大数据背景下的新媒体档案现代化管理要求

鲁学珍

摘 要：多变、高速、大量为大数据的主要特征。在现阶段发展过程中，大数据成为社会各个行业运行的主要信息资产。而为了保证大数据背景下事业单位决策、业务的最优化处理，档案现代化管理成为大数据背景下事业单位档案管理人员面临的新要求。本文以大数据背景下档案现代化管理要求为入手点，结合大数据特点，对大数据背景下档案现代化管理措施进行了简单的分析，以期为档案现代化管理效率的提升提供有效的指导。

关键词：大数据；档案；现代化管理

大数据主要是指无法在规定时限内，采用常规软件工具对数据进行提取、管理及处理的数据集合。大数据背景下的档案管理，需要利用大数据技术从类型各异的数据中获取最具价值的数据信息。而由于大数据由规模巨大的数据集组成，具体数据集大小不可预估，在21世纪初期，单一大数据集合大小已从数太字节过渡至数十兆亿字节。这种情况下，对大数据背景下档案管理进行适当分析就非常必要。

1 大数据背景下档案新媒体现代化管理要求

根据《互联网新闻信息服务管理规定》，云南省互联网信息办公室组织开展互联网新闻信息服务许可证换发活动。在2018年初，公布了云南省首批获得互联网新闻信息服务许可证项目。其中迪庆日报社香格里拉APP、“迪庆日报传媒”腾讯微信公众号、“迪庆藏文传媒”腾讯微信公众号、“微迪庆”新浪微博公众号、香格里拉网、香格里拉藏文网等新媒体服务项目获得互联网新闻信息服务许可证。在这个背景下，传统新媒体档案纸质文件管理的方式，已无法满足信息发展及日益增多的库房资源管理的需求。首先事业单位档案管理人员就需要转变档案管理理念，合理采用计算机信息技术，利用电子文档的方式代替纸质文档，从而保证整体运营数据的完整、有效储存应用；其次，针对大数据档案运行特点，需要经过Analytic Visualizations、Data Mining Algorithms、Predictive Analytic Capabilities等现代化分析渠道对大数据档案进行分布式储存管理。而档案管理人员就需要根据工作需要，加强对现代化大数据挖掘分析技术的学习，保证档案管理工作正常开展。最后，在具体档案管理工作中，档案管理人员不仅需要根据工作需要灵活转变工作方向，而且需要以事业单位真实业务开展为入手点，保证档案信息的原始性及真实性。

2 大数据背景下档案现代化管理措施

2.1 转变档案管理思维

在电子文档全面代替纸质文档的背景下，档案管理人员也应及时转变档案管理工作观念，树立服务网络信息化思维模式。一方面，大数据背景下电子文档管理方式脱离了时间、地点、管理方式的控制，整体档案利用需求呈现了多样化的特点。这种情况下，档案管理人员就需要将服务网络信息化思维作为主要工作指导[1]。网络信息化思维下的档案管理，具有动态性、发散性、全球性、特异性等现代管理特点，其需要最大程度利用大数据分析挖掘工具，为事业单位管理、业务开展提供数据分析挖掘服务。通过现代化服务工具的应用，可将以往单一的数据信息储存应用转化为更具深度的数据挖掘分析，从而获得更具价值的档案信息。而为了保证整体档案信息的充分应用，档案管理人员需要通过主动推论的方式，充分利用海量数据分析工具，对信息档案资源价值进行挖掘征集及预先估测，依据客户需要提供根据个性化的档案信息服务。

另一方面，信息化是一种以信息技术为载体，技术人员为主导的档案管理思维，数据信息化思维主导下的档案管理，需要在全部档案管理工作中，以信息化为立足点，采用信息化方式对当前档案信息资源使用弊端及问题处理方式进行合理调控。并将传统载体馆藏档案资源转化为数字化信息资源。在具体信息处理过程中，需要从档案信息目录数字化、档案全文内容数字化两个方面，实现全面归档。其中档案信息目录数字化主要是通过档案目录数据库构建的方式，实现档案信息快速共享；而档案全文内容数字化主要针对纸质文档，对原有纸质档案、电子文件进行数字化转化归档。

