新时期高校档案利用与保密探究

摘 要：在信息网络的高速发展当今社会，大数据改变人们的生活、工作和思维方式，也冲击和影响了档案管理领域，如何科学在工作中要处理好档案的开放利用与限制利用（保密）的关系，严防失密、泄密问题发生，已成为当前档案管理人员的一个重要任务。

关键词：档案：利用：保密

随着信息化的高速发展、社会主义市场经济和民主政治的不断推进，政府信息公开力度不断加大，信息与广大人民群众的关系越来越密切，信息权益已经成为公民权益的重要内容。档案资源信息作为信息化中的一分子，如何科学地处理档案保密与档案利用的关系，已成为当前档案管理人员的一个重要任务。

1 档案利用与档案保密的关系特点

档案利用一般是指档案机构依托所保管的档案，采取一定方式方法向档案利用者提供档案及其信息，满足利用者的不同需求，为社会各项事业服务。

保密档案（或称为限制利用档案）是指国家法律、档案行政管理机关或文件保管贾等规定档案文件在一定时间范围内拒绝或限制向公众开放的档案。例如，涉及国家安全、政治事件、经济活动或个人隐私等多方面机密的档案，就需要为其规定保密期限，如果任意地利用，就很有可能给国家或个人造成重大损失。

我国有关法律对两者关系作出了相应规定和有机衔接，已实现对国家秘密的动态监督管理，对已符合保密法规定应当解密的事项应及时解密，避免国家或单位秘密档案“一定终身”。这两者之间又是一种相互依存的关系，既不能片面抛开“保密”谈“利用”，也不能抛开“利用”谈“保密”，档案的提供利用工作必须在保密的基础上开展，而档案价值的充分分利用，又体现了档案保密的价值所在。

2 档案利用与保密管理现状及存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄不到位

在高校档案管理中任职的管理人员，真正具有专业档案管理素质的人才少之又少。很多管理人员没经过系统的、专业的培训就上岗，由于一些档案人员业务能力不熟，又缺乏对档案归档工作的重视，同时部分高校档案部门与各院系、各处室部门在业务上缺乏有效沟通机制，不能对档案有效收集整理，有些机密文件在收集、整理、归档入库过程，经过了几道流程，几班人的手，很容易造成失密、泄密等问题发生，也造成高校档案管理工作出现盲区和混乱区。

2.2 重保管、轻利用，档案的价值没有得到充分利用

在传统观念的影响下，“利用危险，保密安全”思维定式在很多档案要作人员头脑中根深蒂固，基于“安全”考虑，盲目延长档案的保密期限，没有真正认识到建档管档的根本目的是在于利用，保密的目的是为了更好的利用。前台借阅利用依然是高校档案利用的传统方式，档案部门还是把档案利用局限在守摊调卷上，而不从广度和深度上对档案信息资源的进行开发与开放，就远远不能满足社会各方面的需求，也不能更好的发挥档案的作用。对外宣传服务的重视程度远远不够，有效的信息化服务平台尚未搭建完整或还仅仅只是一个框架结构，这样会导致档案管理工作脱离社会。当前，档案利用的开放程度不高，利用手续又很烦琐，必然大大降低公众的档案利用认知和热情。

2.3 档案管理手段落后

由于一些高校档案部门上级领导不够重视，投入经费远远不够，档案机构不可能投入大量的人力和物力对档案信息深层次编研，加之档案管理手段落后、检索技术落后、现代管理技术实际运用范围不广等问题存在，这样会使得很多有价值的档案被束之高阁，很难从检索目录中发掘，这样有价值的档案资料没能得到充分利用。

3 加强高校档案管理的对策

3.1 强化档案管理人员档案责任担当

组织档案管理人员认真学习《中华人民其和国档案法》、《保密法》等相关政策法规，建立高校档案的统一管理制度，对档案实行集中保管和利用，确保高校档案信息资源的完整性。

档案管理人员应严格执行档案保管利用和保密工作管理规章制度，严格划清密与非密的区分界限，充分做好档案信息资源利用工作。具体操作如下：

1）要做好档案开放前的审查，准确判断、科学区分、严格把握开放与控制的范围，主动接受保密部门对密级调整工作的监督指导，明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放利用。

2）要做好档案利用的监督，严格档案借阅登记制度，规范工作海通程，防止出现工作空档。

3）要做好归还档案的检查，防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。

4）要订立档案工作人员的不定期监察制度，开展专项教育，切实提高政治责任感和保密意识。

3.2 拓展档案利用形式，加快档案资源利用和保密管理信息化建设

开展丰富多样的利用形式。档案馆内阅览室环境应该是舒适温馨的、里面配备各种设施齐全，非常方便用户阅览、咨询和检索；定期编制和出版各种检索工具，方便用户迅速而准确地查询所需的档案；提供各种复印件或拍照件服务；馆内陈列室或展览馆定期向全校师生和社会用户开放，介绍馆藏和地方人物历史重大事件。

利用高科技手段完善档案管理工作，将计算机、多媒体等引进高校档案管理的每个环节中。在档案利用管理工作中，可借助计算机提供各种途径的检索服务；用电话、传真和电子邮件满足用户的咨询要求；设置触屏向用户展示档案馆的机构设置和馆藏等，来提高档案利用的服务效率和质量。同时也要大力发展保密技术，采取必要的视频保护（干扰技术），屏蔽技術、内外网隔离技术、数据加密技术、网络安全监测技术加监管和防范，实现档案管理科学化、标准化、规范化，快速让人工操作与人工智能紧密对接起来，有效增加档案资源的充分利用和保密性。

总之，在新时期，高校档案管理要跟上新时代的步伐，采用科学合理的档案管理制度，引入新思维新理念新技术，不断提升档案管理工作质量和工作效率，更好地为高校师生及社会人士提供优质满意服务。

参考文献

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作者简介

蒋碧蓉（1973-），女，汉族，湖南省耒阳市，经济师，本科，研究方向：综合档案管理。