浅谈我国计划生育档案管理的发展与对策

摘 要：实现计划生育是我国的一项基本国策，事关亿万家庭的幸福安康。1980年，党中央发表了《关于控制我国人口增长问题致全体共产党、共青团员的公开信》，提倡一对夫妇生育一个孩子。1982年，计划生育被确定为基本国策。40年来，我国不断完善计划生育政策，走出了一条中国特色统筹解决人口问题的道路。2016年，中共中央国务院决定实施全面两孩政策，计划生育工作变的越来越重要。计划生育档案管理作为计划生育工作中的一个重要组成部分，对计划生育工作的效率和质量起着关键性的作用。但是，随社会的发展及目前受各种因素的影响，计划生育档案管理仍然存在诸多问题，其发展状况不容乐观。因此，本文通过对计划生育档案管理的发展及存在的问题进行分析与研究，针对这些问题提出解决对策。希望能给相关管理人员一定的启发，进而提高计划生育档案管理水平。

关键词：计划生育档案管理；发展；问题；解决对策

1 计划生育档案的概述

计划生育档案亦可称为计生档案，该档案以育龄妇女（一般规定15—49岁）为主，记录着该育龄妇女和其丈夫的婚育情况，子女情况、本人避孕节育情况、领证情况、孕前管理等等。该档案的建立目的，是为了快捷、准确地为育龄妇女提供计划生育优质服务，为基层开展计划生育科学管理与优质服务提供信息保证。

2 我国计划生育档案管理的发展历程

2.1 建立阶段

1981年3月6日，国家计划生育委员会设立。随后，全国计生工作体系一直建立到省、市、县、乡、村（社区），基层管理人员利用一切能够利用的条件，开展起计划生育工作，她們用自己仅有的文化，每天都随身携带笔记本，收集育龄妇女计划生育的各种信息、整理资料、上报汇总。到八十年代末，计生档案以育龄妇女信息卡为主，以育龄妇女的生育类型分类、编制索引，整理归档，并不断完善变更，为基层开展计划生育服务提供了可靠的保证。

2.2 完善阶段

经过十几年的努力和不断摸索，到90年代，计生档案在育龄妇女信息卡的基础上不断完善，计生档案也逐渐走向正规，档案以“两卡”（育龄妇女信息卡、户成员信息卡）为主，并增加了“十簿”和“村级月报告单”等簿卡的使用，各乡镇、村有了计生档案室，建立了档案管理制度，计生干部负责计生档案的收集、整理、保管、查阅、使用等。

2.3 规范阶段

2002年9月1日，《人口与计划生育法》正式颁布，为了使计生档案能更好的为计生工作服务，各省实现”数据大集中”。 2007年，计生档案信息数据汇入育龄妇女信息数据库，从而实现省--市--县--乡逐级对人口信息动态实时监控，进一步提高数据的准确性、真实性、安全性。各乡镇、村都成立了计生办公室，有了专门的计生档案管理人员，负责人口数据库档案信息的登记、变更、查询、反馈及上报工作。

2.4 电子化时代

现阶段，随着计划生育档案管理的不断完善，计划生育档案管理系统由单一的育龄妇女计生档案发展为全员人口信息管理系统，系统中包含了全员人口的计生信息外，还增填健康信息、孕前管理、奖励扶助的等诸多内容，并完善了管理服务一体化，各类证件实现了网上登记、网络办理，并实现计生数据与公安、妇幼、卫生等系统的互通，在全国实行了区域协作，逐步实现计生档案的资源共享。

3 我国计划生育档案管理的现状及存在的问题

1）计划生育档案管理人员素质不高、职责不明。第一、从事计划生育档案管理工作的人员有一部分人为兼职，由于未经过系统的档案管理专业知识培训与学习，从而缺乏档案管理专业知识，影响计划生育档案管理工作的进一步发展。第二、计划生育档案管理人员流动性大、岗位责任不明确，档案管理人员在工作中容易出现敷衍了事、马虎不仔细、糊弄应付的现象。

2）计划生育档案管理制度不完善。计生档案制度的不完善，直接导致计划生育档案管理混乱、不规范等现象时有发生，主要表现在以下几个方面：第一、计划生育档案查阅管理制度不完善，查阅记录不清、不登记。第二，计划生育档案保密制度缺乏完整性。第三，计划生育档案收集保护制度不健全。计生档案不仅要及时变更全员人口信息管理系统，还要整理统计报表、报告单及十簿等纸质档案。由于制度不完善，基层以下现象时有发生，比如：收集档案资料不及时，归档的材料内容填写不完全、资料中信息错误；证明材料出现未盖章、代签字、乱涂改等现象，还有人为完成上级任务，人为修改全员人口信息档案，造成计划生育档案材料的完整性和真实性无法得到保证，进而大大降低了归档案卷的质量。

3）人口信息管理系统有待于进一步更新、维护和完善。

4 计划生育档案管理问题的解决对策

4.1 加强对计生档案管理人员的管理和培训

想要提高计划生育档案管理人员的业务水平，我认为可从以下几点着手：第一、计划生育管理部门可定期对计划生育档案管理人员进行专业培训。第二、计划生育档案管理人员可利用休息时间，多翻阅档案管理方面的资料，不断的充实自己，提高自身的档案管理水平。第三、确立岗位责任制。主要包括每个档案管理人员的职责、权限、任务、考核以及奖惩措施。

4.2 建立健全的计划生育档案管理各项制度

想要做好计划生育档案管理工作，并提升计划生育档案管理的成效，必须建立健全的计划生育档案管理制度，笔者认为可以从以下几个方面着手：第一、建立档案收集整理时限机制。要求各级计划生育档案管理人员每天对全员信息进行收集、归档，及时变更档案信息库。每月对纸质档案收集、整理、归档、汇总的情况进行上报，每半年进行考核一次。第二、完善立卷归档制度。第三、建立和完善计划生育档案保密制度。由于计生档案的特殊性，在资源共享的同时，更要保护育龄妇女的隐私，档案管理人员要严格执行保密制度，上级管理员对每个管理员的操作要了如指掌。第四、建立健全的档案销毁制度。由于档案销毁制度不健全，误操作现象时有发生，比如：奖励扶助档案、办证档案是长期档案，各地误销事件时有发生，相反一些临时档案不销毁占用了档案室大量的空间。

4.3 利用先进技术进一步加强计生档案管理现代化

在电子化时代，计生档案也应顺应潮流，人口管理系统要不断维护、拓宽互通范围。利用先进技术实现计生档案存储、检索自动化。运用微信、QQ技术实现计生档案信息传递交流、资源共享。运用现代科学技术实现计生档案电子化，简便化，让计生档案为计划生育科学管理与优质服务提供更好的信息保证。

参考文献

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[5]王建国.计划生育档案管理存在的问题及解决办法[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012（09）.

作者简介

胡素琴（1970-），女，汉，山西省吕梁市文水县，文水县卫生和计划生育局基层人口管理股股长，馆员（档案系列），大学本科，研究方向：档案管理。