提升高职院校财务报销服务水平的实践探索

蔡小路

（广州番禺职业技术学院，广州511483）

1 提升高职院校财务报销服务水平的意义

服务推动管理，管理推动发展，高职院校财务服务机制的完善，首先体现在增强了高职院校财务资金的使用灵活性上；其次，科研人员可获得更多的财务知识并熟知报销流程，减少科研人员对资金使用的迷茫，让本校师生更好专心地投入教学、科学研究工作中，激发科研动力，促进科研进步，多维度地推动高职院的发展。最后，财务工作的透明度，营造“诚信报销”的氛围，对推动高职院校内涵式发展增添了强大动力。

2 高职院校财务报销服务水平较低的原因

2.1 财务政策信息传导不畅通

财务报销对上级新制定的经费使用、报销规定等相关文件的下达，报销人未及时了解和解读文件，出现报销偏差；受以前现金报销便捷的影响，报销人对公务卡使用过程中出现的种种问题，增加报销时间，下意识认为是财务服务工作不到位；经费预算口径与实际报销口径不对应，导致不能报销情况的发生。因此，财务人员需要花大量时间和精力解释有关事项，降低报销效率，也增添了报销人的不理解，对财务部门产生抱怨心理。

目前我国公办的高职院校办学经费由各级财政拨付，政府对各级财政资金的管理严格，采用财政集中支付、公务卡、政府采购等方式管理资金流向，出台关于差旅费、会议费、培训费以及三公经费等一系列的经费管理办法。上级规定性管理办法文件下达到被报销人接受并执行，需要经历一段时间；公务卡消费信息在财政一体化系统内需要满足刷卡金额与时间都正确的情况才可查询到记录，当遇到多人刷卡或刷卡时间过长而一时无法查询刷卡记录，增延报销时间或效率，以上都是导致报销效率差，报销人产生怨言情绪的原因。

2.2 业务流程控制不严谨

“简政放权”服务的模式下，学校将一些财务管理权限下放至院系，直接由院系完成第一道环节的控制，但一些审核不严或对项目支出随意，在财务报销时，财务人员不予报销或重新审批，导致报销人认为是财务人员故意行为；有时经常发生一笔业务，报销人在报销时，才被告之缺少其他部门的审批，补办审批手续往往需要提供相关佐证或情况说明[1]。以上情况主要是由于部门间缺少沟通，各部门的职能范围不同，无法将学校财务制度的财务行为转为本部门的具体行为。

2.3 财务队伍结构不合理、财务信息化水平低

目前大部分高校都实现了网上报销的功能，但网上申报时会出现：报销填写信息量大，电子发票验证不通过、申报校外专家劳务报酬，专家信息无法较验等情况，都会增添退单机率[2]。财务报销遇阻，报销人对财务工作的不理解，财务人员心里压力大，面对每天百笔业务数据，财务人员之间偶尔会出现审核标准不一致的情况，让报销人产生质疑。作为高职院校的“财务管家”，为把法规制度关，财务部门重管理轻服务，对师生的错误干预批评指责的较多，而未第一时间进行有效的引导及帮助，缺乏耐心听取师生意见，服务意识有待提升。

虽然财务信息化已上升到一个新台阶，由于新的政府会计制度改革，高校财务系统一直处于全运行半修改的状态，财务信息化各子模块运行过程中有时会出现问题，解决问题仍然需要依赖软件供应商，而供应商后续服务滞后，从而影响财务报销效率。财务人员审单工作重复单一，工作量大，政策学习不透彻，有时会因害怕出错，用“有胜过无”的心理要求报销人提供资料，在处理报销时，未换位思考报销人的处境，未与报销人做好解释工作等原因才导致以上出现的问题。

2.4 报销人个人意识淡薄、财务知识欠缺

发票单位名称出错、发票缺少明细清单、发票盖章不规范、消费时未使用公务卡、票据粘贴不符合要求，外出未进行事前审批，缺少外出通知，劳务缺少相应的发放标准，项目经费超出预算额度等情况，都让报销不能顺利完成，更换票据、补办手续、补齐材料如此往复，在客观上出现了人们所说的“报销难”“难报销”情况，增加了报销人的不满情绪。

报销人在报销过程中，只要报销遇阻，无论是何种原因，首先易在意识观念上产生不满情绪；其次加上财务知识的缺乏，流程烦琐，对于财政政策、财务法规以及单位的管理制度缺乏了解，待报销时就会出现以上现象。

3 提升高职院校财务报销服务水平的有效措施

3.1 加强政策沟通

沟通是桥梁，工作是基石，为了进一步做好高职院校财务工作，发挥财务管理与服务的作用，财务部门要主动和积极的与政府沟通，特别是财政的新政策、政策变更、政策实施中遇到的问题，搭建一个工作双向交流互动平台，让沟通更畅顺，及时将信息反馈到单位有关人员。认真履行校方职责，并完成好政府交给的任务。

3.2 建立多部门沟通协同机制

高职院校从本质上来说，是一个学术共同体，二级学院以学科为基础，是教学教改、科研创新的高产出部门，也是高职院校管理的核心，要将重心下移，在遵守财政政策、财务法规以及本校管理制度的前提下，下放财务审批权限，很大程度上就可以简化财务报销审批流程，为学校各级领导腾出更多的时间。同时要梳理各部门的业务办事流程，对无关紧要的流程，要化繁为简，对高风险和有漏洞的流程，做好风险点防控；整合业务交叉部门的流程设置，建立多渠道的信息沟通机制，深入研究各部门间信息系统数据对接，打通信息共享的最后一道阻隔，充分利用网络资源，如学校的OA 系统、公众号等公共服务平台，将日常师生办理的财务报销操作流程及相关财务知识，采用易懂、易操作可视化的影像，以供师生参考，从而完善学校内部控制的建设。

3.3 提升财务信息化水平、建立会计电子档案

加强财务信息化的建设。高职院校资金量不断增加，经济业务也日趋复杂，提高高职院校财务服务工作，利用网络资源有效解决报销流程烦琐、提升财务服务质量、提高资金使用率，缓解报销人员与财务人员之间的矛盾，降低财务人员出错率，节约师生的时间，让大家对自己的财务数据心中有数，一目了然。

建立会计电子档案。凭借学校档案室电子档案管理系统平台，增设财务会计电子档案信息，通过财务信息平台二次开发，开通财务信息化平台与档案管理系统平台接口，利用影像设备进行高清高速扫描，将所有生成的会计单据，传输并存入电子档案系统，为今后数据的使用者提供在线的会计档案资料查阅服务。

3.4 加强财务报销业务培训

财务部门首先加强对二级部门报账员的培训，定期举办财务政策变更的宣讲会，收集财务报销过程中常见业务问题和大家关心的问题，定期开展专项业务培训和指导，增强报销人的规范意识，弘扬“诚信报销”的精神；其次，领导牵头，和财务各业务代表人员定期到二级部门了解师生们关心的财务问题，财务服务到部门，拉近师生与财务的距离，让“报销难”的困境直接转变为：财务“一站式”报销，从而提高财务服务质量。