浅谈检验检测实验室仪器设备档案管理

刘春娇，陈红

（1.唐山市产品质量监督检验所，河北 唐山063000；2.唐山市市场监督管理局，河北 唐山063000）

1 引言

设备仪器作为检验检测实验室的关键组成部分，直接关系着实验室技术研发和开展检测的效率和质量。从实际情况来看，检验检测实验室仪器设备档案管理中存在很多不足和问题，限制实验室规模的扩大以及实验室功能的发挥。因此，需要做好检验检测实验室仪器设备档案管理工作，提高对设备档案管理工作的重视程度，明确设备档案管理的质量要求。

2 仪器设备档案管理工作中存在的问题和不足

2.1 对仪器设备档案的管理工作不够重视

从当前检验检测实验室仪器设备档案管理工作实际情况来看，工作人员普遍缺乏对档案管理工作的重视，相关仪器设备日常管理人员和使用人员也不能建立正确的档案管理系统。虽然已经制定了相关的设备使用制度以及档案管理方案，但是由于意识上缺乏对档案管理工作的认可，未能充分认识档案管理工作的作用和价值，导致相关制度和方案的落实存在很大问题。很多制度并没有得到践行，影响仪器设备的档案管理质量和档案管理效果。

2.2 仪器设备档案整理方面存在很多不足

我国实验室仪器设备的管理工作起步较晚，很多制度和工作规范仍然没有得到完善，重要设备的信息以及仪器的资料保存不够规范和完整，影响设备和仪器功能的正常发挥。检验检测实验室完整的仪器设备档案需要覆盖设备预定、验收、使用、保养和报废等各个环节以及全部流程，加强实验室仪器设备的档案管理工作，能够进一步提升实验室的运行效率和运行质量，提高实验室工作的安全性和可靠性，减少实验室危险事故的发生。很多单位在实验室设备日常管理的过程中，并没有全部保留设备正式购买之后的文件资料，一旦设备出现故障问题，往往需要经过更多的流程和花费大量的时间进行设备的维修与保养，严重影响实验室的运作效率。当前，实验室设备档案管理还存在严重的社会信息不对称问题，设备资料不完整，影响后期技术研究工作的顺利开展和研究工作价值与作用的发挥。所以必须要提高对实验室设备档案管理工作的重视程度，将实验室档案管理工作纳入整体实验室管理流程当中[1]。

2.3 仪器设备档案管理人员综合素养不足

实验室仪器使用部门绝大多数并没有设立专门的仪器设备档案管理人员，虽然有的实验室在仪器使用部门设置了仪器设备档案管理人员，但是这部分员工往往缺乏专业的档案管理知识，对设备的工作条件以及工作状态不够了解，并不能够科学地开展设备档案管理工作，无法及时准确地收集和整理归档设备档案资料。同时，档案管理人员队伍的流动性比较大，很容易存在因交接不到位而造成的档案工作管理脱节问题，影响档案整体的管理效率和管理质量[2]。

3 检验检测实验室仪器设备档案管理的相关对策

3.1 提高仪器设备档案管理人员的专业素养

检验检测实验室相关领导人员需要加强对实验室仪器设备档案管理工作的重视，组建由仪器设备管理部门总体监督管理，仪器使用部门分派专人协助的专业的档案管理队伍，明确各个部门以及员工在仪器设备档案管理工作过程中的分工，做好设备档案的整体建立工作。明确仪器设备在采购、使用、保养、报修全流程的档案资料以及数据信息，做好档案的归档工作，实现对仪器设备的动态管理，及时调整档案资料和档案信息内容，更新档案报告。同时，还需要加强对设备档案管理人员的培训以及学习，提高仪器设备档案管理人员自身的档案管理能力以及收集能力，使得每一名员工都能够了解自身岗位职责，并积极参与档案管理工作，提高档案管理效率。

3.2 建立健全档案管理制度

科学系统的仪器设备档案管理制度是保证检验检测实验室仪器设备顺利使用的前提，因此，必须要加强对仪器设备档案管理工作的重视，制定严谨科学的档案管理操作程序，规范档案资料的收集、使用、销毁等工作流程，确定档案归档时间以及归档内容。同时，还需要制定系统科学的考核机制以及监督管理机制，加强对各项档案管理工作的监督和约束。

3.3 建立动态仪器设备台账

在检验检测实验室仪器设备档案管理工作中，加强档案管理工作最重要的目的便是更好地利用档案对仪器设备的使用和保养进行规范，延长设备的使用寿命，充分发挥仪器设备的使用价值。因此，需要建立动态仪器设备台账，在实验室内部建立起随时可以调整和更新的设备台账，为使用者信息的统计以及查阅提供便利，更好地保证仪器设备档案管理质量和管理效率。另外，需要建立系统的档案借用和归还制度，避免出现档案丢失问题，更好地保证仪器设备档案资料的完整性和系统性。

4 结语

综上所述，检验检测实验室仪器设备档案管理制度的落实对于实验室的正常运行有着至关重要的作用，因此，需要提高对实验室仪器设备档案管理工作的重视程度，明确档案管理工作的重要意义，加强档案管理人才队伍建设，提高整体档案管理水平和档案管理效率，保障仪器设备档案的科学利用。