电子档案与纸质档案的整合管理

毛欣阳 天津泰达滨海清洁能源集团有限公司

引言：档案管理行业在应用了计算机信息技术储存电子档案后，需要将电子档案和纸质档案进行有效的整合管理，不断提高对这两种档案的利用效率，最终才能有效提高档案管理工作的工作水平。

一、电子档案与纸质档案整合管理的概述及注意事项

（一）电子档案和纸质档案概述。档案指的是人们在社会活动中所直接形成的记录，有着极高的保存价值，包括着纸质档案和电子档案这两种，其中纸质档案指的是将纸作为记录信息载体的档案，主要有证书、契约、日记、户籍、图纸等等，而电子档案指的是利用计算机硬盘来对信息进行存储、记录的档案。从本质上来看，纸质档案和电子档案都属于档案的一部分，都有着极高的保存价值，都是对信息进行记录的，但是纸质档案和电子档案又因为所用载体的不一样而有着极大的区别。纸质档案的载体是纸，并有专门的地方储存，有着极高的安全系数，但是保存起来比较麻烦，对保存的环境有着一定的要求，经过长时间的保存，纸质档案可能会出现破损，记录的信息出现缺漏。此外，纸质档案查找起来也十分麻烦，需要依靠人工来进行分类和查找。而电子档案同纸质档案相比，储存的时间更长，对储存环境的要求更低，只需要一台计算机就可以对电子档案进行储存，储存量也更大。同时，利用电子档案进行储存的档案查找起来更为方便，向计算机输入指令后就可以迅速找到想要的档案信息。但是电子档案需要利用到网络技术，这就使得储存电子档案的计算机有着感染计算机病毒的风险，一旦储存电子档案的计算机感染了计算机病毒，其储存的电子档案很容易遭到破坏和丢失。而将电子档案和纸质档案进行整合管理，可以结合电子档案和纸质档案的优点，让电子档案和纸质档案利用自身的优点进行互补，从而可以取长补短，都能够将自身的优势充分发挥出来。

（二）对电子档案和纸质档案进行整合管理的注意事项。一方面，档案管理工作人员应当采取积极、有效的档案管理措施来对电子档案管理领域进行探索，通过建立全新的电子档案管理制度、管理方法、管理技术来为电子档案建立起一种稳固的法律地位。另一方面，档案管理工作人员在没有做好电子档案管理工作、无法确保电子档案拥有长久真实性的情况下，不能放弃纸质档案，不能忽视纸质档案的管理工作，还需要充分利用起纸质档案的优点来，将电子档案和纸质档案的优势进行互补，从而在档案管理工作变化的时期把握住主动权，提高档案管理工作水平和工作质量。比如，档案管理工作人员在进行档案管理工作时，可以在保存电子档案的同时，也将相同的内容保存在纸质档案中，通过采取这个方法，有效实现了电子档案与纸质档案的整合管理，在充分利用起电子档案查阅方便这一优势的同时，还充分利用了纸质档案真实性高的优势，避免了储存电子档案的计算机受到木马病毒的攻击而瘫痪，导致电子档案的缺失、丢失问题。此外，档案管理工作人员还需要在档案管理系统中对录入的电子档案、纸质档案进行虚拟组卷，从而对不同的档案进行有效分类、排序，提高档案的查找、利用效率。

二、有效实现电子档案与纸质档案整合管理工作的要求

（一）归档工作需要同步。档案管理工作人员在进行电子档案与纸质档案的整合管理工作时，需要注意的是在检验、审核完收集到的纸质文件后，要及时对这些纸质文件进行归档。同时，档案管理工作人员通过网络收集到的电子信息也需要及时进行检验、审核、归档。在对电子档案、纸质档案进行归档工作时，要严格按照相关的档案归档要求进行，符合档案归档要求的电子档案、纸质档案才能归档。此外，档案管理工作人员在对从网络上收集到的电子信息进行归档时，要用指定的计算机对这些电子信息进行存储，不能随便选一台计算机就进行存储，还需要对归档的电子信息做出特定的标记，从而方面以后的查找和利用。

（二）整理工作需要同步。要想顺利开展电子档和和纸质档案的整合管理工作，档案管理工作人员应当采取一个较为折中的办法，来对电子档案和纸质档案进行同步整理。记录信息相同的电子档案和纸质档案的档案号都是一样的，所以，在对这类电子档案和纸质档案进行整理时，可以将这两种档案合二为一，共同进行整理，在对电子档案进行整理的同时也进行纸质档案的整理工作，从而大大缩短整理档案所耗费的时间，大大提高档案的整理工作效率，最终大大提高电子档案与纸质档案的整合管理工作水平。

（三）对电子档案和纸质档案的利用也需要同步。在对电子档案、纸质档案进行归档、整理工作时，相同内容的电子档案、纸质档案的档案号都是一样的，因此，在对档案进行查阅时，可以通过一个档案号、通过统一录入的信息来同时查找出电子档案和纸质档案。在利用时，可以优先利用更为方便快捷的电子档案。通过这种方法，大大提高了对于档案的利用效率，还减少了对纸质档案的利用次数，纸质档案受到的磨损次数大大减少，从而让纸质档案可以更长久地保存下去。电子档案和纸质档案的整合管理，实际上可以看作是一种延长档案寿命、对档案进行分阶段管理的电子化实现。

总结：综上所述，在进行电子档案与纸质档案的整合管理工作时，需要将归档工作、整理工作进行同步，对于档案的利用也要同步，这样才能有效实现电子档案盒纸质档案和整合管理，才能提高档案管理工作的工作效率和工作水平。