小议档案信息化建设的重要性

李艳娥

【摘要】随着计算机技术和储存技术的飞速发展，无纸化办公成为今后的发展方向，档案管理也随着社会的发展而逐步进入信息化建设时期，档案信息化建设在当今社会越来越重要，本文就档案的信息化建设做了一些探讨和研究，希望引起相关部门的重视。

【关键词】档案信息化;信息化建设;重要性;意义

着计算机技术和储存技术的飞速发展，无纸化办公成为今后的发展方向，档案管理也随着社会的发展而逐步进入信息化建设时期，档案的作用也日益凸显。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，了解和掌握计算机的功能和作用;应用计算机技术管理馆藏档案;建立现代模式的档案数据库。

一、档案信息化的内涵及信息化建设的必要性

什么是档案信息化？《档案信息化建设导论》一书把档案的信息化定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。

（一）档案信息化建设中存在的问题

（1）缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视硬件系统的建设，忽视档案信息资源标准规范化建设等软件建设，具体表现在：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（2）档案管理人员的专业素质跟不上时代的发展。老的档案管理人员对纸质档案的管理十分熟悉，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的档案管理人员懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

（3）数据储存、保护存在风险。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

二、档案信息化建设的重点

档案信息化的本质就是在信息技术的武装下，对档案信息由保管向利用服务方向转变，信息技术是其中的关键。档案信息化建设的重点包括档案标准規范建设，基础设施建设，档案信息化系统建设及人才队伍建设等。

（一）加强档案工作标准规范的建设。档案信息化的首要任务就是档案业务要规范，完善档案信息化制度建设，并严格按照制度要求贯彻实施，层层把关，责任到人。根据相关的技术标准，各级档案部门应加强电子文件的归档和日常规范管理，按照电子文件管理规定要求，保证已归档的电子文件的真实、完整和安全。

（二）加强档案基础设施建设。应配备必要的服务于档案信息化的设备，满足档案信息资源开发，信息处理与传输对技术装备的要求。

（三）建立档案信息化系统。档案信息的建设需要强大的，功能全面的档案数据库做保障，建立全文信息，图像信息，数据统计等功能，满足档案原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公，为用户提供主动的、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。

（四）提高档案管理人员的信息服务水平。档案管理人员的观念首先要“信息化”。档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。面对新形势下的挑战，档案工作者应积极应对，逐步掌握信息技术，掌握档案利用规律，增强服务的针对性。不断提高服务水平，顺应时代发展的需要。

三、档案信息化建设的意义

档案信息化，可远程服务，资源共享;提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。

（一）提高档案利用效率，降低管理成本从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发挥更大的作用，只需用少量的投入就可以获得巨大的收益。

（二）档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。档案信息化的建设将为企业培养一大批适应信息化管理的科技人才、建设人才和管理人才，为企业积累依托信息化实现项目管理规范化的建设经验，为企业建设多项目管理信息化平台提供了理论和实践指导，为企业在多项目之间复制成功的项目管理经验提供了科学的实现手段。从而降低企业的项目成本，企业项目成本的有效控制将为企业创造新的利润增长点。

（三）通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。据统计，档案信息化建设的成功实施，档案信息利用人员的查档时间可以节省40%;文件重复存储率降低70%;由公司管理引起的法律和审计费用潜在降低为原来1/4;档案利用率将比传统文档和档案管理的利用率提高5-10倍。

参考文献：

[1]邹守玲.浅谈档案工作信息化建设[J].陕西档案.

[2]李颖.对档案信息化建设的思考[J].科技档案.