探究新时期如何做好文书档案管理工作

杨吉平

摘 要：随着社会的不断发展与进步，文书档案发挥不可替代的作用，强化对各行各业重要信息的记录，凸显管理价值。在信息技术的影响下，其优势发挥在各行各业，文书档案管理工作也面临新的机遇，管理标准与要求更高。基于此，要结合时代发展，应用先进管理方法，提升管理规范化水平，强化文书档案功能的全面发挥。本文基于文书档案管理实践，在阐述文书档案基本理念的基础上，分析了文书档案管理的作用与价值，剖析了发展中存在的问题，对文书档案管理模式进行了创新，以期提升文书档案管理水平，在根本上更好发挥文书档案服务社会的功能。

关键词：新时期；文书档案；管理

在经济的飞速发展下，整个社会对文书档案给予高度重视。在信息技术的影响下，文书档案管理信息化成为趋势，尤其是面对海量的档案信息，传统文书档案管理模式凸显滞后性，管理效果不佳，效率较低。为此，要结合新时期发展形势，以信息化技术为依托，强化文书档案信息的全面收集、整理与归档，其实提升文书档案保存与利用价值，为社会发展做出更大贡献。

1 基于专业角度对文书档案概念与管理价值的分析

1.1 文书档案的涵义

对于文书档案而言，主要产生于行政管理的过程，由文书发展而来。从内容上分析，主要涉及会议记录、工作计划以及报告等。从本质上讲，文书档案强化对档案内容、原则以及相关规律的的展示。从流程上分析，文书档案源于文书，最终会归于文书，凸显文书与档案的紧密关系。

1.2 文书档案管理的价值所在

对于文书档案管理工作而言，其对专业性要求较高，机密性突出，与社会生活息息相关，为此，要提升文书档案管理的谨慎性。从广义上讲，文书档案管理对于整个社会的和谐发展具有重要作用。从微观角度分析，文书档案管理强化管理效率的提升，增强对档案价值的认识，对于档案事业的长远发展具有强大促进作用。

1）文书档案管理发挥统计优势，强化档案管理整体效率的提升。依托科学的统计，能够实现对档案资源的科学分析与甄别，强化整合与归档工作的有效性，实现档案精细化管理，保证管理的可靠性与规范性，降低失误率。在统计信息的支撑下，档案管理获得了强有力的参考信息，促使档案管理分工更加合理，管理效率大幅提升，档案管理质量显著增强。

2）文书档案管理加深行业价值认识，有效应对发展中的新问题。在社会的引领下，信息资料规模不断扩大，档案管理工作更具复杂性，难度增强，但是，这一问题尚未得到整个行业的深刻认识，影响档案管理的有序开展。依托文书档案管理，能够以更加多多元的手段对海量信息进行呈现，增强对档案信息的全方位认识，实现对档案管理问题的有效应对。

3）新时期档案管理的必然趋势。立足传统的档案管理模式，在制度上较为僵化，效率不高，与新时期档案需求不相适应。另外，档案信息收集与管理工作凸显一定单调性，风险也较大。依托档案管理，强化文书档案规划，在根本上维护档案的安全性与价值性。

2 深入剖析新时期文书档案管理中存在的问题

2.1 文书档案管理人才匮乏，服务意识淡薄，综合素质亟待提升

对于当前的文书档案管理工作，在多种因素的影响下，人员专业素质参差不齐，管理队伍整体专业水平较低。立足信息时代，文书档案管理人员面临更高的要求，但是，既懂得文书档案管理又精通计算机操作的复合型人才更加匮乏，在根本上制约了文书档案管理水平的全面提高。另外，一些文书档案管理人员服务意识薄弱，服务态度不端正，服务凸显被动性，主动意识不强，在根本上影响文书档案管理工作水平的提升。

