浅析大数据背景下中石化科技档案的管理与创新

王萍

[摘    要] 当今社会是一个大数据的时代，数据是各个生产生活部门极为重要的一大因素，企业发展的趋势是现代化和科技化。对档案的有效管理，并在此基础上对档案管理工作进行一系列的创新是一大热点问题。目前大数据研究逐渐深入到各个企业，数据挖掘和分析是企业决策的重要因素，企业的档案数据为决策提供了基础。在此背景下，大数据在中石化科技档案的管理创新方面的作用越来越大。

[关键词] 大数据;中石化;科技档案;管理;创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 069

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）23- 0162- 03

0      前    言

当前，随着我国的经济和社会的进步，我国的信息技术获得了极大程度的发展，单位档案管理的水平也在不断提高，更加合理化。一定程度上在受到大数据的影响，单位档案管理面临机遇的同时也面临着挑战。所以档案管理工作需要及时做制订改革措施，不断创新管理机制，加大对大数据的运用，明确工作内容，使用先进的技术手段，将档案管理工作做得更加完善，为其他相关工作打好基础。

1      大数据概念

大数据在含义上也可以理解为海量信息，通常情况下指的是通过一些常规软件的运用，集合和整理数据，作为基石推动单位的发展。大数据的特点主要有四个[1]。

1.1   大容量

可存储的数据量比较大，使用互联网进行数据收集工作，从而形成一定规模的数据库，以供使用。

1.2   多样性

数据的内容和格式都具有这个特点，表现形式也很广泛，例如视频、图片等。

1.3   速度快

表现为数据产生快和处理快速。

1.4   真实性

真实性是一个关键的特征，数据对决策的重要程度是衡量数据重要性的主要标准。如果数据的真实性很高，那么数据的质量就很高。

2      档案管理运用大数据的必要性

2.1   促进建设智慧企业

将大数据运用在档案管理之中，可以充分发挥大数据的积极作用，促进智慧企业的发展。国家提倡资源节约型建设，最大程度地降低信息风险，利用群众基础，发挥群众中的有效信息，结合自己的工作内容，建设现代化信息机制。档案中数据信息对于企业的决策有着极大的影响，通过对信息的有效整合，可以科学地进行决策，根据档案中的大数据库，建设现代化的科学体系。数据信息的辅助作用对创新档案管理工作的处理方式有积极作用，可以促进档案管理工作顺利开展[2]。

2.2   促进实现电子文件档案管理

当今社会，电子文件越来越多，促进了电子文件的发展。即使电子文件中包含的有效信息量比较大，但寻找有效信息的过程中，不能确保信息管理工作做到位，甚至还可能出现鉴定问题。通常鉴定人员鉴定方式使用阅读，但可能引发效果不好的问题。如果运用了大数据技术，分析工作就采用宏观鉴定模式，可以有效分析数据价值的高低，整合有效信息，建立健全处理机制。大数据的种类主要有非结构化、半结构化、结构化等，有了大数据的支持，就可以将数据的规模发展壮大，形成大规模的数据库，保证运用时的质量。

2.3   档案数据储存与备份更方便

大数据背景下，海量数据存储技术将档案存储空间扩大，将有效信息进行整合，建立数据库，方便之后的运用，保证使用质量。当今社会信息技术不断发展，档案管理工作中需要的信息量也明显在上升，这会导致一种数据饱和的现象。数据饱和后，很多有效信息不能及时进入管理文件中，影响档案管理工作的顺利开展，而且不能及时更新数据信息。运用大数据技术后，数据库系统被扩大，增加了可存储空间，另外，还可以优化数据库的结构形式，降低使用成本，工作效率也会随之上升。

2.4   满足企业档案发展的需要

传统档案管理中，工作人员的工作只是在计算机上进行，工作内容不能及时改革发展，管理机制不能及时更新，这就导致档案数据会产生封闭现象，不能与外界及时进行沟通发展，管理效果也会不断下降，工作受到严重阻碍。运用大数据技术后，档案管理机制也会更加多元化，利于建设现代化管理机制，提高管理水平，优化结构模式，通过先进的管理方式，促进企业档案管理工作的不断发展與进步，创新协调发展，根据不同的数据处理要求，建立不同的管理机制，形成不同的管理模式，最大程度促进企业发展。

2.5   协调知识与实体管理的关系

工作人员通过使用大数据技术，在管理档案时可以更加协调好知识和实体管理之间的关系，转变传统的管理机制，最大程度利用有效数据，挖掘深层次有价值的信息。工作人员在服务工作中将知识服务立为核心工作，建立新型服务体制，还可以创建不同类型引擎系统，全面分析整合数据知识，提高信息管理水平，可以通过不同的方式找到所需资源，全面应用该技术，提高管理水平，满足发展需求。

3      促进档案管理的有效措施

3.1   培养档案管理人才

任何工作都离不开大量的人才，而且在大数据背景下，档案管理工作需要的人才更要具备高的素质水平。在传统的管理工作中，工作人员往往专业水平并不高，相关的数据知识认识度也不够，所以仅仅依靠设备无法根本性解决难题，管理工作的效率无法提升，因此就需要培养高素质的管理人员，为达到这一目的，需要各方面进行推动[3]。

