浅析新形势下档案管理工作的规范化

周继梅

摘 要：伴随着社会的进步与发展，档案管理的方式也在不断更新，与时俱进。而在这种新形势下，档案管理的规范化至关重要。它不仅记录着人事走向，也保存着国家社会的重要信息。促进档案管理的规范化，是社会主义文化建设的需求，本文立足于档案管理工作的发展现状，探析在新形势下如何使档案管理工作更加规范化。

關键词：新形势；档案管理；规范化；文化建设

中华上下五千年，在历史的轨迹中许许多多的人事物都留下了宝贵的“财富”，并推动着社会的发展，通过档案管理，这些人事物会被永远的记录、保存下来。所以，档案管理工作在整合社会资源、梳理社会动向的方面起着重要作用。而在信息化时代高速发展的新形势下，档案管理工作也越来越重视其规范化的发展，以便于使档案管理工作更加完善，提升工作效率。

1 档案管理工作的发展进程

档案可以说是对过去发生的事情的总结与记录，从古至今，都发挥着不可替代的作用。“档案”一词是在清朝以后才广泛应用，在此之前，历朝历代都有不同的称谓，像我们熟知的“史册”、“典籍”等都是档案管理的一种，只是当时档案主要记录在甲骨、帛书或竹简上，记录费时费力又不便于查找。随着造纸术的产生，历史“典籍”开始记录于纸上，使档案的管理有了便于记录的方式，由此，档案的雏形产生。

经历千百年的发展，现如今的档案管理已经不再只流行于纸面这种形式，它有了多元化的发展，1950年以后，产生了以光盘、磁盘为载体的档案形式，而网络化时代的来临，真正为档案管理工作带来了质的飞跃。电子档案的集中性与易查性改变了原有档案管理工作的运行方式，使档案管理工作更加理性化、省时省力。

2 新形势下档案管理工作中存在的问题

2.1 专业人才稀缺，技能欠缺

每项职业都需要专业人才的培养，但是现在高等院校和大众普遍不会接受一些偏门、冷门的专业，所以像档案管理这种少为人知的专业，很少有院校设置，导致专业人才供给不足，人才队伍素质良莠不齐。即使专业培养的人才也未必会专门从事本行专业，现在很多专业都拥有共通性，而大部分人认为档案管理工作只是简单地整理、记录，所以一般企业不会重视从事档案管理工作是否是专业人才。

其实不然，档案管理是一项复杂的系统，对于档案实体管理和档案信息的整理划分不是一朝一夕能够学会的。随着网络的盛行，档案管理工作也更多的向网络信息整理为主，但是大部分档案管理人员计算机实操技术并不纯熟。所以，在当今档案越来越多的前提下，对于档案管理人员的各方面要求都越来越高。

2.2 档案管理工作的两极化

档案管理工作包括政治、军事、文化、社会等各个方面的内容，所以，在国家政府部门从事档案管理的人员专业性强、学历高，管理体系相对完善。但是一般企业却不会强调专业性的人才，认为档案的管理工作很轻松，只需将人事档案抄录保管就好，以致一旦文件丢失就会给公司和个人造成巨大的损失。这种两极化的选人方式是影响档案管理工作规范化的一大阻碍。

2.3 网络信息的应用化不够完善

虽然现在网络时代给工作生活带来了方便，也提升了档案管理工作的效率，但对于网络信息的整合却并未得到完善应用。一是现代网络信息内容杂乱，在档案管理过程中容易混淆错误信息，影响档案的精准性。二是电子档案存在一定风险性，因为电脑的硬件设施一旦崩溃，所有的档案信息也会出错，虽然可能有纸质备份的部分，但是电脑数据库的体系庞大，人为可能无法修复或查找到全部文件，而且一旦出错，需要花费大量精力与时间来弥补错误，造成严重的后果。

3 新形势下加强档案管理工作规范化的策略

3.1 档案管理各大部分体系化

档案管理工作包括档案收集、整理、保存等8个部分，每个部分都应有规范化的管理体系。比如：1）在保存的过程中，要保证温度、湿度、通风等细节方面符合标准要求，以延长档案保管的时间。2）分层管理。现在的档案管理工作大部分都是统一领导，分级管理。但是有一个弊端，就是分级导致档案管理的连接性不强，跨级查阅资料时，审批手续费时费力。所以，可以在分级的基础上，对档案同时进行分层管理，相关人员根据档案的性质、类型等不同，将档案分层统一保管。但是要注意应该对相关人员签订保密协议，完善对档案管理的保密性。

3.2 电子数据与人为保管紧密结合

电子档案的发展方便了查阅，也比人为保管更加完整，但是电子档案依赖于计算机的软件、硬件功能，不如人为保管安全。所以，在进行电子档案的管理时，应该与人为保管齐头并进，对于电子档案信息进行存档与备份。并且，档案管理人员要时刻检修或观察计算机的系统，以保证计算机不会出现系统错误。

3.3 培养专业化的档案管理人员

在各行各业都需要专业化人才的新形势下，档案管理人员的技能素质也需要规范化的培训。现行国家政府部门对于档案管理人员要求高，所以会有专业化、系统化的培训。但是大部分企业对于档案管理人员不重视，由于企业的这种态度，使档案管理人员也不会主动学习档案管理的方法。所以，要提高档案管理工作的规范化，应该有完善的自上而下的管理体系。例如：1）管理者定期培训。社会在不断变化，档案管理的方式也不能一成不变，定期培训可以总结以往经验的优点与不足，针对以后的工作做出规划与建议。2）提升自身能力，学习电子档案知识。对于计算机的应用，要有精通的信息化处理能力。网络硬件、软件都在不断更新换代，档案管理人员也应学习新技术，使档案管理工作更加轻松。

4 结语

在社会管理逐步趋向于规范化发展的新形势下，各行各业都开始重视档案管理的规范化发展。在网络化的背景下，档案就相当于人“身份”的象征，规范化的档案管理工作可以达到“人尽其才，物尽其用”的效果，不仅可以提升工作效率，也可以保持政府或企业的良好运作，加快经济的发展速度。所以，解决现如今档案管理工作中存在的问题，使档案管理工作规范性发展，不仅是政府和企业的要求，也是整个时代的需求。

参考文献

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