“双一流”建设背景下高校办公室人员工作问题探析

尹秀珍 刘桂玲

摘    要：习近平总书记强调指出：“一分部署，九分落实”。高校进行“双一流”建设，需要一流的部署，更需要一流的落实。高校办公室人员队伍是管理工作落实的主力，但高校办公室队伍普遍存在价值感低、人员结构欠合理、职业素养缺乏、内动力不足等问题，高校应尝试从赋予岗位新使命、促成队伍专业化、完善考核评价机制等多个维度抓好办公室人员队伍工作，确保在“双一流”建设中取得预期成效。

关键词：“双一流”;高校;管理;办公室

中图分类号：G647          文献标识码：A          文章编号：1002-4107（2019）01-0082-02

2017年1月，教育部、财政部、国家发展改革委印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》，“双一流”建设进入了实战阶段。“双一流”建设涉及高等教育资源的争夺与分配，事关高校发展乃至生死存亡，所以各大高校纷纷加入“双一流”建设大潮中，并陆续推出了“双一流”建设方案。习近平总书记在治国理政中强调“一分部署，九分落实”，并多次强调要狠抓落实。同样，高校“双一流”建设方案也得狠抓落实才能实现。高校办公室人员包括部分机关（处、室）的主任、秘书、科员及二级单位的办公室主任及各归口秘书、干事，他们是高校管理队伍的重要成员，承担着高校几乎所有管理工作的执行与落实，是领导与广大师生间的重要桥梁，是领导的参谋与助手，对高校发展起着至关重要的作用。这就要求在“双一流”建设背景下，办公室人员要主动适应新形势，更新工作理念，探索创新工作方法，认真履行好岗位职责。但目前高校办公室队伍结构及工作状态普遍不容乐观，作者结合工作实际，在参考部分研究的基础上分析了目前高校办公室队伍及工作普遍存在的问题，并提出了一些具体对策与建议。

一、高校管理工作对于发展的重要性

任何一个组织都需要管理，可以说，管理活动是伴随着人群的聚集、组织的出现而产生的，高等学校作为组织的一种，自然也需要管理[1]。玛丽·凯·阿什（Marg.K.A）说：“一家公司的好坏取决于公司的人才，而人才能量释放多少就要取决于绩效管理了。”[2]以此可推，高校能否有好的发展，取决于高校的师资队伍，但师资队伍的能量释放多少取决于高校的管理。斯坦福大学荣誉校长卡斯帕尔认为：大学要成为有效的竞争者，有效的管治结构非常重要[3]。可见，高校管理对于高校发展起着至关重要的作用。

二、高校办公室人员工作在管理中的作用

高校办公室人员工作内容涉及管理工作的方方面面，承担工作内容繁杂，人员总数一般占到高校管理队伍的三分之二左右，是高校管理队伍的重要力量。高校办公室人员工作中直接接触广大师生，并负责与校内外相关人员沟通，是领导与广大师生联系的重要桥梁，起着沟通上下、连接内外、协调左右的作用，更是政策的执行者与落实者，在某种层面上，还是单位形象的代言。由此可见，要提高高校管理效能，必须抓好办公室人员工作。

三、“双一流”建设给办公室人员提出的新挑战

虽然今天的大学管理仍然有赖于领导者的智慧和素养，但更需要经过科学化、专业化考究的为政方略[4]。所以在“双一流”建设背景下，在高校与外界联系更加密切的情况下，高校管理必须全面深化改革，必须制定更合理的内部治理体系，向管理科学化、规范化迈进。办公室人员要做好四个主动才能履行好岗位职责。一是主动适应新形势，转变工作理念，改变工作方式方法，提高工作效率;二是主动学习、领会、吃透学校“双一流”建设相关精神及“双一流”建设方案;三是主动结合工作实际查找自身不足、有针对性地提升相关业务能力和综合素质;四是主动加强相关理论学习，注重在实践中运用理论分析问题解决问题，力争当好领导的参谋，为领导进行科学决策提供必要的信息。

四、高校办公室队伍工作存在的问题

（一）岗位认识不到位，价值感低

办公室人员被看作是领导的助手，仅是按指令处理具体事务，只要思想端正、人品没有问题，人人都可以胜任。这种认识影响了领导对办公室人员岗位的正确认识，同时也影响了部分在岗人员本人对岗位的正确认识，进而影响了办公室队伍的工作氛围与价值感。再者，办公室人员很多工作成果是隐性的，比如学生思想教育、学生成才引导、师资引进中工作人员与应聘对象的良好沟通与服务、在相关活动中与广大师生及家长的良好沟通等，难以明显体现工作人员的工作成就与价值，更进一步降低了办公室人员的价值感。

