探讨大数据背景下事业单位档案管理的创新策略

金雷

摘 要：随着大数据时代的到来，对于我国各行各业产生了深远的影响。基于此社会背景下，事业单位作为服务于人民的公益性单位，将大数据信息技术与事业单位档案的管理有效结合，可以有效提高事业单位档案管理的效率，从而促使事业单位职能发挥到最大效益，使其更好的服务于人民。故此，本文将进一步的探讨大数据背景下事业单位档案管理的创新策略。

关键词：大数据；事业单位；档案管理

档案管理关系着事业单位的发展以及事业单位职员的调用，因此在大数据背景下的档案管理要将传统的档案管理方式与现代的信息技术有效结合。面对档案管理中所出现的问题，提出有效的策略，从而促进档案管理的电子化、信息化发展。

1 大数据背景下事业单位档案管理的中存在的问题

1.1 事业单位领导没有充分重视档案管理

档案管理工作关系到一个单位人才的选拔与调用以及事业单位的发展进程，但是许多单位的领导没有充分认识到档案管理的重要性。对于事业单位的档案管理认识任然停留在表层，认为档案管理就是对个人档案以及其它档案进行整理与保存，工作任务很轻，并没有引进专业的人才对事业单位进行档案管理。可以看到在许多事业单位的档案管理中，档案管理员是从其他岗位上调任或者兼职的，年龄也比较偏大。这也就进一步导致事业单位档案电子化进程缓慢，无法有效提高事业单位档案管理的效率[1]。

1.2 事业单位的档案管理缺乏统筹规划

目前在各个事业单位的档案管理研究可以发现，许多单位对于档案管理缺乏一定的统筹规划能力。在事业档案电子化的过程中可以发现，档案整理与采集缺乏统一标准，事业单位职员的原始纸质个人档案存在着不规范的现象，部分事业单位的职员在人事档案的填写上填写的内容不一致[2]。尤其在档案填写过程中，事业单位职员的出生日期、工作时间、学位学历、党龄以及培训经历没有严格按照统一的标准进行填写。在以人力为主的纸质档案管理时期，信息采集与管理存在着一些漏洞很容易被一些不法人员利用，对个人档案进行涂改造假。可以说信息采集的不规范、缺乏统一的标准，缺乏统筹规划的档案管理，进一步阻碍了大数据背景下档案管理电子化、信息化的

进程。

1.3 事业单位档案管理缺乏专业的人才

由于事业单位档案管理在事业单位管理中长期得不到重视，从而进一步导致档案管理专业人才的缺乏。事业单位的档案管理不仅仅是日常档案的建立、调取、保管、信息的采集这么简单，对于档案管理后续的总结、分析与监管也是档案管理的重要内容。事业单位中的人事档案记录了事业单位人员的个人信息，具有一定的机密性，如果没有对档案进行妥善的保管很容易造成档案的泄密。可以说在事业单位的档案管理工作是十分重要的，只有不断提高自身的业务水平与思想觉悟，才能够进一步的确保事业单位档案管理的有效开展[3]。

2 大数据背景下事业单位档案管理的创新策略

事业单位的档案管理关系着整个事业单位能否高效的运转，基于大数据背景下的事业单位档案管理中所面临的问题，要从加强单位领导的重视、档案的统筹管理以及建立专业的档案管理制度三个方面进行管理，从而进一步提高事业单位档案管理效率。

2.1 依托大数据时代，采用现代化的管理方式

基于大数据背景下，事业单位的档案管理也应该采取现代化的管理手段，提高整个事业单位的档案效率。事业单位档案现代化管理方式是指依托于大数据以及云平台，以电子信息技术为基础，从而进一步建立电子档案信息数据库，并有效结合传统的管理方式，核实事业单位职工档案的个人信息，并将纸质档案的信息录入数据库中，对于其中具有重要意义的文字信息档案通过电子扫描的方式录入数据库中，进一步的减少纸质档案由于长时期的翻阅所造成的耗损。将电子档案与纸质档案统一进行管理的同时要注意档案的机密性，要求事业单位职员在进行档案调阅时严格遵守事业单位档案保密制度，同时要设置事业单位职员查看档案的权限，从而进一步确保档案内容不被泄密。运用现代化的管理方式，可以有效促进档案的保管，便于档案的查询。

2.2 建立专业的档案管理团队

作为事业单位的档案管理人员，在大数据背景下进行档案管理工作时，要拥有专业的业务水平与较高的思想觉悟。在面对外界的诱惑时，能够坚守自己的政治信仰，保障事业单位档案的安全。同时在面对新的档案管理形式，要改变自身传统的工作方式，积极学习现代化的信息技术与档案管理软件的使用。档案管理人员在工作时要积极的拓展自身的工作内容，从传统的建档、查檔、调档到对档案信息采集的监督、分析、电子化，从而进一步的完成档档案由纸质到电子化的进程。在大数据背景下的事业单位档案管理要坚守政治信仰、提高业务水平，建立一支专业的档案管理团队，从而提高事业单位档案管理的效率[4]。

2.3 完善档案信息的审核与采集制度

将事业单位档案数据化首先要确保档案的真实性，这就需要建立统一的采集制度。人事档案作为事业单位档案的重要内容，确保人事档案的真实性才能进一步的保障事业单位用人的可靠性。可以看到人事档案造价的新闻并不少见，一些事业单位的职员为了延迟退休与个人升迁，对个人的工作经历以及出生日期进行造假[5]。档案能够造假成功很大一部分原因是因为档案信息的审核机制没有到位，部分档案管理人员没有按照国家的有关规定进行档案管理、违规操作。我党在十八大会议上做出了“从严治党”的重要部署，进一步要求事业单位档案管理人员遵守国家的法律法规，加强对档案的信息审查，面对档案造价的情况及时上报有关的到，敢于担负责任，肃清档案管理队伍。

2.4 加强事业单位领导重视，加大档案管理投入

基于大数据背景下的档案电子化、信息化管理必须依托于一定的物质基础。因此必须加强事业单位领导对档案管理的重视，为档案管理提供足够的资金，成立专门的档案管理室，并注意档案管理室的防火设计，并为档案管理部门采购高配置的电脑，购买档案管理软件。同时对档案管理人员进行一定的技术培训，提高其业务水平。在日常的管理中要专人专事，禁止其他闲杂人员进入档案管理室，对于前来借阅的事业单位职员必须出示领导审批手续，在其借阅之前要求其遵守档案管理的相关法律法规，对于档案的内容要妥善保管，不可以非法外传。只有加强事业单位领导的重视，增加对档案管理上资金的投入，才能够进一步的促进档案管理信息化的进程[6]。

3 结语

档案管理是事业单位管理的重要工作内容，事业单位在进行档案管理时要顺应时代的发展，将大数据时代的信息管理技术与传统档案管理方式有效结合，丰富管理内容与管理方式。同时事业单位领导要加强对档案管理的重视，给予一定资金支持；对于档案管理人员要加强自身的业务水平与思想觉悟，从而进一步保障基于大数据时代背景下的档案管理工作有效开展。

参考文献

[1]吕峰.事业单位档案管理的质量保障体系建设探析[J].兰台世界，2018（4）：61-62.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014（6）：63-65.

[3]农桂山.机关事业单位档案优化管理的实施策略[J].兰台世界，2018（4）：63-64.

[4]周菲.浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性[J].档案管理，2017（5）：93-94.

[5]孟凡宏.新形势下事业单位档案管理的改革研究[J].兰台世界，2017（z1）：35.

[6]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（z1）：148.