2.2 加强现代化大数据分析技术培训

一方面，针对大数据背景下快速增长的档案数据，事业单位管理人员可在云技术应用的基础上，依据服务器快速扩容、数据量大规模增长的要求，主动对事业单位业务开展情况进行分析探究。通过不同类型数据模型构建的方式，对海量数据进行相关性分析，在确定相关数据间联系后，可分别进行市场影响、网络优化等数据类别划分，实现全面智能档案信息服务[2]。

另一方面，在常规档案管理过程中，为了保证档案信息的真实性及完整性，事业单位可加大现代化大数据信息分析技术的培训指导，如SWOT分析、二八法则、6W2H法、PDCA循环等。其中通过PDCA最优化循环管理，可对档案管理过程中关键点、最终结果进行全面排查，并根据具体档案信息要求，对归档结果进行偏差纠正，进而确定下一阶段档案管理要求，实现档案管理信息的优化循环；而6W2H法则可以确定大数据环境下档案管理工作思路，从人员、起源、时间、地点、方法、效益等各个方面，实现全面高效档案信息管控；二八法则可以判定现有档案管理系统主要风险因素，保证整体工作效率；SWOT分析则主要依据现有业务开展需要，明确档案管理定位，达到资源最优管控的目的。

2.3 完善现代化档案管理规范

依据大数据环境对档案管理工作的最新要求，档案管理人员需要以云技术为入手点，在档案大数据基础架构构建的前提下，从多用户需求、信息事业单位优势发挥等方面，逐漸构建完善的档案管理与事业单位业务档案记录流程。

首先，根据大数据环境下信息特点，为了避免信息杂乱对档案管理工作顺利进行的影响。事业单位管理人员可结合具体工作情况，制定具体的大数据档案管理文件，如《**事业单位档案管理办法》、《**事业单位档案采购办法》、《**事业单位档案审计监督办法》等，为各业务系统规范运行提供有效的约束。同时可借鉴国际档案现代化管理标准，结合ISO30302档案管理要求，对各项业务档案进行适当梳理，以便形成完善的PDCA循环管理流程。

其次，在档案管理规范制定完毕之后，为了保证档案管理工作初始阶段、最终阶段均稳定运行，可将档案管理工作与整体事业单位办公系统进行有效结合，如科技创新管理系统、合同管理系统、业务运营系统、网络支撑系统、项目管理系统等。通过将文档数据处理归入具体的收付款、发文、验收模块，结合电子文档、数据文档逻辑归类，从技术、文件两个方面，实现文档前端合理管控[3]。需要注意的是，在科技、工程、办公等系统文档类型划分过程中，需要采用实时物理归档模式；而在合同系统中，可直接接入档案移交及归档功能，将档案系统与合同档案进行有效连接，实现合同信息的实时记录；在采购系统中，可通过采购档案管理模块嵌入，建立采购档案实时记录、归档系统。

最后，由于大数据背景下，事业单位在业务开展、网络支撑系统中，具有大量的数据信息。为了保证档案管理的实际价值，可采用逻辑归档的方式，在业务运行数据或网络支撑系统运行数据临时存放的基础上，通过管理权限合理划分，保证一定时间内数据逻辑归档处理工作顺利进行。

3 总结

综上所述，档案部门数字档案主要以图像为载体，而图像需要人工阅读才可以充分发挥自身价值。因此档案管理人员应将现有数据内容转化作为主要工作，推动整体资源优化建设。将档案常规管理提升至知识思维管理层面，在保证大数据时代档案管理服务真实性的同时，实现数字化到数据化的合理转换，为大数据背景下档案信息的充分应用提供依据。

参考文献

[1]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究，2015（3）：36-39.

[2]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报·社会科学版，2016，36（1）：104-107.

[3]蒋艳华.浅析大数据时代背景下的档案管理[J].档案管理，2017（5）：56-56.