信息化时代档案管理人员应具备的素质

宋喜山

摘 要：信息时代的到来，使档案信息管理也从纸质的档案悄然转变到电子档案，实现了档案管理的现代化。档案是真实记录过去发生的事件，是社会的重要资源。提高效率和保护档案成为档案管理的重要内容，也对档案管理人员有了更高的要求。笔者将从以上几点分析，档案管理人员应具备什么样的综合素质。

关键词：信息化时代；档案管理；人员素质

信息化时代的到来，改变了档案的存储和管理方式。档案不再局限于纸质档案，电子档案已经进入人们的生活工作中。档案管理方式应时代要求，也变得越来越科学性，安全性和准确性。档案管理人员的工作水平也需相应提升，工作人员的素质要求也会更高。这就需要档案管理人员积极学习现代化的档案管理方式，提升自身专业素质，适应社会的发展。

1 当前时期电子档案的应用特征

档案是记载发生过的事件的载体，分电子档案和纸质档案。两者是有本质区别的，其依托的载体也有所不同。前者是依靠电子信息技术的数据存储功能，而后者是依靠纸张书写保存。因此两者的应用特点以及应用方式存在明显差异。利用现代信息技术收集整理档案信息，其效率和准确性要高得多。对于电子档案的管理过程中，利用电子信息技术管理档案更具系统性。对不同类型的档案进行分类，查阅人员只要输入关键词就能快速找到自己所需要的档案，方便快捷。除此之外，电子档案也更具安全性。只需要储存卡就能永久保存，而纸质档案还会有损坏情况发生。庞大的纸质档案存放空间是一个问题，如何对纸质档案进行无损的保存更是一个难以解决的问题。

2 信息化时代档案管理人员应具备的素质

2.1 思想政治素质和职业道德素养

良好的思想政治素养和职业道德素质，是每一个档案管理人员应具备的基本素质。通常来说，档案管理人员管理的档案都是一些机要文件，这些文件对单位有着重要的影响。档案信息的泄露需要从档案管理人员做起，这就需要档案管理人员具备一定的政治素养、道德素养，严格遵守各项规章制度，也是档案信息安全的重要保障。当档案管理人员面对社会的诱惑时，能时刻谨记自己的职责，拒绝诱惑。

2.2 专业的素质

每一行业都需要管理人员具备专业的行业素质，档案管理也不例外。专业的档案信息管理素养，是使档案管理有序性的保证，是档案信息管理工作高效率的前提，从而达到查阅人员快速查阅档案的最终目的。档案管理本身就是一件复杂、综合性强的工作，档案管理人员不仅仅是简单的保管档案，帮助查阅人员查找档案资料，档案的收集管理分门别类等也是重要的工作内容。这些工作内容也都需要档案管理人员具备相应的工作技能、管理办法，如档案目录的制作，关键词快速搜索，电子档案的科学性整理以及安全保管等等。尤其是电子档案，还需要档案管理人员具备一定的计算机知识，实践操作技能，及时发现和修复档案管理系统的漏洞，保证档案管理工作的安全性。

2.3 创新

时代在发展，创新意识必不可少。现代化的档案管理工作，不僅与传统上有着本质的区别，在信息化时代，档案管理还具有时效性。电子档案是以计算机的存储为载体，会随着时代的发展而不断变化、前进。如果要保持电子档案的完整性，档案管理信息系统也需随着时代的发展而创新，停滞不前只会不利于档案管理。相对应的，档案管理人员创新意识不能殒没，有创新才能有发展，如果失去的创新，档案管理只会越来越滞后，难以满足当今社会的需要。除此之外还需有敏锐的创新嗅觉，及时发现在档案管理制度中的问题，解决问题，完善制度。档案管理工作想要取得快速发展，是需要档案管理人员不断创新提供新方法新思路的。

2.4 法律意识

我国是法制国家，任何行业任何人都需遵纪守法。档案管理人员也需具备一定的法律意识，保证档案管理工作不会触碰法律红线。我国有专门的档案管理法律法规，档案管理人员也是需要熟知的。并根据法律法规来管理档案，杜绝私自销毁、造假、泄露档案信息。对于传统的档案管理人员，法律意识仍需加强学习，新时期的档案管理人员更是需要熟读档案管理法。

3 档案管理现代化的发展现状

3.1 档案管理效率低

目前来说，许多档案管理人员还是传统人员，对于计算机还不是非常熟悉。很多单位的档案管理人员还不具备计算机技能，对档案难以进行有效管理以及应用。造成档案收集上传电子档案效率低，准确度也不高。电子档案收集人员与管理人员，普遍存在一个信息不对称的问题，两者之间没有进行有效对接。这也造成电子档案收集难度加大，管理不善。

3.2 专业素质人才空缺

目前电子档案管理还是一个比较新的范畴，学校里对这方面的人才培养并不是非常完善，对于市场上这方面人才的空缺不能及时补足。高校学生们对于档案管理方面没有兴趣，所以档案管理专业的学生少之又少，毕业后能真正到档案管理工作岗位上工作的毕业生更是寥寥无几。另外，由于之前传统档案管理人员也是非专业人员，因为传统档案管理对工作人员的要求不高，以至于都是非专业人员去从事这方面的工作。她们在一定程度上缺乏专业系统的档案管理意识，对于新时期的电子档案管理，也无法提出专业的指导或帮助。对电子信息化的档案管理工作也不能完全胜任，还需要重新培养人才，档案管理实现电子信息化的难度又增加不少。

3.3 信息化档案管理系统不完善

电子档案管理实现有序化除了对档案管理人员进行素质提成，还需要一个稳定的电子管理系统和基本的硬件设置。但就目前来看，许多单位都没有一个完善可靠的信息系统，大家的档案管理也是简单存储在计算机中，档案管理的硬件设置也比较滞后。缺乏相应的档案管理机构和人员配备，大大降低了档案管理的效率以及质量。同时在信息安全上也存在一定的安全隐患，容易造成档案信息丢失和泄露。

4 结语

现代化科学技术水平的提高，互联网的普及应用，档案信息管理也进入了电子信息化时代。传统的档案信息方式需要及时创新改革，档案管理人员的综合素质也需要一个质的提升。新时期的档案管理人员，应积极跟上时代的发展，积极学习新事物新技术新理念，不断提高自身能力，不断学习电子化档案管理方法。提升法律素养，创新意识，为更好的进行档案管理工作努力。

参考文献

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[2]王健.信息化时代档案管理人员应具备的素质[J].参花（下），2017（12）：131.

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