医院档案管理的创新研究

摘要：档案管理创新是很多医院亟待解决的问题。从医院档案工作管理创新的意义研究入手，对当前医院档案管理工作存在的问题进行分析，提出医院档案管理工作创新的依据、优势与方法，进而提出医院档案管理创新的路径，对此领域研究具有重要的参考意义和借鉴价值。

关键词：医院   档案管理   创新研究

创新是新时代的主题。面对当前经济全球化、社会信息化的大背景，医疗卫生行业在国民经济中日益发挥着更加重要的作用，民生问题是国家非常关注的問题之一。随着国家医疗水平的不断提高，各级医院都在创新着不同的管理手段，促进管理模式有效适应时代发展的要求。在这其中，档案管理的创新是促进医院整体进一步发展的关键。如何在互联网+背景下，充分利用计算机技术，对医院档案管理工作进行有效创新是很多医院致力于研究的重要问题。

一、医院档案工作管理创新的意义

（一）促进医院发展的重要内容

上文中提到，随着国家发展的要求，医院在医疗、管理等各个方面都在进行着创新。随着国家对民生问题越来越重视，很多医院都在不断地发展进步，这不仅包括医疗水平的进步，也包括人员增多、科技水平增高、医疗档案增加，这位医院的档案管理带来了新的难度。所以，如何创新医院档案工作管理，这也是促进医院整体水平提高的重要方面。

（二）对医院其他管理工作提供支持和保障

档案管理工作水平的提高是提升医院管理工作质量的重要内容。不仅为医院开展医疗救治提供依据，为医院相关业务领域的研究提供资料查询，同时还能够加强医院的相关医疗设备的管理以及人员信息的管理、医疗档案的管理，所以说，这是医院管理水平的支撑和保障。

（三）符合“互联网+”时代的要求

随着我国进入“互联网+”时代，信息技术影响着各个领域和各个行业的发展，这也是我国未来发展的重要趋势和导向。医院的发展也不例外，除在医疗设备上要引进高科技的设备，同时要求医护人员能够熟练运用信息化手段操作医疗设备。不仅如此，还要在医院的整个管理方面运用信息化手段，提高工作效率，符合时代发展的要求。

二、当前医院档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度不完善

由于很多医院的关注点都在如何提高医疗水平和医患关系等问题，对于管理方面不是十分重视。根据不同医院的情况，在档案管理方面的规章制度建设情况也不尽相同。对于三级医院来说，可能在规章制度、岗位职责方面更加完善一些，在一些规模和级别较小的医院，在制度体系方面可能会建设的较弱一些。但是从整体上来看，尽管一些医院的规章制度建设比较完备，但是在档案管理方面的制度体系、岗位职责以及管理的考评方面的文件还很欠缺，档案管理的机构并不健全，全责也不十分清晰，一些医院仅处于上交什么存什么的状态，并没有系统化的而管理，在考核方面也没有监管部门和负责人，导致档案管理的质量低下。

（二）全员档案意识淡漠

档案工作在各个单位来说都处于管理的边缘项目。一些企业重视工作做得就好些，但是大多企业对于此项工作并不是十分重视的。对于医院来说，关注点更不在这个上面。而档案无论对于医院整体发展还是医疗水平提升都具有重要作用，如果不重视那么此项工作将无法有效推进。从医院来说，科室档案作为医院档案工作的基础，如果收不齐收不好，那对于整个医院来说档案工作水平提升也有很大问题。而从科室档案的实际情况来看，本身都忙于日常业务工作，安排专职档案人员的也很少，如果从医院总体来说不重视，那么科室也不会十分重视，所以这也是导致对于此项工作不得力的直接原因。

（三）档案管理的信息化程度低

档案管理工作目前很多单位都引入信息化手段，既减少了人力，又提高了工作质量和效率。但是从目前医院的档案管理水平来看，很多医院档案管理设备陈旧，人员老龄化严重，且非专业管理人员，这也是制约医院档案发展的因素。从当前时代发展情况来看，随着计算机的普遍使用，应该探索信息化的方案信息手段，改变传统人工收集、检索和由于保存环境带来的档案遗失和受潮等问题，这也是当前医院档案管理必须要解决的。

（四）档案管理人员方面的问题

对于医院来说，档案管理工作人员中存在很多问题。大多为非档案专业管理人员，很多为兼职人员或者即将退休的业务人员临时安置在档案管理部门，或多年不参加档案管理方面的培训与学习，管理手段不强。

三、医院档案管理工作创新的依据、优势与方法分析

（一）档案创新管理的理论依据

1.依据目标管理理论

目标管理是考核一项工作任务完成情况的重要手段，为奖惩及检查提供重要依据，通过设定一定的目标将人员的工作积极性凝结在目标上进而取得最佳业绩的一种现代管理方法。目标管理强调把组织的整体目标细化分解为各部门、每个人的具体目标，通过对个人完成工作情况的绩效考核结果作为杠杆来推动部门工作完成进而促进整个单位的整体目标实现。

2.文件生命周期理论

对于一般单位来说，文件管理的前期是十分重视的，而作为文件收口的档案管理往往产生了“狗尾续貂”的结果，既拖了文件管理的“后腿”，又拖了档案管理的“后腿”。因此，医院的档案管理工作可以参考文件生命周期理论，将文件的全过程即文件印发到存档看做一个整体的完整过程，将这一价值形态分为现行文件、室藏文件和馆藏档案等多个阶段，每一个阶段都要有人管，有人完成此项工作，并建立起相应的权责制度。

