高校口述档案工作存在问题与对策分析

摘 要：近年来，随着教育事业的发展和创新，国家教育部门对高校教育工作越来越重视，高校口述档案也受到了社会各界的关注。高校口述档案与传统形式的档案管理有很大的不同，从档案管理过程来说，口述档案是对档案管理空白部分的弥补，可以有效的填补档案的断层和空缺。通过对各大高校进行调查发现，目前大部分高校都在采取口述档案形式，通过多年的丰富经验，总结出了一定的问题。口述档案是以录音形式或者是人工逐字记录的方式进行登记，还包括对个人的采访过程和采访结果进行归档登记，在整理好之后登记成册。由于在整个过程中人工工作量过大，需要浪费大量的人力资源，还会出现登记错误的情况，甚至会出现二次返工，对后期的档案管理和档案查询造成一定的影响。本文首先对高校口述档案进行了简单的概述，然后对高校口述档案存在的问题进行了分析，最后针对高校口述档案工作现状对口述档案工作对策进行了研究。

关键词：口述档案；问题分析；解决对策

基金项目：本文系辽宁省档案科技项目《高校“口述档案”管理探索与实践》（L-2017-X-23）中期研究成果。

近几年，随着教育事业的改革，高校学生人数在不断增加，高校口述档案的工作内容也在不断加大。学术界对高校口述档案的研究在不断深入，通过录音形式或者逐字登记的形式对个人的采访过程进行记录，基于口述档案工作的特殊性，以信息登记的形式进行记载。

1 高校口述档案概述

高校口述档案与传统形式的档案登记有根本上的区别，口述档案具有明显的目的性，在记录过程中具有明显的创造性，通过逐字登记的形式进行记录，登记者需要将所听到和看到的个人采访过程进行总结归纳，登记在册。高校口述档案可以分为以下几个阶段，前期准备阶段、档案过程实施阶段、档案整理、档案登记。首先，档案的前期准备阶段是指在进行高校口述档案采访前期，档案登记人员需要对档案登记事项、人员进行充分的了解，在整个过程中要以人为主要对象，以整个事件作为主题内容。

比如档案登记人员想要对某高校的科学发现史进行口述档案登记，首先需要对高校发展史的全过程进行了解，对高校发展过程中的人物进行调查，这也就是高校口述档案登记的前期准备工作。在前期准备工作中，寻找具有代表性的人物是重要工作，高校的发展史则是口述事件的对象。其次，对于口述访谈对象需要事先进行调查和了解，其中包含对口述访问对象的近期生活，家庭情况、事业情况、婚姻状况等，想要更加细致的对口述访谈进行记录，还可以侧面了解一些访谈对象的生活习惯和兴趣爱好等。做好充分的前期准备工作，对于口述档案登记的准确性有很大的帮助。

2 高校口述档案工作存在的问题

通过调查发现，现阶段，虽然有多所高校采用口述档案的工作方式，但档案管理人员中仍有一部分人对口述档案的概念并不是很了解，严重的影响了高校口述档案工作的准确性和时效性。 随着现代社会经济的发展，科学技术也在不断发展，然后高校口述档案登记工作却严重脱离现阶段的科学技术水平，仍然采取传统的登记方法和记录方式。虽然我国的科技水平在不断进步，信息技术在不断发展，网络信息技术已经开始逐渐取代人工操作，但截止到现阶段，我国高校口述档案仍然停留在多年前的管理水平。在高校口述档案管理工作中，檔案的管理人员是主要参与者，在调查中发现，高校口述档案的保管人员大多是多年来一直从事档案管理行业的长期工作人员，年龄大多在三十五到四十岁之间。这个年龄段的工作人员很少接触到计算机软件和网络技术，在思想观念上也比较守旧落后。

