农业科研档案规范化管理状况调研报告

马鑫

摘要：针对农业科研档案管理中的分类、规范化管理、人员、设施设备、编研等基本情况，调查研究农业科研档案的管理状况。通过调研发现，农业科研档案管理普遍存在收集归档困难、管理不规范、专业人员少、利用率低等现象。

关键词：科研档案;农业;综述;人员;设施;管理

中图分类号：C93    文献标识码：A    文章编号：1674-1161（2019）06-0066-03

2017—2018年，深入辽宁、山东、河南等省的部分农业科研单位，针对农业科研档案管理中的人员、设施设备、数字化、编研等基本情况，以及分类、规范化管理等制度，调查研究农业科研档案的管理状况。通过调研发现，农业科研档案管理普遍存在管理不规范、专业人员少、收集归档困难、利用率低等现象。

1 农业科研档案管理制度与规范情况

1.1 收集和年查时间

1.1.1 收集时间 各单位档案收集整理时间是随机的，根据具体情况而定。多数单位根据农业特点，在每年的二三月份统一收集科研档案。还有的单位分散收集整理科研档案，随来随收随整理。

1.1.2 年检时间 一般情况下，单位按照各自的工作情况安排检查时间，还有的单位没有年检。

1.2 收集周期

多数单位的科研档案收集周期为1 a，也有的单位是2 a，还有的单位是不定期收集。一般情况下，有的单位根据上级检查情况定档案收集周期，有的单位根据课题时间定收集周期。通过调查发现，大多数单位没有统一固定的收集周期或者收集周期不是很严格。有相当一部分单位靠科研人员自觉送交材料。

1.3 卷宗格式

目前，农业科研档案的卷宗格式没有完全统一，有些省级农业单位参照中国农业科学院的格式，一些地方农业科研单位参照省里其它单位或者其它专业的档案格式。

1.4 制度规范

目前，各单位档案管理参照的国家、地方档案法律法规，有《中华人民共和国档案法》，国家标准《档案著录规则》，国家专业标准《农业科研课题档案分类标准》，农业部《农业科技档案工作标准——分类、著录与标引汇编》《科学技术研究档案管理暂行规定》《档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等。在科研档案规范与制度完善方面，做得较好的是林业部门和农业大专院校，他们管理有章，工作有序，规范到位。

相比之下，由于没有统一严格的规定和检查，农业各单位制定的档案管理制度和规范与国家（或地方）的规定不甚一致。很多单位档案的分类和装订根据本单位情况而定，具有个人或单位色彩，目的是方便管理人员管理。例如，在卷宗分类上，有的单位按照拼音首字母分类，有的单位按照课题主持人分类，有的单位按照国家专业标准分类。

1.5 档案分类

目前，农业科研档案分类不统一。大多数农业科研单位根据农业科学中的土壤肥料、植物保护、畜牧兽医、水产养殖、作物育种栽培等领域，以及本单位研究机构的设置情况，分类整理、立卷、登记、归档科研档案。也有的单位按年度、作者（第一作者）、机构（或部门）、学科进行分类。

一些地方单位根据单位情况设定几个科目大类，导致一些小科目混杂在一起。一些国家科研部门，例如中国农业科学院有健全、规范的农业科研档案制度和分类标准。在省级农业科学院中，少部分单位制定了符合本单位和农业学科特点的分类标准。其余大部分地方单位没有明确的分类标准，一般按照单位和管理者意愿进行分类。

2 农业科研档案管理情况

总的来说，省级农业科研单位管理相对比较规范，管理制度比较健全;地方农业单位的档案管理稍差。

2.1 内部管理宽松

目前多数单位内部管理宽松，没有明确的检查周期，一些制度形同虚设。有的单位科研档案管理严格，规范有序，制定了比较完善的科研档案管理制度，包括科研档案工作制度、科研文件管理规范（农业科研文件材料的归档范围、分类方案、整理归档要求、鉴定标准等）、档案部门工作规范（档案工作人员岗位职责 档案库房管理制度、借阅制度、移交规则、交接手续、档案利用制度、内部资料管理制度）、操作规范等文件。有些单位只有粗略的管理制度和规范，没有详细的规范内容，工作指导性稍差。

2.2 上級管理不严

在调查过程中发现，一些省份由省档案局牵头建立了严格的年审制度，一些隶属单位自上而下每年接受年检，管理规范严格。一些省份没有年检制度，各单位各自为政。加上农业周期比较长，受时令限制，科研档案管理缺失。少数省级农业部门基本实现了农业科研档案专业管理，组建由单位主管领导直接牵头、由档案管理部门负责、各下属单位实施的科研档案管理网络。从总体来说，多数单位的档案管理为空白。

3 农业科研档案管理人员情况

3.1 兼职人员多

在人员管理上，多数单位未专门设立档案管理岗位和人员，由办公室人员兼职档案员，文书、财会、基建、科研等混在一起管理。多数单位由一个人兼职负责档案管理。由多人负责档案管理的单位，管理人员之间少有按专业分工的，多数是按照文书、科研等大方面分工协作。由于工作精力有限，科研过程中产生的大量的科研数据、图片、影像等资料随意堆放，不能及时建立检索系统和开展编研工作，造成档案管理无序与混乱。