3.1.1   政府鼓励

鼓励高校人才培养模式进行转型，培养复合型人才，加强信息化和档案管理专业的发展。

3.1.2   放宽视野

引进国外的高素质人才，在大数据背景下指导我国档案管理工作。

3.1.3   加大资金投入

政府投入更多的资金支持培养高素质人才，因为人才培养需要人力、时间、资金等的同时支持，这才可以加快高素质人才的培养。

3.2   提高档案管理的安全性

大数据时代背景下，档案管理工作更加便利，工作效率也不断提高，档案管理工作中需要的资金支持也不断减少，但数据丢失的可能性也随之上升，所以必须加强档案管理中信息安全性问题，才能将工作继续进行下去。当今社会，体积很小的内存卡就可以存储大量信息，但病毒的危险性也随之上升，一旦病毒入侵，信息马上就会损失，这就要求在档案管理中，必须提高数据的安全性。首先，管理人员必须具备很高的信息安全意识，最大程度避免病毒入侵损坏文件;其次，政府也要出台相关政策法规，通过规范化的工作细则，指导工作人员按要求处理数据。

3.3   优化人才管理模式

我国档案管理人员大多是老年人，中年人就比较少，相对来说，年轻人基本不会选择档案管理工作。这就导致一定程度上工作水平相对较低，年轻的优秀人才很少参与这项工作。这与大数据时代需要更多的优秀人才的现状相悖，信息管理工作很难继续发展。这就要求工作人员进行人员结构优化调整，努力改变缺少优秀人才的现状，通过优异的条件吸引更多的优秀人才参与进来，努力达到“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的新型模式。

4      档案管理工作创新措施

4.1   更新档案管理工作观念

大数据时代要求档案管理工作更加严格，简单的档案归档和整理已经失去了生存空间，所以要想加快创新还需要先转变工作观念，了解单位实际需求，开展创新工作，转变服务方式。另外，部分单位对于保密工作要求很高，使得人们在查阅信息时经常遇到困难，也影响了工作。当今的时代背景要求加快转变发展观念，基础的信息可以适当公开，提高服务质量，发挥信息价值[4]。

4.2   加强技术创新

当前在档案管理中存在着信息利用率比较低的问题。所谓档案管理就是利用既有的信息，发挥其潜在的价值，但目前情况下信息利用率不高，所以工作效率也并不高。为了解决这一问题，在当前大数据背景下，应当充分结合档案管理和大数据技术，推动档案管理不断创新进步。主要从两方面展开，一是利用大数据的云存储，资源信息不断共享;二是充分利用云计算，提高档案管理中数据计算能力。

4.3   加强档案管理服务创新

工作的创新还应在服务工作上有所表现，当使用者需要某些档案数据信息时，主要通过搜索引擎来实现，所查到的结果对信息的利用率有很大影响。所以在档案管理工作中，要不断完善智能检索，利用大数据技术的支持，提高检索效率。企业可以构建相应的数据模型，对存储的信息分类整理，可以更精确地预测检索的数据结果，利用各种各样的算法精确处理数据，使得使用者可以在大量的数据信息中更加方便地找到自己需要的信息。

4.4   加强档案管理安全工作创新

档案中通常有很多的机密信息，所以在存储这些信息时要加强安全保密工作。当前互联网技术发展的越来越快，如果不做好安全保密工作，机密信息很容易被窃取，会对相关单位产生很严重的影响，所以更需要加强安全管理工作，要做到与时俱进，不断更新技术支持，提高安全保密性。要对工作人员进行制度上的约束，所有人员均需要严格按照规章制度进行工作，降低内部安全隐患发生的纪律;加强计算机安全防护性能，不断更新防火墙技术，配置最高等级 安全软件和技术，从硬件上加强安全管理;不断引进专业的档案管理人才，利用所学知识技能，发挥所长，推动管理工作不断创新，继而推动档案管理工作更加健康发展进步。

4.5   开发适合档案管理的大数据分析工具

利用大数据进行档案管理比较复杂，需要运用很多的技术支持，所以单位需要加强与大数据公司的交流合作，可以产生互利共赢的效果。大数据公司可以利用单位提供的数据支持不断完善技术，单位可以利用大数据公司的技术完善管理工作。所以就单位来讲，需要找到适合自己的分析工具，利用大数据技术的支持，不断完善管理工作，提高档案管理工作质量[5]。

5      结    语

當今时代背景下，利用大数据进行档案管理工作是大势所趋。我国经济不断发展，档案信息量增长的速度越来越快，而且社会给档案管理提出了越来越高的要求，这对单位的档案管理工作来说是一个巨大的挑战。但带来挑战的同时也带来了很大的机遇，挑战与机遇总是并存的，分析大数据在档案管理中的应用特点，根据所需不断创新完善管理工作，才能使得其更加健康运行，才能不断完善发展。

主要参考文献

[1]高昂.基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（23）：72.

[2]尚子田，唐甜.大数据时代背景下的档案管理要点探讨[J].管理观察，2018（6）：54-55.

[3]关媛瑞.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].中国管理信息化，2016，19（20）：179.

[4]王德英.浅谈大数据背景下机关单位档案管理工作创新[J].办公室业务，2019（8）：98.

[5]熊炜.大数据背景下的档案管理创新研究[J].管理观察，2018（26）：84-85，88.