信息化背景下的行政行政事业单位档案管理科学化探究

李静

摘 要：档案记录了我国在经济建设以及物质建设中的重要信息。随着计算机网络技术支撑下的信息化时代背景到来，行政事业单位在档案管理上面临着更大的改革需求，我们需要在传统的档案管理工作中合理融入现代化信息技术，促进行政事业单位档案管理工作向着智能化、自动化和规范化发展，为行政事业单位发展提供助力。本文中笔者集中分析了信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化发展的路径，希望本研究内容具有参考价值。

关键词：信息化；档案管理；行政事业单位

随着我国现代化信息技术的高速发展，行政事业单位的档案管理工作也面临新的挑战，传统的档案管理理念和方式面临被淘汰的风险，因此我们需要结合当前行政事业单位档案管理需求实施工作方法改革，促进行政事业单位的科学发展，为行政事业单位各项工作有序进行提供保障。笔者结合我国目前行政事业单位档案管理工作现状，就推进档案管理工作科学化提出建议和措施。

1 行政事业单位在档案管理上的现状

1.1 管理制度不完善

部分行政事业单位忽视档案管理工作，尽管制定了严格的档案管理制度，但是在实际工作中监管工作不到位，档案管理工作形式化问题严重，这种形势下我们的档案管理工作成为一项没有被落实的工作。此外，档案管理工作性质本身使其工作环节具有很强的枯燥性特征，对于长期从事这项工作的人员来说，不仅不利于调动积极性也无法突出业绩，更容易被领导忽视。很多单位领导将档案管理工作作为后勤工作，不纳入考核范围，基层工作人员在这样的形势下就更加不重视档案管理，很多时候都是机械应付。

1.2 管理资金投入少

基于行政事业单位大多数领导人员对档案管理工作重要性的忽视，在资金投入上自然不足，通常在单位各部门设施更换的背景下，方案管理设施得不到更新，长此以往造成行政事业单位档案管理设备简陋的问题，这对工作人员积极性调动以及档案管理工作有效性提升十分不利。

1.3 管理人员素质低

档案管理工作看似机械、简单，其实对管理工作人员的专业能力和素质具有很高要求，一般来说档案管理工作人员需要连续性投入工作，在人力和财力上都有一定要求。现在行政单位都在进行改革，压缩人员的编制，比较时兴人才的聘用制，而且各个部门人员的流动性都比较大，这就导致有很多没有受过档案管理教育的人员去管理档案，或者刚熟悉了档案管理的工作流程，又被调任别的部门工作，这样人员的流动性根本就不利于档案管理专业能力的提高，也不利于管理人员的素质提升[1]。

1.4 管理信息化程度低

信息化管理手段在当前的档案管理工作中获得了良好的应用效果，行政事业单位的档案管理工作人员也应该在信息化背景下开展新型档案管理工作方法研究，逐步提升行政事业单位的档案管理科学化和自动化水平。但是在实际的行政事业单位档案管理工作中，还有部分单位忽视网络管理体系建立，及时建立了系统的网络安全系统也缺乏高素质的专业人员管理[2]。还有一部分单位依然在沿用传统的纸质档案管理，不仅不利于对档案进行长期保存，还使管理工作的效率提升不上来，降低了档案检索查阅的效率，在人力和财力上也是一种浪费。

2 信息化背景下的行政行政事业单位档案管理

2.1 组织领导的思维意识要与时俱进，重视单位档案管理信息化建设

行政事业单位在推进档案管理信息化建设方面，领导的互联网信息化思维意识与对档案管理信息化的重视程度，起着非常直接的影响作用。如果组织领导的思维意识超前，具有良好的现代互联网信息化思维意识，则就会充分认识到实现档案管理的科学化。但是，如果领导的思维意识不能跟上现代信息化的技术潮流，则势必会影响档案管理信息化工作的推进。因此，对于各级行政事业单位的组织领导，一定要切实转变思维意识，认识到互联网时代信息化管理的伟大作用。坚持从档案信息化管理的实际情况出发，将档案信息化建设列为一项重点工作计划，注重检查单位档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调矛盾和解决实际困难。如投入资金与外包公司签订档案电子化扫描加工协议，全面推进档案电子化扫描工作，且不定期对扫描的电子档案进行检查。

2.2 推进行政事业单位档案管理科学化的思考

一是建立健全档案管理制度，加强对档案管理工作的重视。行政事业单位应当加强对档案管理工作的宣传，充分讲解与档案管理相关的法律法规，加强档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，并结合单位自身的实际情况，制定一套既对领导有约束力，又对普通职员有强制性的规章制度，责任明确到人，在定期考核中，如有不按照规章制度办事的行为，必严惩不贷。二是加大资金投入，营造良好的档案工作环境[3]。行政事业单位领导应当充分认识档案管理工作的重要性，加大人力和财力投入，改善档案管理工作条件。比如严格按照标准建设专用档案库，配备专用的档案柜；配置灭火消防设备；实行阅档室和工作室相分离；配备专业的计算机网络设备等。这不仅有利于提高档案工作人员的积极性，树立正确的工作态度，还为档案管理工作的科学化、现代化奠定了扎实基础。

2.3 培养档案管理专业人才，加快档案管理队伍建设

行政事业单位应当重视档案管理人才的培养，这也是做好档案管理工作的重中之重。一方面，我们必须培养出一支具有管理水平高和专业技术过硬的档案管理人才队伍，这就要求单位能够定期开展业务知识培训，让培训人员在认识档案管理重要性的同时，紧跟时代的脚步，及时了解档案管理最新的手段和技术，做到与时俱进、开拓创新；另一方面，要加强对档案管理人才的思想教育，促使他们养成优良的职业操守和很强的责任意识，彻底摒弃“得过且过”的思想，真正地把档案管理工作当成自己光荣的使命[4]。除此之外，单位领导应当尽量避免专业管理人才的岗位调动，做到人尽其才，保持队伍的稳定性。

2.4 加快档案管理信息化进程，实现档案管理科学化、现代化

信息化时代的到来对档案管理现代化建设提出了更高要求。这就要求档案管理部门一方面能够加大资金投入，充分有效地利用计算机等现代技术设备，建立一套高效、准确的档案管理系统，及时、准确地导入档案信息，实现档案管理的自动化和电子化处理，提高档案检索效率[5]。另一方面还要重视对专业人才的技术培养，使他们能够灵活运用现有的设备和系统。这才能够有效地发挥档案资源的作用，适应信息化发展的需求，更能有效为本单位各项业务工作和社会服务。

3 结束语

事业行政单位的档案管理是国家档案管理的重要组成部分，行政行政事业单位档案管理工作质量的好坏直接影响着国家档案管理的质量。信息化环境下行政行政事业单位档案管理科学化势在必行，它不仅能够保证档案管理工作的正常运行，而且将有效地提高工作效率、改善工作质量、減少工作成本，让档案管理工作达到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事业单位文件管理的科学化探索将为日后行政行政事业单位档案管理工作改革提供有力的参考。

参考文献

[1]魏一伟.信息化背景下的行政行政事业单位档案管理科学化[J].办公室业务，2016，322（10）：175-176.

[2]谈亚芳.信息化背景下行政行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2015，21（03）：221.

[3]崔姗姗.新时期事业单位档案管理现状与优化发展[J].全国商情，2013，22（28）：254-255.

[4]杨卉.行政事业单位档案管理若干问题的思考[J].学理论，2014，11（19）：211-212.

[5]邓丹.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究[J].经营管理者，2014，32（28）：214.