网络环境下高校档案数字化管理研究

郭善宁孙江丽

(烟台工程职业技术学院，山东 烟台 264006)

网络环境发展背景下，重视高校档案信息化管理，培养专业的档案管理人才，建立完整的档案管理规范，对高校学生的档案数据做到及时、准确，便于高校管理者从海量的信息中快速找到学生的重要信息，并制定相关的管理措施，有助于高校提高管理效率。数字化管理与传统的纸质管理相比，不会因为岁月的流逝而发生损坏，便于查询与更改，节省了大量的时间和资源，让档案管理人员能够从繁杂的工作中解脱，将更多的经历投入到其他工作中。

一、高校档案数字化管理的必要性

档案数字化管理可谓是为高校的档案管理工作者提供了发展机遇，对高校的档案管理进行创新，能够提高高校的教学质量和管理效率，高校要针对高校档案创新管理机制，减轻高校档案管理工作者的工作负担，为学校的教学活动奠定基础。强化高校档案管理力度，加强教师教学环节，对学生的日常表现以及学习成绩等档案信息进行整理，为后期的档案数字化管理做铺垫。对高校档案管理进行创新，要将日常的教学融入其中，对教学研究、教学活动进行记录，方便日后处理教学中存在的问题。高校档案管理工作者要对档案事业充满绝对的热情，掌握最新的网络发展，了解社会最新的发展趋势，促进档案管理工作最大化。

二、高校档案数字化管理面临的机遇

(一)创新工作手段

利用计算机对文字进行编辑处理，根据需要进行删除添加，能够有效提高档案管理人员的工作效率，同时也能够提高高校档案管理水平。传统的档案管理模式借调档案采用人工搜集的方式，耗费的时间多，且工作效率低。在网络环境的背景下，档案管理人员只需要输入关键字即可快速检索到需要的信息；传统档案管理对于文字、音像资料都是分别储存，无法做到整合，而利用多媒体技术，可以将音像与文字存储一并存储，也可以将其整合在一起，便于档案管理人员对资料进行集中管理。

(二)拓展服务空间

网络环境发展背景下能够提高档案管理人员的服务水平，拓展服务空间。传统档案管理模式下，智能为用户提供查询服务，且服务人群较为局限，而数字化档案管理的普及，将档案信息与互联网融合在一起，能够为用户快速提供服务，改善档案管理人员的服务效率。

(三)提升研究成果

档案管理室存储了大量的历史信息，在档案研究方面也要提高时效性。在网络发展的背景下，对档案研究的成果通过网络进行发布，能够将研究的成果进行快速传播，不受空间与时间的限制，就可以将研究成果传递到各个角落，为需要的人提供信息参考。档案管理人员要顺应时代的发展，不断学习新的管理知识，抓住互联网带来的机遇，让高校的档案管理工作可以迎来新的发展。

三、高校档案数字化管理中存在的问题

(一)安全性存在风险

档案数字化管理在一定程度上能够提高档案管理人员的工作效率，但是在安全性方面存在一定的风险，如果不能进行合理控制将会影响到档案信息管理存在安全风险，一旦有病毒入侵将会造成系统的瘫痪，影响工作的正常运行。用于档案管理的计算机如果存储容量不足，或者没有对系统进行维护与更新，无形中就会存在信息泄露的风险。

(二)信息化设施不足

大多数高校建设看重的是教学和科研，但是往往忽略了档案管理的基础建设，因此很多高校档案管理的设施较为落后，档案数字化管理水平低下，没有与外界进行有效的沟通，没有实现资源共享，阻碍了档案信息化建设的脚步。数据库建设较为落后，导致数据不准确，出现失真的情况。此外，由于档案管理的软件较多，目前没有一个统一的建设标准，无法对档案管理人员进行集中培训，影响档案数字化建设的发展。

(三)档案管理队伍较为薄弱

高校对于档案从业人员的管理较为松懈，思想上没有跟上时代的脚步，无法更好的面对大数据的浪潮，导致档案管理人员对于数字化管理不够重视，没有足够的专业技能，在工作时较为随意。计算机技能的不足导致数字化管理工作效率不高，无法为广大师生提供更好的服务。档案管理人员技术要求较低，文化程度与专业素养不足，造成档案管理人员的综合素质较低，影响档案数字化工作的开展。技术人才的缺乏是阻碍高校档案数字化管理的重要阻碍，高校档案管理从业者信息技术的专业背景不足，导致在进行档案管理时受到技术方面的阻碍，影响档案数字化建设的发展。

四、加强高校档案数字化管理的措施

(一)做好档案信息安全防范管理

档案管理信息安全是防范的重点，高校档案信息保存的安全问题，可以通过技术进行解决，保证信息的安全性与保密性。在互联网时代的发展背景下，档案管理的便捷性与安全性相互矛盾，在这种模糊的发展状态下，对档案管理者的登陆身份进行权限设置是关键，只有获得权限的人员才能够对档案信息进行管理和使用，保证档案管理者身份的真实性；针对高校自身的发展情况，制定安全管理制度，利用严格的监督系统保护档案管理的安全；有专门的网络维护人员对高校档案信息管理进行专业的维护，对计算机进行杀毒和软件更新，设置防火墙和权限设置，为计算机档案管理工作设置安全保护屏障。

(二)加强高校档案信息设置建设

高校在档案管理基础设置建设方面的资金有限，档案管理部门在选购信息设备时，要让资金得到最大化的利用，合理购置性价比较高的信息设备；档案管理软件要具有市场稳定性，规范软件的使用，并定期对档案管理人员进行专业的培训工作，让档案管理人员能够掌握熟练的技术，以便更好的开展档案管理工作；高校档案网站要完善，除了有档案检索、在线预览等信息外，还需要提供一些网上预约、爱国教育等内容，强调以人为本的管理理念，改变以往简单的网站管理模式。

(三)加强档案管理人才队伍建设

健全档案管理工作的用人机制，选择高素质的人才充实高校档案管理队伍，运用市场竞争机制选拔人才，完善人才考核机制，健全激励机制，调动档案管理人员的工作积极性。档案管理人员与教师待遇相同，给予同样的重视，让档案管理人员有归属感；加强档案管理人员的职业道德修养，档案管理工作者要树立爱岗敬业的职业精神，以档案管理工作为荣，刻苦钻研档案业务，有扎实的业务能力和较强的服务意识，敢于向传统观念发起挑战，在档案业务上有所创新，在信息技术的帮助下，让档案管理工作走向一个新的发展高度。

五、结束语

在网络时代的发展背景下，对于高校档案管理而言是一个巨大的挑战和机遇，利用信息化技术完善高校档案数字化管理，提高档案管理工作者的工作效率。加强高校档案管理的安全性，提高档案管理工作者的专业技能与职业素养，优化档案管理队伍结构，引进专业的网络技术人才从事档案管理工作，利用数字化思维促进档案管理的信息化建设。