政策，更是使传统的保密档案有了公之于众的必要性，在此背景之下，对商务局档案的管理与利用的探讨，更具有十分突出的现实意义，现基于商务局档案的管理与利用基本认知，分别提出管理和利用的有关建议。

[关键词]商务局档案;档案管理;利用方法

[中图分类号]F273.2 [文献标识码]A

商务局主管本地区的内外贸易、商品流通以及国际经济合作事项，会涉及大量的人员与事物性文件内容，相关工作人员有责任和义务对本部门的文件和工作内容加以归档，并实现档案资料的科学有效管理，且在必要时拿来应用或者公之于众。而在此过程中，工作人员如何把握具体的操作方法则是一个非常值得深思的课题。

1 商务局档案的管理与利用基本认知

在传统观念里，包括商务局在内的政府档案部门具有不对外开放的基本特点，然而在社会经济不断发展的时代大背景之下，出于维护社会稳定和谐、发挥档案最大效能考虑，此类档案内容的查阅权限有放宽的趋势，以商务局为例，在认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》基础之上，各部门能够对档案工作进行多项专题研究，使档案管理工作形成从收集到最终的开发利用一整套思路。此时，如果能够注意到部门档案信息时长的问题，安全保密的需求等，设置更加合理的利用权限，按照实际情况对开放范围进行划分，将更加有益于档案服务作用的发挥。

2 商务局档案的管理对策

针对现今商务局档案管理尤其是安全保密工作过程中所面临的情况，笔者认为应当重点关注管理制度体系的完善问题，并定期做好相关责任人员的教育培训工作等，以此保证档案管理工作水平的全面进步。

2.1 做好组织建设与监管工作

首先，商务局内部需要形成明确的责任制度，尤其要做好重大事项的专门档案安全保密工作，对主要责任追究工作加以强化。其次，要适时形成档案安全保密协会，使具体的档案管理工作人员有加入该协会的机会。第三，要让商务局的档案管理工作常态化，并对具体的工作形式和工作依法进行随时分析，确保工作得到有效监管。最后，商务局内部各部门间需要清晰了解管理工作的重点，特别是对易于发生问题的环节定时定期检查，及时改正与预防安全隐患，并随时做好档案自评工作，形成自上而下的监管督促合力。

2.2 明确区分管理工作理念

在对商务局档案进行管理时，管理者有必要对管理工作理念进行明确区分，也就是做好档案的开放和范围控制工作，通常情况下，可对商务局档案的保密等级进行确认，以方便具体工作人员做好接下来的常规管理工作。此时，要注意理清档案保密期限同档案保管期限二者之间的区别和联系，从而让档案的管理过程满足安全保管、实用保密的要求。

2.3 达到档案管理信息化要求

在商务局档案管理工作过程之中，管理者一定要具备足够的发展战略眼光，既要做好本部门档案管理的常规技术性工作，也要对技术进行不断完善，特别是把随时发展的信息化内容纳入其中，进行管理工作优化的有效落实，以便让商务局的档案管理工作能够更好、更快地发展，从而在真正意义上达到档案信息化管理的程度。

3 商务局档案的利用对策

管理的最终归宿在于利用，如果没有利用，一切的管理工作都将是徒劳的，对于商务局来讲人手少、经验不足是比较常见的现象，甚至存在档案员由档案室办公室主任兼任的情况，此时协调管理和利用二者之间的关系并不容易。笔者认为，为了保证工作的正常开展，需要基于《中华人民共和国档案法》，以及具体的“档案管理条例”，着重做好档案的利用对策探讨工作。

3.1 立法角度的支持

档案部门在商务局中的直接隶属特征明显，像人员编制与经费投入等因素，更因此显现出其特殊性，作为重要的机关部门，其在关键档案信息方面，会对商务局的各项工作产生非常积极的推动作用。在如今的社会经济发展大趋势之下，商务局的工作繁重，相关的档案利用工作也变得复杂起来，因此得到立法角度的支持极有必要，只有这样才能切实满足局内工作要求与时代发展要求。因此，我们认为非常有必要对《中华人民共和国档案法》以及具体的“档案管理条例”进行完善，并出台具体的实施细则，以便让商务局档案中各项操作环节拥有细化与规范的可能性，保证档案的明确性与清晰度，防止表述不明问题的发生。特别是在涉及档案公开情况时，因其属于档案利用的要点所在，更要充分考虑到档案变更、社会发展等多项因素，基于本地区、本部门实际情况，对开放时间进行调整。同时，为了确保档案信息公开性得到彰显，具体的公开制度要及时出台，从而保证档案工作人员能够以管理制度流程为指导，进一步细分相应的档案利用职责。

3.2 制度角度的落实

为了保证商务局档案可以从一般管理过渡到有效利用，首先要做好商务局档案信息规范公开保密审查机制的确立工作，在局内工作日益繁重、档案信息日益增加的情况下，档案利用之前管理者一定要对各个档案类型进行科学区别，但传统的文件保存方式及时长等特点，不足以满足档案利用的日益宽泛化要求，所以在进行商务局档案信息怎样调阅、是否公开、如何公开的研究时，占用档案者需要与具体的档案管理工作人员共同参与，借此保证整体工作效率的稳步提升。除此以外，大数据等现代信息技术手段应当得到重视，据此构建形成新型分类存储、随时调阅的制度。实践证明，正是因为有了多种类型的现代信息技术的广泛运用，商务局档案信息才有在各个管理环节得到普遍应用的可能性，举例来讲，借助数字档案的应用，可以将多种类型的数据信息进行有效存储，像电子图片、音频视频等，同时如實记录拍摄时间、拍摄地点等信息，这样的做法便可以让电子信息采集的便利性优势得到发挥，使商务局的档案数据信息以更快的速度进行传递和转化，保证了信息类型的丰富性与多样性，而在此基础之上的自动化分类和存储，更是可以给后续应用提供便利条件。

3.3 权利义务的区分

最后，商务局档案的利用，应当基于前期的管理准备，做好权利义务的进一步区分，也就是说，商务局需要在关注档案信息的合理利用问题时，以健全且完善的制度作为基本保障，对权利和义务进行划分，从而让档案使用者的合法权益得到保障，进一步突显出档案信息的社会服务功能。以笔者所在的商务局为例，局长为第一责任人，办公室主任负责具体的档案利用责任体系，从而基本确保了全局档案开放利用工作的准确有序开展，而在今年商务局、招商局、财贸办人员、机构调整的复杂情况下，这种权利和义务的明确区分更是极有必要。

4 总结

近些年来，我国政府工作的调整与优化步伐加快，在此过程中，对政府部门的档案信息进行适当公开成为一项重要举措，商务局在这样的背景之下，需要在实践中分别做好本部门档案的管理和利用工作，采取行之有效的应用措施，于管理中完成安全保密任务，于利用中优化公开准确方法，从而真正发挥出本部门档案的服务功能。

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