谈事业单位档案管理的现状及对策研究

王凤 蔡海涛

摘 要： 档案管理对于组织发展有着重要作用，在“档案管理信息化”的大背景下，许多事业单位的档案管理工作表现出了诸多新问题。下文首先对事业单位档案管理工作现状进行了分析，然后针对现如今存在的问题提出了相应的解决对策。

关键词： 事业单位;档案管理;问题;对策

“档案”是事业单位在发展过程中产生的重要资料，对于事业单位未来的发展以及当下的管理、决策均有着重要的指导作用。就事业单位档案管理工作的特征来看，多数事业单位的档案管理对象复杂、种类繁多，难以用统一的管理方法进行高效化管理，以致于档案利用率低下，档案管理有效性低下。当下，我国进入了“新常态”发展阶段，事业单位的发展面对着诸多“不确定因素”，务必要以“档案”为参考，提高各项管理措施、决策的合理性，如此才可避免风险。这就对档案管理工作提出了新的要求，当下亟需合理分析事业单位档案管理现状，并研究相关解决对策，以为档案管理工作的发展奠定坚实基础。

1 事业单位档案管理的现状

1.1 事业单位档案管理模式变化

当前，相应“档案管理信息化”的发展号召，我国各地事业单位先后进行了事业单位档案管理信息化改革，这就改变了事业单位档案管理的工作流程，同时事业单位档案管理也从单一的内部管理，朝着档案利用、档案整理双轨管理模式所转变，这种转变对于事业单位档案管理工作人员而言是深刻的，但是现如今仍旧有相当一部分事业单位仅仅从形式上进行了改革，在未改变具体的工作做法的情况下，事业单位档案管理工作人员难免出现工作效率低下、工作出错率高等问题。该问题的主要成因是事业单位档案管理未围绕信息化建设、工作模式革新构建起完善的工作体系，以致于事業单位档案管理工作人员无法做到“有法可依”，工作中许多风险性问题得不到约束。如，错误归档、信息录入错误等。

1.2 事业单位档案利用水准低下

事业单位档案管理工作的目的是为了提高档案的利用率，保证档案能够发挥主要的参考借鉴作用，但是就当前各地事业单位档案管理工作的实际情况而言，“归类、整理”仍旧是档案管理人员所遵从的主要工作思想，以致于真正需要调用档案时，出现了工作效率低下、档案管理配套服务不完善等情况，主要表现为“单位在调用档案过程中，事业单位档案管理人员无法根据单位的需求给出所有相关的配套档案，无法为单位的管理、决策提供可靠的支持。”

2 事业单位档案管理对策

2.1 完善事业单位档案管理工作体系

工作体系的完善是提高事业单位档案管理工作水准的基础条件，笔者认为，事业单位档案管理工作体系的构建，应该从“四化”入手，具体如下：

2.1.1 数字化

所谓数字化，是保证事业单位档案管理具备利用现代扫描技术、信息技术、网络技术实现实体档案资料电子化，同时在平台上要实现对档案信息的整理、补充、更新。围绕这些需求，事业单位要根据档案管理所用的信息化软件、设备等，构建起完善的工作程序，以保证实体档案资料的高效归档。

2.1.2 体系化

事业单位档案管理务必要实现从“单一整理”到“综合利用”发展方向的转变，传统的档案管理模式，主要是根据档案的类型对档案进行归档，如影像档案、文字档案、音频档案、基建档案等条目。在信息技术的帮助下以及新时代事业单位档案管理理念的支撑下，就要构建起一个符合事业单位管理、决策需求的事业单位档案管理工作体系。如，某档案有一份正本，正本档案又涉及到不同的事件以及体系脉络，那么在信息化管理系统中，事业单位档案管理人员就要注意突出档案之间的相互关系，并在需要调用的时候，满足档案全面调用的需求，以真正提高事业单位档案的利用水准。

2.1.3 自动化

在事业单位实现数字化、体系化档案管理建设后，应该进一步强化对OCR技术、电子标签技术、自动处理技术的应用，保证实体档案归档的同时，能够实现自动化的电子档案归档，以全面提高事业单位档案管理工作效率，保证管理工作能够满足事业单位档案规模逐年增长的需求。

2.1.4 互动化

应该考虑到事业单位档案管理的实际需求，在不同的环节设置不同的岗位，进一步深化、细化档案管理工作的具体职能，采用在线协同的方式，实现事业单位档案管理的实时互动，以提高事业单位档案管理的有效性。

2.2 加强事业单位档案管理服务功能

现如今，事业单位档案管理的服务功能仅仅局限在档案查阅等“看”的层面上，在云计算技术、神经网络技术不断发展的背景下，事业单位要能够依托于高新技术，实现事业单位档案管理“动”的功能，开发出先进的功能模块，实现数据内容的自动化筛选、归类、比对，以为档案使用人员提供更加全面的服务。同时，需要有侧重的强化事业单位档案管理工作人员的专业素质，保证单位人员在调用档案时，档案管理人员能够为其提供可靠的帮助以及支持。

3 结束语

综上所述，当前事业单位档案管理存在诸多新问题，想要进一步提高事业单位档案管理的工作水准，务必要深入思考这些问题，并构建起完善的工作体系，进一步强化事业单位档案管理的服务功能，如此才能够为事业单位的稳定发展提供可靠的资料保障。档案管理从业者对上述内容应该有足够的认识，深刻体会到档案管理对于组织发展的重要帮扶作用，以改变自身的工作观念。

参考文献

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