2.2 文书档案管理制度不健全，缺乏科学的规范，智能化检索方式尚未得到推广

针对文书档案管理，规范性是基本要求，但是，这也是档案管理的难点与重点，整体规范性不高，尤其是档案分类、标题应用设置方面存在缺陷。具体讲，一些文书档案缺乏准确的目录，有些分类不具体，给档案管理增大难度，增加查阅难度。目前，在文书档案检索中，主要以人工与智能为主，但是，智能方式尚未得到广泛推广，人工检索仍为主，很难实现检索效率的提升，资源浪费严重，管理效率不高。除此之外，在当前文书档案管理中，管理制度缺乏完善性，给统计工作造成障碍。具体讲，由于管理机制的缺乏以及管理的不规范，很难维护文书档案的完整性，同时，监督机制的不健全也造成统计工作的疏忽，这在根本上给文书档案管理工作的开展造成阻碍。

2.3 传统档案管理模式落后，很难满足新时期文书档案发展要求

对于新时期的文书档案管理工作，档案信息量急剧扩大，凸显复杂性与多样化的特点，档案信息统计工作量持续增加，这就使得传统的档案管理模式凸显滞后性。虽然信息技术影响力不断扩大，但是其在文书档案管理中尚未得到有效发挥，尤其是面对多种形式的档案内容，档案统计工作难度异常巨大，加之档案管理统计方法的落后，很难提高档案管理效率。

3 如何加强新时期文书档案管理工作

3.1 提升文书档案管理人员综合素养，强化专业能力与服务意识的增强

对于文书档案管理工作，从业人员的专业素养十分关键，对专业知识要求较高，同时，较高的责任意识也不可或缺。立足信息技术飞速发展的今天，文书档案管理人员还要掌握计算机操作技术，强化档案管理能力与计算机操作技术的综合性掌握。基于此，要重视对文书档案管理人员进行专业的培训与教育，将专业理论与信息技术进行融合，构建高素质的管理团队，有效发挥档案管理人员的作用，保证职责明确，强化细节控制，切实提升管理效率。另外，档案管理者要增强服务观念，树立服务意识，爱岗敬业，增强对文书档案的认同感。

3.2 重视文书档案管理制度与机制建设，提升管理的规范化水平

为了保证文书档案管理工作有据可依，首先，要制定科学的、行之有效的法律法规，为档案管理工作的有序开展提供指导。其次，要重视监督机制的构建，保证各种制度落到实处，执行到位。再次，做好考核工作，完善考核制度，保证公开性与公正性，保证评分标准合理与科学，增强专业性。除此之外，要提升文书档案管理规范化水平，主要从几个方面加强。一方面，重视做好卷宗盘查，对文书档案价值进行判定。另外，对文书档案进行重组与整理，做好合并处理工作。最后，合理进行文书档案分类与标号，保证完整性，避免遗漏。

3.3 加快文书档案管理信息化建设，提升管理效率，维护文书档案完整性与可靠性

基于新的发展时期，文书档案管理工作也要与时俱进，重视信息技术的应用与普及，加快信息化建設。首先，发挥信息技术在文书档案统计工作中的作用，切实提升档案统计效率，降低失误率。其次，依托科技软件，构建电子档案，实现多种形式档案信息的收录与归档，保证档案的真实性与完整性。再次，构建文书网络档案资源库，实现不同部门档案资源的整合，提高归档率，为搜索提供便利，突破时空限制。最后，构建严密的安全监控系统，发挥多种手段，强化对文书档案的监督与管理，维护档案保密性。另外，电子档案的备份与更新检查工作也要落到实处。

4 结束语

综上，立足新的发展阶段，文书档案管理工作备受瞩目，成为影响社会发展的重要因素。基于此，要准确认识文书档案管理的范畴，明确其价值所在，正视其发展趋势，深入剖析发展中存在的问题与不足，以信息化发展为方向，全面提升人员专业素质与能力，对管理制度进行健全与完善，最大化发挥信息技术的优势，在根本上提升文书档案管理效率，更加有效地发挥文书档案服务社会的价值。

参考文献

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