在早期，由于经济条件的限制和科学技术的不发达，这些档案管理行业的工作人员整理高校口述档案时几乎都是手工整理、归档和分类。近年来由于计算机技术的进步和网络技术的发展，高校口述档案管理也逐渐的步入信息化时代。早期的高校口述档案整理工作大多采用手工整理，在手工整理归档的过程中，难免会出现误差，导致现在的高校口述档案管理工作人员在重新整理录入时工作量较大。这也就导致了在新旧档案衔接过程中出现了一系列问题。由于手工整理过程中可能会造成个别人员的档案遗漏、缺失，以至于在后期的电子档案整理录入时很难衔接上早期的高校口述档案。相关学者在调查中发现，高校口述档案的归类和存档的管理过于形式化，部分工作人员认为口述档案的意义并不大，在登记入册后很少会有人再次翻阅，在进行档案整理时敷衍了事，严重的影响了档案的真实性和准确性。

对高校口述档案管理重视程度较低，这也就导致了相关人员在对高校档案归档管理的过程中不够认真，导致高校口述档案在以后的工作查询中费时费力。认为高校口述档案管理并不重要这种想法是片面的，高校口述档案的管理直接关系到高校未来的发展和教育，做好高校口述档案管理工作是做好高校教育管理的基础和前提。

3 高校口述档案工作对策分析

随着社会的发展，对教育行业越来越重视，对高校口述档案进行信息化管理，已经成为高校档案管理工作人员的主要工作内容。针对现阶段高校口述档案管理存在的问题，利用现代信息技术，使高校口述档案管理逐渐规范化，是现阶段口述档案管理的主要策略。近年来计算机技术不断的进步和发展，利用计算机技术进行高校口述档案的管理和归类，可以保证高校口述档案管理的规范性和正确性，减少人工归档和整理过程中出现的误差。利用计算机技术进行高校口述档案的管理工作，还可以提高档案管理工作人员的工作效率，省时省力。高校口述档案管理信息化可以减少档案分类管理过程中出现的误差，提高工作人员的工作效率。包括在前期准备阶段也可以用现代化方式进行调查，通过网络的方式去了解调查对象的基本信息，可以节省大量时间。

传统的高校口述档案登记大多是以Word或者Excel表格的形式进行存档，再将电子版的节目流程打印出来进行归档保存。这种传统的档案管理方式需要工作人员花费大量的时间去核对档案内容，由于全程是人工操作和处理，很容易出现漏记、错记内容和流程，后期在查找时，也需要翻阅大量的档案和记录，对于高校档案管理的工作人员来说，严重的影响了高校内部的工作效率。利用现代的信息技术进行高校口述档案归纳整理工作，工作人员可以采用电子登记和归档的形式，省掉传统档案打印保存环节。

采用电子信息登记形式，对高校访谈过程进行详细记录，在后期需要查找时，只要进行简单的筛选，就可以在短时间内找出需要的档案内容。通过电子登记和归档的形式进行档案管理，工作人员在进行档案详细信息整理时，与传统的档案整理方式相比，步骤简单，利用计算机网络技术进行管理，可以保证档案内容的真实性和完整性，提高工作人员的工作效率，减少人工归档和整理过程中出现的误差和失误。

4 小结

高校口述档案的管理和登记是高校档案管理工作者的主要工作，高校的档案管理直接关系到高校未来的发展和教育事业，利用现代化技术对口述档案管理进行完善，可以有效的提高工作效率。

参考文献

[1]谢佳辰.高校口述档案工作存在问题与对策分析[J].财会学习，2018（05）：127-128.

[2]任南竹.高校口述档案工作存在问题与对策分析——大数据时代下的高校口述档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017（03）：51+53.

[3]翟晶，王忠.高校口述档案工作存在问题与对策分析[J].医学教育管理，2016，2（05）：710-714.

作者简介

李启坤（1971-），女，汉族，辽宁新民人，农业推广硕士，馆长，馆员，沈阳农业大学档案馆，从事高校校史口述档案研究。