人事档案管理中的有关问题分析

胡净净

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-112-01

摘 要 人事档案管理具有全面考核人员，从而根据人员的基本信息，合理分配人力资源、充分发挥人力价值的作用，有利于人尽其才、将遇良才，增强团队或集体的竞争力；社会保险中的人事档案有利于我国社会的安定和谐。但是，一些用人单位不重视管理人事档案，聘用的人事档案管理人员不专业，还要兼职其他事务；许多人自己也不重视自己的档案；人事档案中的内容过于简单。为了提升人事档案管理水平，用人单位应当提升人事档案管理人员的工作水平，构建信息化人事档案管理平台，及时补充人事档案资料，增多人事档案的使用场景，等等。

关键词 人事档案 档案管理 问题

在我国，人事档案反映着一个人学习、工作、奖惩的经历，是事业单位考核人员、确定待遇的重要方式。人事档案的管理一般是机密的，很少有人能够见到自己的人事档案，而人事档案管理人员却能大量接触人事档案。

一、人事档案管理的重要性

（一）人事档案管理的作用

人事档案管理从属于人力资源管理，具有全面考核人员，从而根据人员的基本信息，合理分配人力资源、充分发挥人力价值的作用。比如说，人事档案管理中的绩效、经历等信息，可以为人员的薪资、奖金、福利、保障、晋升、奖惩等决策提供事实依据；人事档案管理中的培训记录、人员背景学历，可以为针对性的人员培训提供依据；人事档案管理中的工作经历信息，可以体现人员的能力、经验等素养，为人事调动决策提供参考依据。

（二）人事档案管理的意义

人事档案管理记录着人员的各项详细情况、工作经历、特殊贡献，体现着根据过去预测未来的思想，用发展的眼光看待每一名人员，極力避免着明珠暗投的悲剧，并努力创造将遇良才的喜事，有利于人尽其才，增强团队或集体的竞争力。在社会保险方面，良好的人事档案管理能够将资金保障送到且仅送到每一名最需要保障的人员的手中，防范骗保等不良行为，有利于我国社会的安定和谐。

二、人事档案管理中存在的不足

（一）人事档案管理中存在的问题

人事档案管理是一项精细的工作，需要足够的专业人员。然而，一些单位中的人事档案管理人员数量不足，缺乏专业技能，缺乏责任感，甚至被要求兼职其他事务，结果就没有足够的能力、精力来管理人事档案。这都是因为，用人单位并不重视人事档案管理工作，不挑选、培训人事档案管理人员，不执行档案管理制度。

（二）人事档案管理中存在的隐患

第一，许多企业招聘人员时，不要求管理人事档案，导致应聘者也不甚重视人事档案管理，直到一朝需要时，才手足无措。第二，许多人事档案内容非常简单，仅仅记录了人员的姓名、学历，导致用人单位需要选拔人员时缺乏依据。

三、人事档案管理水平的提升策略

（一）提升人事档案管理人员的工作水平

随着我国时代的变迁，人事档案管理工作也发生了一些变化。如今的人事档案管理工作需要一些前瞻性，因此对人事档案管理人员的工作水平提出了更高的要求。因此，用人单位招聘人事档案管理人员时，要检查从业人员的专业资格证书、文凭等证件资料，确保所用的人事档案管理人员了解人事档案管理工作的内容，满足管理人事档案的工作要求。不仅如此，在正式上岗前，人事档案管理人员还要参加岗前培训，如法制教育、职业道德、基础知识培训，等等。

（二）构建信息化人事档案管理平台

虽然许多用人单位已经建设了本单位的信息化平台，但由于人事档案需要保密的特殊性，信息化平台中并没有管理人事档案的功能，导致人事档案管理与其他工作事项比较脱节，比如其他部门无法上传新的人事档案信息，导致人事档案的内容非常简陋；需要调取人事档案时，也必须联系人事档案管理部门。为了改变这些情况，用人单位也应构建信息化的人事档案管理平台。

（三）及时补充人事档案资料

人事档案的资料应当随着对应人员的工作进展而不断补充，体现每一名人员的独特价值，成为用人单位内部选拔、晋升时的参考依据。因此，人事档案管理人员应当要求所管理的人员在取得新的奖惩、技能证书等情况时，及时向人事档案管理部门上交资料。人事档案管理人员也要仔细审核收到的资料，看资料是否完整、真实，以免虚假资料混入人事档案。

（四）增多人事档案的使用场景

目前，用人单位用到人事档案的场景很少，埋没了人事档案的价值，也导致了无论是一般员工还是人事档案管理人员都不太重视人事档案管理工作。其实，人事档案管理人员可以发挥更多作用，比如，如果有人员要评职称，但是上报的资料与其人事档案中的资料相互矛盾，那么人事档案管理人员就要立即汇报人事部门，暂停评定其职称，直到核实了此人的真实情况。

四、结语

人事档案中包含着一名人才的重要信息，许多用人单位要参考人事档案来聘用、选拔人员。因此，各个单位应当重视人事档案管理在人力资源管理当中的作用，提升本单位的用人水平。

参考文献：

[1]郑世梅.发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].现代商贸工业，2016，37（25）：77-78.？

[2]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015（23）：111.？