浅析如何做好工程建设项目内部档案管理

文/张桂 中国建筑西南设计研究院有限公司 四川成都 610042

工程项目的建设是地区发展和国家发展的重要事项，是国家发展的硬件基础。伴随我国经济体制的不断发展，基建项目也日益朝向规模化、大型化角度发展。各地政府加大了对基础设施投入，新建和改制同步开展，展现出一片繁荣的景象。项目工程都在有条不紊地进行，体量巨大。因此，怎样管理和使用好工程建设项目档案成为当前建设单位管理的难题。

1、工程建设项目档案

工程建设项目档案是项目立项时便展开，涵盖可行性研究、设计、招投标、质检、设备采购、运行、竣工验收的全过程管理进程在内的一项档案工作。是通过文字、图表、声像等不同方式和载体进行记录的工程历史记录。主要包括：基建类文件、监理类文件、施工类文件、竣工文件等。

项目档案属于一项有机载体，其特征主要包括：（1）成套性。其记载并反映了建设活动整个过程和相关的成果，并和总体基建程序、专业内容之间有效地衔接起来，产生了项目完整化、成套的整体；（2）专业性。不管是生产性工程建设档案，还是国防性的档案，其均属于民用性质的工程，将技术活动真实记录下来，由早期工程规划到中期的决策、设计、施工，至最后的竣工、使用均会如实记录。（3）现实性。其拥有强大的现实使用性，是对建筑工程设计质量、工程质量展开的全方位考核，亦是竣工验收的重要依据。对于工程建设、使用、技术改造都提供了重要的依据。

2、如何加强工程建设项目档案管理

2.1 充分认识工程建设项目档案的重要性

由国家档案局联合其它部门发布《重大工程建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的一个重要部分，未经验收或验收不合格的项目，不予验收通过。可见，项目档案验收是整个工程验收的最后一道关口，由法律角度来讲，其具有一票否决权，体现了项目档案的重要性。

此外，项目档案对于项目建成后的管理、维护、扩建、技术改造均发挥着关键作用。一旦存在档案收集不齐备、整理存在不规范或保管不安全性，均将影响到项目效益的发挥。基于此，要求项目管理团队能高度关注档案工作[1]。

2.2 制定符合实际情况的档案管理规章制度

第一，在组织领导方面应加大关注度。应根据项目本身的规模、特征和需要，合理地配备相关的档案管理人员，或构建起工作人员网络体系。

第二，全面增强工程项目档案管理方面的制度建设，建立健全的工作制度，和满足实际发展的管理机制。

第三，制定良好的岗位责任机制，建立合理、透明的奖惩机制，依据考核结果进行奖惩，以此形成规范。

第四，要求相关管理部门能根据项目的不同特征，制定合乎项目需求的档案管理架构和程序，为推动工程建设项目档案的良好管理作贡献，达到“四个同步”，即：项目下达计划任务和文件材料归档的同步；计划进度的检查和文件材料的积累同步；验收、鉴定成果和相关的文件材料归档同步；项目总结和文件材料同步。以此保障项目档案的工作的良好开展[2]。

2.3 对项目管理人员进行档案知识业务培训

第一，开展定期培训。项目建设单位要求根据项目发展的情况，定期对相关人员展开档案知识、业务能力的培训。

第二，重视高层档案管理意识培养。针对高层单独开设相关管理课程，提出管理团队管理意识，从而重视此项工作，由最初开展档案管理工作便重视组织管理、归档范围、整理规范和保管要求等多方面的要求，而不是直至档案验收才发现标准尚未整理完成，保管要求还不能达标，此时再去补救[3]。

第三，积极开展外出学习。建设单位应该积极对标行业标杆，向优秀单位学习，积极走出来，学习先进管理思想和技能。

2.4 掌握工程建设项目档案收集的方法

工程建设项目档案收集的完整性，整理的规范性，是工程质量和水平的综合反应。因此，档案的收集方法要求立足于全过程跟踪和收集的原则，尤其是对于那些投资大、周期性长的项目，通常由于参建单位繁多，导致文件材料门类繁多，格式和表现形式各有不同，因此，将此项工作全部交予建设单位也是不现实的。

这就要求建设单位在和相关参建单位拟定合同和签署协议过程中，明确要求档案质量、数量、移交时间等重要信息。或在招标合同内专门设置一条档案资料，详细说明相关要求，包括材料的收集、整理、归档、移交要求和时间、处罚条款等。要求项目管理人员根据合同进行管理、验收和鉴定，只有满足存档条件的，才进行手续移交。

2.5 定期开展资料整理检查与监督

由于资源过于琐碎，不仅不会产生直接的经济效益，而且在繁忙的施工现场，工作人员通常将此项工作视为一种累赘，能不做的就尽量不做，实在要做的也是马虎应付，导致一些重要的数据不能录入其中，最终影响了资料的完整性和精准性。基于这个原因，要求项目管理人员定期组织人员召开档案工作会议，强调资料的重要性，同时对收集的资料进行定期或不定期突击检查，展开资料评比，以此提高各方的重视。

同时，要求项目建设单位能对工程建设项目档案展开统一的管理，有效地监督各参建单位，包括设计、施工、监理等的资料情况，进行合理的指导，保障项目档案的工作和建设达到同步开展的目的。此外，定期组织参建单位、档案管理人员召开档案工作会议，让他们汇报工作进度、实施精度，并对接下来的工作进行部署。

总结：

档案工作作为一种文职工作，需要工作人员拥有细心、耐心和恒心去坚持，不惧困难，遇到问题能灵活地寻找各方帮助以解决，同时要求档案管理者关注基础管理工作，重视过程的挖掘，给予基层工作人员更多支持，帮助他们认真履责，全面做好收集、整理、保管方面的工作。总而言之，档案管理工作是一项长期的、持续性的工作。要求我们由宣传角度着手，让各级人员明白其重要性，予以档案工作者更多配合，让工作项目建设档案更加完整，发挥更大的作用。