（二）档案管理创新的优势

1.查找方面的优势

档案管理创新无论是在管理方式上、设备上还是手段上都会对档案工作带来极大的优势与便利。首先最明显的是查找方面。如果将信息化手段应用于档案管理当中，会将大量复杂的档案信息条理化，在查阅档案时可以便捷找到档案的信息，节省了查阅时间。同时，信息化管理还可以实现信息的共享，特别是医疗档案在需要时可以实现各科室的信息共享，及时查阅到所需的材料，也会促进整体的服务水平的提高。

2.全面的收集档案资料

由于传统人工存档工作的弊端，为了减少档案工作的归档工作量，往往档案人员和各科室档案人员都会选择比较重要的档案归档，对于一般性的将不予归档，这就会导致在今后的使用时一些档案人员认为不重要但是却很重要的档案查找不到。还有一些单位由于档案室设备和空间有限，只能选择性归档。如创新档案手段，利用信息化平台，将极大地拓展档案的存储范围，较为全面的存储相关档案信息，既保证了重要档案文献的连续性，同时使归档范围更加全面。

3.提高了檔案管理服务水平

无论是查找便捷还是档案存储全面、实现档案共享这都是档案管理服务水平的体现。传统的档案管理由于为人工手段，导致一些时候会存在服务方面的问题，包括服务质量、服务态度和服务的专业性等。如果能够利用信息化手段在节约人力成本的基础上会提高档案管理的服务水平。

（三）医院档案管理创新的方法

1.历史研究法

档案管理创新要参考历史研究方中遵循历史发展顺序对事件进行研究的方法。创新档案管理首先要掌握正确的方法，要认识到档案管理是遵循历史的体现，更是为未来决策提供依据的保障，档案的连续性可以帮助医院对于曾经和未来的重要事件进行对比，为工作提供依据并总结发展规律。

2.对比研究法

在档案管理创新工作开展前，要对所选择的档案管理模式、设备、方法等进行对比，通过比较衡量此项工作的利弊以及是否按照此项思路开展。

3.系统分析法

这是最基础的方法，也就是将档案管理工作要作为一个系统进行分析，设定目标、要素、资源和环境等各项影响因素，按照绩效管理的原则，分析存在问题，提出解决方案，理清工作开展或创新的思路。

4.个案研究法

个案研究是指对某一项事物在一定时期内进行连续性研究，对其发展变化全过程进行系统分析的方法。档案工作要结合医院档案工作存在问题，进行个案分析，提出解决问题的方案，为创新管理提供研究思路。

四、医院档案管理创新的路径

（一）顶层设计此项工作

医院档案管理创新的基础就是要顶层设计好如何进行此项工作的创新。医院要将档案管理工作按照上述的方法进行科学分析，医院领导班子要将此项工作的重要性充分认识，顶层设计此项工作开展的思路，必要时可成立领导小组专项负责此项工作，确定创新的思路与方式，同时更要明确此项工作的权责，完善制度体系，安排合适的人员，制定考核的标准，认识到此项工作事关医院发展的管理水平，同时帮助医院职工树立起重视档案工作的意识。

（二）创新管理理念

档案的价值在于利用，要在档案创新管理方面将档案管理工作纳入医院文化建设之中，作为一种管理文化来建设。在这一理念的引导下，完善档案管理的职能，对于医院重要的技术引进、成功的医疗案例、新的医疗项目的开展与实施与重大的手术等影像资料进行整理、归纳，这不仅是一种理念的影响，更是一种文化的传承。因此，首先，要将医院档案管理作为一种文化进行创新管理，发挥重要作用。

（三）创新组织管理框架

医院要想加强档案管理工作，在组织架构上必须形成职能科室，选择专业性的年轻的工作人员胜任此项工作。因为理念上的创新、设备上的创新离不开人员的操作，因此，要在人员配备上充分考虑档案工作的实际情况，形成专门部门专人管理的工作架构。同时各科室在有条件的情况下要设置专职档案管理员，如果人员数量不足也可设置兼职档案管理人员，保证形成医院档案室领导，各科室档案人员配合工作的工作格局。

（四）创新档案管理方式

要充分利用互联网对于档案管理工作的影响，引进先进的档案工作信息化系统，这是档案工作创新管理的重中之重。首先医院要明确自身档案管理的目标和管理模式，选择符合实际条件的软件公司进行系统开发，由医院档案管理人员与软件管理人员对接，做好系统的开发以及功能的设置等工作。在系统开发的同时，医院档案管理人员要做好医院基础档案的统计、归类以及系统数据导入等前期工作，在系统完成后，与软件开发人员进行系统档案的数据录入对接，在数据导入后要进行一段时期的调试工作，并完成后期的相关数据的完善工作。

（五）加强档案管理工作的评价

要发挥档案管理工作评价的指挥棒作用。可以从医院角度专门设置机构负责各项评价工作，也包括档案的评价工作。也可以引入对档案管理工作引入质量标准，强调过程控制和持续改进的提高，通过各项检查、评审、纠正、预防等措施，按照档案质量标准完善档案管理工作，促进档案工作水平大幅度提高。

（六）在档案管理人员方面加强培训

信息化管理手段与方式势必要加强全院各级各类档案人员的培训，院内信息化管理软件培训、医院间的学习交流、国内外的档案相关工作培训与交流是必不可少的。因此，医院要培养一批档案管理方面专业的、知识结构合理的管理人才，促进医院档案管理工作的创新与提高。

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（作者简介：于翠娟，白山市中心医院，人事科，科员，本科学历。）