信息化时代下的档案电子化探析

肖键敏

摘 要：随着科学技术的发展，我们所处的信息化时代，决定了档案管理工作也正在向电子化、网络化方面迈进。信息技术为档案管理提供了便利，也带来了一定的困难和挑战。本文将从学校的角度出发，解析学校档案管理在网络环境下存在的问题，探讨OCR技术如何有效加速实现纸质文档电子化，思考学校档案的电子化管理的方法，从而提高学校档案的利用率，让学校档案资料发挥其应有的作用。

关键词：档案信息；电子化；OCR技术

1 档案信息电子化基本现状

1）缺乏通用性信息管理功能的档案软件。目前，多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，使现代化设备不能尽其用，档案部门各自开发的软件不能互用，这制约了档案信息电子化的进程。

2）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于多种原因，目前档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。

3）档案信息管理人员素质尚需提高。实现档案信息电子化，要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2 档案信息化建设的风险识别

档案信息化在给人们带来方便快捷的同时，也给人们带来了不少担忧：1）信息安全问题，2）知识产权问题。这些问题的产生，在一定程度上阻碍了档案信息化工作的顺利进展。目前，用于解决上述问题的对策除了技术以外，也有很多学者呼吁应尽快出台关于档案信息化的法规、政策和标准。但问题是，技术本身就是一把双刃剑。问题主要不在于技术，而在于人性。我们看到，复制技术既可用于信息共享，也可用于侵犯他人知识产权；过滤技术既可用于自律，也可用于搜集他人的隐私信息；加密技术既可用于信息安全防范，也可被恐怖分子和极端民族主义分子用于秘密通信，从事破坏和颠覆国家政权的犯罪活动。

1）数字档案信息对计算机设备的依赖性。数字档案信息从传输、存储到显示都是通过计算机实现的，计算机是生成数字档案信息的前提和基础，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息。因此数字档案信息对计算机及其相关设备具有绝对的依赖性。

2）数字档案信息的不安全性。除了数字档案信息对计算机设备的极强依赖性之外，处在系统网络中的数字档案信息表现出的不安全性十分明显。网络安全的薄弱性是不可忽视的。计算机网络系统并不安全，有时会出现某些隐患，从而使数字档案信息化为乌有。另外计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丢失的问题，带来难以估量的损失。这些都意味着确保数字档案信息的保密性、完整性、真实性和可用性极富挑战意义。

3）数字档案信息对标准的依赖性。在数字档案信息的形成与管理中使用标准，有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性。标准的使用不仅有利于數字档案信息的科学管理，同时，遵守与使用标准还便于数字档案信息随技术的发展在新、旧数字平台间转换，这将直接降低保存数字档案信息的费用。因为，随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，如果数字档案信息按标准进行管理，就会降低数据格式变换的频率。格式变换、数据迁移的频率降低，所需的费用自然就降低了。

同时，数字档案信息还存在数据的巨大性、存储格式的多样性等特点。

3 OCR技术有效加速实现纸质文档电子化

偶然在网上找了一篇实用文档，想要复制保存下来，结果却发现网页进行了限制，面对密密麻麻的文字信息，难道要一个字一个字的敲上去吗？如果没有OCR，大概会有不少人这么干。

OCR是一种将图像中的文字转换成可编辑的文本格式的技术，简单来说，将你无法复制保存的文档拍下来，通过文档识别软件进行识别，获得可编辑可保存的电子文档。

3.1 OCR技术有效加速实现纸质文档电子化

云脉文档识别内置成熟的OCR技术，加速实现纸质文档电子化。相比一个字一个字的录入，这种批量识别存储的方法不仅提高了纸质文件信息电子化速度，更是提高了档案录入的准确性。

纸质文档管理系统的投入，不仅可以优化电子化工作流程提升员工工作效率，更有效减少电子化过程中所造成的人力、物力的浪费。

3.2 纸质文档管理助力档案资源价值发挥

建立电子档案乃大势所趋，不说当代信息依托互联网传播，就从信息保存角度来讲，和书柜、纸箱之类的存储容器相比，云盘存储更现代也更安全。

纸质文件受存储媒介和存储环境影响，容易出现蛀虫、焚毁、损坏、字迹模糊等问题，收发不易，保存困难，查阅更是不便，文档利用率低，根本无法充分发挥档案资源应有的价值。

云脉纸质文档管理系统可以将识别文件和识别结果保存在云端，同时内置关键字检索功能，用户可以通过文件名、关键字、日期等方式快速查询到相关文件，相比较起在扎堆的文件堆里找一份资料，现代化式的检索方法更得年轻一代的认可。

3.3 及时更新文件动态设置权限安全分享

文档电子化为了更好地实现信息存储和利用。在云脉纸质文档管理系统中检索到的文件可以通过在线传送、设置浏览权限等方式进行分享。传统的纸质档案更新不便，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，让相关人员随时了解动态。

目前云脉纸质文档管理系统被广泛应用于企事业单位大量纸质材料的电子化管理，如档案局、图书馆、政府机构、金融保险等领域。为现代无纸化办公提供高效服务，推进文件信息电子化。

4 解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

电子文件归档方式和途径的选择。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

5 结束语

随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。

参考文献

[1]纪铁利.有关档案电子化管理的几点思考[J].计算机光盘软件与应用，2012.

[2]于柏云.浅议信息时代的档案电子化管理[J].兰台世界，2012.

[3]赵戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案，2010.