建筑工程档案资料管理问题研究

汪泳军 铜陵市城市基本建设档案馆

一、建筑工程档案资料管理面临的主要问题

（一）档案资料管理意识不足

在进行建筑工程档案资料管理时，一些工作人员明显缺少档案管理意识。建筑工程档案资料涉及的内容、领域比较多，如立项文件、勘查文件、监理文件以及施工文件等，需要收集与整理所有相关资料，工作辛苦、任务艰巨[1]。因为缺少档案资料管理工作意识，在工程建设中仅仅重视质量与进度，而忽视对资料的收集与整理，从而就会造成相关资料丢失。如桩基工程施工，未进行水泥取样检查，无法出具检验报告，所以档案资料管理就不完善。因为缺少档案资料管理意识，有关建设单位与资料管理人员在思想上就会放松，很容易导致资料缺失，而当建筑工程项目竣工之后，难以为档案资料管理部门提供完善的工程资料。

（二）档案资料管理工作质量低

现阶段，建筑工程档案资料管理工作的整体质量比较低。工程资料主要分为准备阶段的各项文件、施工阶段形成的各项资料、监理文件以及竣工验收资料等，在档案资料管理过程中，部分单位只考虑到施工阶段各项资料的收集与整理，很少会关注工程鉴定资料收集，从而造成工程档案资料不健全，对档案资料管理工作质量造成了负面影响。同时，一些档案管理人员工作态度不认真、不端正，导致工程资料丢失，从而影响档案资料信息的真实性。建筑工程档案资料管理工作中，受不同方面要素的影响，造成档案管理水平不高。

（三）专业档案资料管理人才的缺失

针对建筑工程档案资料管理工作而言，一些单位都是由非专业人员担任档案资料管理职务。基于新时代背景下，档案管理工作理念与方式有了新的变化，然而档案资料管理人员的能力、专业性却难以与之匹配[2]。如今一些建筑单位的档案管理工作人员基本是兼职，他们并不具备专业知识与专业能力。同时，随着信息技术的不断发展，建筑工程档案资料管理工作正朝着信息化方向快速迈进，由此不仅要具备专业性知识与能力，还需要了解与掌握信息管理技术，从而才能够适应新时期的档案资料管理工作。

二、建筑工程档案资料管理问题的解决措施

（一）提升档案资料管理意识

建筑单位应构建档案资料管理工作小组，确定小组需要承担的具体职责，制定科学、可行的档案资料管理工作机制[3]。组织档案资料管理工作人员参加思想培训活动，使其深刻地认识到工程档案资料管理工作的价值与作用，从而提高管理意识。建筑单位也要出台严格的档案资料管理工作制度，通过制度去约束与监管档案管理工作人员的行为。

（二）重视档案资料管理工作质量

首先，对建筑工程资料形成质量进行严格管理。在建筑工程项目施工时，档案资料管理工作人员需要积极讲解、宣传工程资料管理的重大价值，使所有人员都重视资料管理，认真、细心搜集与整理工程资料，并积极、主动地预备好建筑工程项目有关资料，从而为提高档案资料管理工作质量创造有利条件。把档案资料管理穿插在行政程序之中，例如建筑工程项目建设之前，所有参建单位必须完成各项工程资料交底工作，以确保档案资料信息的完整性。在进行建筑工程项目施工时，所有参建单位要收集好各项工程资料[4]。建筑工程项目竣工验收之前，把收集的各项工程资料上交至档案资料管理部门逐一验收。其次，对建筑工程资料归档质量进行严格管理，根据建档规定与要求完成资料的收集、整理工作。重视对建筑工程材料、设备有关材料的收集，如水泥、钢筋、机械设备等合格证书、说明书与检验报告进行收集，若是后期验收时发生工程质量问题，就能够结合这些资料查找具体原因。最后，建立有效、可行的建筑工程档案资料管理工作机制。安排专业能力强、有责任心的专业人员负责档案资料管理工作。若是需要进行工作人员调动，就一定要严格按照交接手续做好交接工作，这是档案资料管理工作中的重要一环，也是建筑工程档案资料完整性、有效性的基本保障。

（三）加大档案资料管理工作人员培训力度

建筑工程档案资料管理工作人员应积极参加各种培训活动，准确把握档案资料具体编制标准要求，不断地提高档案资料管理专业能力与业务素养。建筑单位也要定期组织培训活动，为管理工作人员宣传档案资料管理工作新要求、新规定、新方式，从而提高档案资料管理工作的系统性与规范性[5]。此外，建筑工程档案资料管理工作人员应积极学习与研读有关法律法规，例如《中华人民共和国档案法》与《城市建设档案管理规定》等文件，从而根据法律法规科学完成工程资料收集与管理工作，切实提高建筑工程档案资料管理工作质量。

总结：近些年来，随着我国建筑行业的不断进步与发展，对建筑工程档案资料管理也提出了新要求与新目标。基于此，建筑单位必须要立足于现状，结合具体问题制定有效的解决措施，高度重视档案管理人员意识的提高、档案管理质量的提高以及档案管理人员专业能力的提高，从而才能够保证档案资料的完整性、真实性、有效性。