（二）队伍结构不合理，职业素养缺乏

目前高校办公室队伍，从组成来看，有人才家属、转岗教师、转岗实验师等;从学历结构来看，有大专以下学历、大专学历、本科生、硕士研究生、博士研究生;从专业相关性来看，大部分与管理、高等教育没有相关性;从人员编制来看，多数是事业单位正式编制人员，部分是人事代理聘用人员，少部分是临时聘用人员。办公室队伍没有严格的入职标准，对沟通协调能力、文字处理能力及常用办公软件使用能力仅做出笼统要求。实际上高校办公室人员工作中需要具备管理学、教育学基本知识，具备文秘功底，但办公室人员入职前具备相关知识或专业背景人员太少，入职后学校提供培训学习机会及个人主动提升学习又较少，导致办公室队伍整体职业素养比较缺乏。

（三）提升渠道不通暢，职业倦怠明显

高校办公室队伍中非临聘人员占到管理岗位的一半以上，但提升渠道仅有两条：一是职位晋升，二是职员晋升。两条渠道都存在同样的问题：一是名额有限，二是决定因素不清晰，三是与工作部门、工作岗位等客观因素关联性太大。办公室队伍中大部分人员看不清努力方向，看不到前途，但仍要面对繁重的工作任务，这部分人员在长期得不到激励或认可的情况下，出现了明显的职业倦怠现象，工作中表现为懒散、被动、应付，抵触创新、抵触改革、拒绝学习提高等，严重影响了办公室工作氛围与工作效率。

（四）考核评价机制不健全，内动力不足

办公室人员工作存在面宽、类型多而杂、难以量化等问题，虽然高校对办公室人员都有考核，但实际是只要不出现重大失误，干好干坏基本都是合格，工作认可度、个人价值感、职业前途与工资待遇基本不会存在差别。考核与评价机制的不健全、不完善，致使办公室人员的工作变成了良心工作。长此以往，办公室人员会失去上进心，失去追求进步的欲望与能力，不仅严重影响个人发展，更会影响高校发展。

五、提升高校办公室人员管理效率思路

（一）多维度给予重视，赋予岗位新使命

著名管理学大师彼得德鲁克对“效率”和“效能”的界定非常经典。通俗地说，“效能”强调的是选择正确的方向向目标迈进，这是高层领导的任务;“效率”强调的是使用正确的方法提高目标达成的速度，这是中底层管理者的任务。办公室人员在学校各级领导的指导下工作，目标是追求高效率。所以，办公室人员工作多、任務重、要求高，想做到游刃有余又高质量地处理好各项工作，不仅需要良好的个人素质，更需要大量的知识储备。各级领导要充分认识办公室的重要性，从选人、用人、培养人等多维度给予办公室各岗位进一步的重视与认可，同时在全校范围营造氛围，赋予办公室各岗位新使命，使办公室人员在工作中找到存在感、价值感，同时产生责任感、成就感。

（二）选聘培养并进，促进队伍专业化

现代大学行政管理的专门知识和技能在快速增加，不论是学校的办公室人员，还是大学的其他行政管理部门人员，都在逐步从非专业性人员向专家型转变[5]。办公室人员工作涉及面广，需要具有良好的个人素质、广博的知识储备、科学的管理理念、熟练的业务技能、良好的沟通能力等必备素质。在选聘新员工时，应针对不同工作岗位、涉及不同的工作内容，有针对性地选聘相关专业毕业生或相关行业从业者;对于现有员工，应根据工作内容不同，经常性地、有针对性地开展培训，培训内容要全面，既要包括技能，也要包括理论。

（三）考核评价与晋升联动，激发内动力

虽然复杂的考核评价一定不会受到评价对象的欢迎，也没有哪一个考核评价办法能真正做到包罗万象、完全公平公正，但严格的考核评价是评价对象的指挥棒，是提升工作效率的有效办法之一。办公室人员都是活生生的人，他们有思想，有感情，有独立的人格，有各种需求，渴望自身价值的实现。高校要在读懂办公室人员需求与心理的基础上，结合工作岗位实际及高校总体管理目标，完善办公室人员工作考核评价办法，并将考核评价办法及职务晋升、职员晋升通道进行有机结合，充分调动办公室人员的积极性，使得办公室队伍人人有动力、人人有压力、人人有提升、人人有价值。

“双一流”建设对高校而言，是机遇更是挑战，高校在注重一流“部署”的同时，也要注重一流的“落实”，办公室队伍是高校“双一流”建设中负责“落实”的重要力量，对高校发展起着重要作用。高校在“双一流”建设背景下，一定要充分注意到办公室工作对于高校发展的重要性，进一步抓好办公室队伍工作，确保高校管理效能不打折扣，在“双一流”建设中取得预期成效。

参考文献：

[1]何绪丽.企业管理思想方法在高校的应用研究[D].上海：华东师范大学，2008.

[2][美]玛丽·凯·阿什.用人之道——美国企业家谈人才管理[M].陈如为，赵之援，译.北京：新华出版社，1986：6.

[3]吴杰.卡斯帕尔高等教育思想与实践研究[D].开封：河南大学，2009.

[4]程星.世界一流大学的管理之道：大学管理决策与高等教育研究[M].北京：北京大学出版社，2011：5.

[5]李杲，张敏.“双一流”建设背景下高校办公室管理对策探析[J].高等农业教育，2017，（1）.