3.2 专业人员少

农业科研档案管理需要具有农业、档案等综合知识的管理人才。在调查的科研档案管理者中，只有1名是图书情报专业，极少数是农业相关专业，绝大多数是与档案、农业不相关的专业，专业人才紧缺。

3.3 队伍不稳定

“重科研、轻档案”是农业科研单位的普遍现象，造成档案管理人员的待遇普遍不高，进修学习机会少。在此情况下，农业技术人员不愿从事档案工作，档案队伍不稳定，管理水平落后。

4 農业科研档案设备设施情况

无论是设施设备还是规范管理，农业科研单位档案管理均落后于其它专业。在所调研的农业科研单位中，各单位设备设施情况相差悬殊，有的单位购置了先进的现代化设备，有的单位缺少计算机、复印机、照相、扫描仪、记录机、服务器等必要的电子设备。除少数单位更换了密集架外，绝大多数单位仍在使用古老的卷柜。

多数农业科研单位的档案室为闲置房屋，缺乏必要的空调、除湿和信息管理设备，不符合防盗、防火、防潮、防磁、防虫要求，常因通风、蔽光、降温、除湿等达不到要求而造成归档材料退色或霉变。还有些单位没有专门的档案室，资料散乱堆放于文件柜中，导致部分重要的档案材料难以分辨。

在数字化管理软件方面，除少数几个单位有档案管理软件外，多数单位没有实现电子化管理。一部分单位处于由传统向现代化数字化管理的转变中，一部分单位暂未有数字化管理的计划。在档案装订整理工具方面，多数单位没有比较现代化的工具，仅限于手工。

在调研的农业科研单位中，采用软件集成管理农业科研档案的不多。只有极少数单位有单机片管理软件，但远不能适应科技迅猛发展要求。检索工具单一、不统一，档案查阅工作局限于手工制作的专题卡片或目录，检索速度慢，准确率不高。

5 农业科研档案收集情况

有些单位建立了科研档案年度归档制度，从管理机制上保证材料的完整性和连续性，多数单位是年度集中收集档案。部分科技人员对农业科研档案材料的收集、归档重要性认识不足，对归档要求、范围不是很清楚，部分科研资料滞留在自己手上。同时，由于农业科研档案具有田间作业资料形成量大，缺损资料不可弥补性，季节性、农时性强等特点，收集难度很大。收集的档案以纸质档案为主，极个别单位能够提供电子版材料。

6 农业科研档案借阅情况

借阅程序复杂。根据各单位反映情况，农业科研档案借阅与文书档案一样，借阅程序繁锁，需要层层申批，借阅手续复杂，使科研人员体会不到科研档案带来的方便。

借阅人员少。农业科研档案与文书档案、会计档案、基建档案等相比，借阅人员少之又少。查阅者多是查阅科研管理文件如任务计划书、立题时间等，基本没有人查询课题技术报告等相关技术内容。

7 农业科研档案编研利用情况

农业科研档案资源未能得到充分开发利用，甚至没有被利用是当前农业科研档案管理中的普遍现象。农业科研档案作为情报资料，重在“归档保存”，为内部科技人员提供信息。这限制了档案资料的交流和使用，所谓的“保存”有封闭性，导致档案内容不能广泛交流。

目前，各单位的编研工作多数停留在一、二次文献编研上，很少有单位将原始文件材料进行转化和深化，缺少高层次的档案服务形式。查阅者少，且只限于从事该学科方向研究的特定专业人员。且农业科研档案不齐全，不能满足查阅人员的需求。

8 农业科研档案连续和完整情况

部分单位的科研档案不连续、不完整，缺少某一年或某一部分的研究内容或相关材料。档案管理岗位人员精力有限，无法将大量的科研数据、图片、影像等资料及时归档、建立检索系统、开展编研，造成档案资料的缺失、不连续。有些单位科研档案较少，分类有随意性，收集规范和标准也很宽松，导致档案收集整理不及时、不齐全、不系统，致使科研档案不连续、不完整。田间科研试验、农业生产过程中形成的各种文字、图片、录像等材料来源比较分散，也会形成“断档”“缺内容”的农业科研档案。

收稿日期：2019-07-06

作者简介：马 鑫（1980—），女，助理研究员，从事档案管理方面的工作。

参考文献

[1] 陈文英，陈开魁，林庆珍，等.农业科研档案数字化业务外包的可行性探究[J].安徽农业科学，2017，45（31）：247-249.

[2] 赵华.农业科研院所科研档案管理存在的问题和建议[J].甘肃科技，2018，34（17）：4-5.

[3] 吴晓燕.农业科研档案管理工作存在的问题与建议[J].农业科技与信息，2018（20）：127-128

[4] 文帅.试论农业科技档案的科学化管理[J].档案时空，2017（6）：10-12.

Research Report on Standardized Management of

Agricultural Research Archives

MA Xin

（Department of Party Policy and the Masses Liaoning Academy of Agricultural Sciences， Shenyang 110161， China）

Abstract： In view of the basic situation such as classification， standardized management， personnel， facilities and equipment， compilation and research of agricultural research archives， the management of agricultural research archives was investigated and studied. Through investigation， it was found that the management of agricultural scientific research archives was generally difficult to collect and archive， non-standard management， fewer professionals and low utilization rate.

Key words： research archives; agriculture; review; personel; facility; management