网上录取对考试档案管理的影响与应对

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(济南市教育招生考试院)

目前很多考试工作的开展都采用了网上录取的方式，极大地优化了考试管理的各项工作，对学生的档案管理工作也提出了新的要求。

一、网上录取方式概述

在互联网快速发展的背景下，目前在考试管理中的报名、考场安排、考试组织以及考生信息采集等多个工作流程中都运用了信息化操作方式，在互联网上即可完成，突破了传统考试模式中实地报名与信息采集方式中时间与地点的制约，有效提升了考试效率。针对学生的录取也实行了网上录取的方式，有效优化了考试流程。

档案是学生身份的象征，也是学校进行人才选拔的重要参考依据，在考试完成之后，应当对学生的档案进行相应处理，向学校档案管理部分移交，对学生的档案进行丰富与完善。传统考试录取方式下实行的是纸质档案，随着网上录取方式的实行，在录取方式中充分运用了计算机技术。网上录取的流程包括为学生制作电子档案，由招生的院校对学生发布提取档案的信息，之后由省级的招生办公室对电脑进行投档，高校提取学生的档案，省级招生办公室进行录检，完成之后最终确定出录取名单，并在网上对学生进行录取。在网上录取方式中不同的部分分别负责不同的工作内容，实现了各司其中与分工协作，有效促进了录取工作的顺利进行。在录取上采用异地远程录取的方式极大地节省了考试录取所需要的人力、物力与财力，为网上录取提供了重要的理论参考依据与支持，充分实现了录取方式上的公正与公开性，促进了高校的择优录取。

二、网上录取对考试档案管理的影响

网上录取对考试档案管理的影响包括导致学生传统纸质档案的遗失，导致学生传统纸质档案项目管理上的不健全，档案管理的滞后性。

1.导致学生传统纸质档案的遗失

随着网上录取方式的进行，对传统的纸质档案管理工作也产生了较大的影响，产生了电子档案这一形式，在录取与退档上都采用了电子档案的形式。由此容易造成学生传统纸质档案的遗失。在网上录取率方式的实行之下，学生的纸质档案已经完全不参与录取过程，学生一般是在学校录取之后在高校内才会重新获得新的纸质档案，由此容易导致学生纸质档案的遗失，不利于学生纸质档案的管理。在传统的手工录取条件下高校能够直接接触到学生的档案，随着录取方式的结束，直接将纸质档案带回，能够对纸质档案进行有序管理。但是网上录取方式下学生的纸质档案管理一般需要经历从学校招生办到省级高招办公室获得这一形式，或者通过邮政部门将学生的档案已送到高校之中，或者是由学生本人进行懈怠，但是不管哪种寄送方式都容易造成纸质档案的遗失。

2.导致学生传统纸质档案项目管理上的不健全

纸质档案是学生在进入高校之前的各种情况的一种原始记录，充分涵盖了学生的奖惩记载情况、入党与否、入团资料以及学生的体检结果、考试报名表、考试成绩以及学生的高考填报志愿等，通过纸质档案中各项类别的记录能够充分反映出学生在进入到高校之前的各种活动表现。

但是随着网上录取方式的进行能够看到，目前在学生的纸质档案管理类别上出现了遗失现象，在管理项目上出现了不健全的现象，可能缺乏学生在进入到高考之前在工作与学习方面上的记录，在学生团组织关系与党组织关系上的资料不够完整，主要是对学生进行褒奖，但是在学生惩罚方面的记录上不足。

3.档案管理的滞后性

随着网上录取的进行，在学生纸质档案管理上存在着一定的滞后性，进行档案管理所需要的时间周期较长，增加了对学生档案管理工作的难度，将短期的周期性工作变成了一项长期而复杂的工作，给高考生档案管理工作的进行增加了难度，随着纸质档案管理中部分项目的遗失与不健全，给高校对学生的档案管理工作增加了难度，对学生管理活动的开展也较为不利，可能会引发学生与学校之间的纠纷。

三、网上录取对考试档案管理的应对措施

随着网上录取对考试档案管理的影响应当充分利用信息数据居加强信息搜集，建立信息化的纸质档案管理方式

1.充分利用信息数据居加强信息搜集

随着网上录取方式的进行，在考试档案管理上也应当充分引进信息化的操作方式，建立档案管理的数据库，及时清理并核对学生的档案管理信息，包括新生报道信息等。积极运用多方力量，加强对数据的搜集与整理，针对档案遗失与数据不全现象积极发动各方力量进行寻找，确保考生档案信息的完善性。在邮递过程中导致遗失的，由邮政部门负责追回。针对档案信息不完全的现象，及时对其进行补充完整。

2.建立信息化的纸质档案管理方式

随着网上录取方式的进行，在传统的纸质档案管理方式中也应当积极融合进行信息化管理方式，要求建立信息化的纸质档案管理方式，将纸质档案与电子档案管理方式进行充分融合。尤其是在考生的录取阶段，电子档案对学生发挥着重要的作用，同时随着录取工作的结束，电子档案的作业也随之减弱，起到主要作用的依然是纸质档案。为此在管理过程中应当加强纸质档案与电子档案两者之间的共同配合与协作，在两者的共同作用之下实现对学生档案工作的有效管理。随着网上录取方式的实行，电子档案的作业也越加明显，为学生的档案管理工作提供了重要的信息技术上的支持，在对电子档案的管理与运行上充分采用了最新的技术力量，为电子档案的运行提供了多方面的支持。同时在纸质档案与电子档案之间建立了有效的协作发展机制，实现了两者之间共同作用的发挥。在纸质档案遗失的情况下能够充分利用电子档案进行恢复，建立有效的纸质档案恢复管理机制，确保在遗失情况下重新制作的纸质档案的真实性。

四、结束语

计算机技术的快速普及发展对招生考试工作带来了重要的影响与革新，尤其体现在网上录取方式的实行，有效改善了招生考试工作，同时随着新的录取方式的进行，对学生的纸质档案管理也产生了较大的影响，导致学生传统纸质档案的遗失，导致学生传统纸质档案项目管理上的不健全，并且档案管理出现了滞后性，给传统的纸质档案管理工作带来了较大的难度，要求及时优化档案管理工作，充分利用信息数据加强信息搜集，建立信息化的纸质档案管理方式，针对遗失的档案建立有效的补办措施，充分促进考生档案管理工作的信息化。