办公室文书档案收集与归档工作的相关探究

张 欣

陕西榆林能源集团有限公司 陕西 榆林 719000

想要了解社会以及经济的发展历程,必须要通过文书档案的记载进行 了解,因此文书档案在办公室档案管理工作中占据着重要的地位。文书档案的收集和归档工作是一种服务型的工作,想要完成好改工作必须要具备很高的技术以及专业能力。只有努力保证各单位的文书档案是真实并且完整的,才能够使得文书档案能够更好的服务于社会。只有保证文书档案管理工作的质量,才能够合理的利用和开发办公室文书档案的信息资源。本文对办公室文书档案管理工作的意义进行了分析,同时分析目前存在的一些问题,最后提出了一些有效的改进措施。

一、办公室文书档案的收集与归纳工作管理的重要性

在我国的事业单位工作中,最基础的工作中包含了办公室文书档案的收集和回纳工作,虽然是属于最基础的工作,但是同时也是最关键的工作,在事业单位文档管理工作中,为了能够顺利开展其他工作,必须要首先完成好该工作。文书档案中记载着事业单位的重要发展历程,如果某个单位需要做出重要的决策时,必须首先参考相关的文书档案,这也是在单位决策过程中非常重要的最关键的参考文件,文书档案中记录者单位的重要会议内容,审批情况以及请示情况,因此文书档案能够为单位和公司的发展提供战略发展方向,对单位和公司的发展有些非常重要的作用和意义。

二、我国办公室中文书档案的收集和归纳工作管理存在的现状和问题

1.文书档案管理的工作人员的管理意识较低。在这之前,人们并没有重视起办公室文书档案管理工作,这就导致工作人员并没有注意力集中的努力工作,这就导致了办公室文书档案的收集和归档工作完成的不够好。大部分的文书档案管理工作人员的管理意识比较差,这就导致文档管理工作的质量和效率大大降低,导致工作中经常会出现档案缺损,档案的时间不对,以及档案并不真实的情况。工作人没有足够的责任心对待工作,使得文书档案的管理和查阅难度增加,很大程度导致文档不能够为公司或者是单位的发展提供有效作用。

2.文书档案的收集和归纳力度太小。由于档案管理工作人员没有进行努力的收集和归档,以及归档的力度太小,这导致文书档案出现了丢失遗漏和缺损的情况。造成这些问题的主要原因就是因为归档的方法不够科学,大部分仍然是文字档案,没有普及采用电子档案进行收集管理。文书档案的收集和归纳没有正确的流程,导致资料文件随便摆放,导致资料很乱,这样不仅增加了管理量而且甚至导致无法归档,很大程度降低的文档的可靠性。由于应付式工作的存在,导致文档严重缺失了真实性和历史性,文书档案缺乏连续性和完整性。

3.没有进行全面的文书档案的收集归纳。在对办公室文书档案进行收集和归纳的过程中,经常会出现文档信息收集不完全的情况。如果没有进行全面的收集,这将会很大程度增加文书档案管理工作人员的归档工作。另外,对于文书档案管理工作人员的招聘过程中会聘用一部分非专业人人进行兼职工作,这部分工作人员由于没有充足的时间和精力进行档案收集和归档工作,这些都会导致无法进行全面的办公室文书档案收集和归纳工作。

三、有效改进办公室文书档案管理工作的措施

1.增强办公室文书档案管理工作人员的管理意识。只有对工作富有责任心,有很强的工作管理意识,才能够把办公室文书档案管理工作认真努力完成好。除此之外,还需要具备专业的知识能力和管理技能。对管理工作人员进行定期的培训,不断增强工作人员对文书档案资料的敏感度和管理意识,这样才能够有效的进行管理工作。还需要对能力不够的工作人员进行技能培训,提升管理工作人员的专业知识和管理能力,同时需要让管理工作人员学习文书档案管理工作的重要性,使得管理人员的素质能够有所提高,这样才能够最终实现高效高质量的文书档案收集和归纳工作。

2.文书档案的收集和归纳管理制度需要完善和提高。对文书档案进行管理时,对文书档案的收集时间,保管的期限,档案属于什么范围以及要注意哪些问题必须进行详细明确的记载,这样才能够使得文档的收集,整理以及归档工作能够更加有效的进行。根据单位的实际情况,进行相关的分工制度,科学合理的明确文档范围。对于归档的期限也必须要设有相关的制度,这样才能够更好的进行统一管理工作,这样才能够更好的提高办公室文书档案管理工作的质量和效率。

3.办公室文书档案收集以及归档工作模式必须有所创新。使用传统的文书档案管理模式时,管理工作一直不断地出现资源的缺失或者是或于被动等问题,所以我们必须对文书档案工作的收集和归纳工作模式进行有效的改进和创新,可以使用主动的收集文书档案的工作模式。为了做到管理工作的创新,第一办公室文书档案管理工作人员在工作时必须要与相关单位的各个部门进行密切的联系,文书档案信息的收集和归纳才能够及时的进行,并且需要定期进行,这样才能够尽可能的防止发生文档资料收集不及时或者出现遗漏等情况。第二,在文书档案管理工作中一旦出现问题,必须要及时进行处理,解决问题,这样才能够防止问题的出现影响后面工作的继续进行。第三,文书档案的建立和完善的过程中,必须要主动利用现代信息技术来完成,这样才能够尽可能的减少由于人工收集而出现问题。这些都能够最大程度的提高办公室文书档案收集和归档管理工作的质量和效率。

四、结束语

办公室的文档管理工作中最关键最基础的工作就是文书档案的收集和归纳工作,只有做好文书档案的管理工作,才能够使得文书档案更好的服务于社会,才能够使得发挥其最好的作用,为社会做出更大的贡献。本文对办公室文书档案收集和归纳管理工作的现状和存在的问题进行了简要分析,同时提出了能够有效改进文档管理工作的措施。希望本文能够对相关工作人员提供有效参考。