浅谈事业单位档案管理的创新策略

杨涛

（烟台市环境监控中心，山东 烟台 264003）

事业单位在我国是重要的服务组织，其不以营利为核心，主要是为社会民生提供公益服务。档案管理是事业单位内部管理的重要内容，随着当前我国事业单位改革不断推进，“智慧城市”建设等信息化要求不断提高，事业单位档案管理工作也开始面临新的挑战。在新时期，为使事业单位档案管理工作的有效性得到进一步提升，使档案管理的作用得到更充分的发挥，事业单位必须要结合实际情况，加快档案管理工作创新，推动事业单位档案管理朝向现代化、智能化方向发展。

一、当前事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理基础工作水平不高

档案管理基础工作主要是搜集档案，并对其进行分类、整理、装订、归档、保管及查询、销毁等。新的时代背景下，档案管理基础工作也发生了很大的改变，具有多类型、多领域、多内容等新的特征，且大多都是由人工完成。在传统的管理理念下，档案主管部门和人员不够重视事业单位档案管理工作，事业单位通常也认为档案管理不是非常重要的，在这种认识下，导致在具体的工作实践中，档案管理基础业务水平不高，发展滞后。只有对档案管理基础工作予以重视和强化，才能使档案管理更加全面、准确、有效。事业单位档案管理基础工作中存在的主要问题：一是思想上不够重视，存在认识上的偏差，导致档案管理混乱，搜集档案不完整，分类不明晰，归档不及时；二是档案管理基础工作信息化程度低，流程欠缺科学性，部分档案管理流程被人为省略；三是档案保管不规范，分类与编号不准确，给档案资料查找和归档工作带来极大的影响。这不仅违背了事业单位档案管理的原则，还导致了很多有效档案资源的巨大浪费。

（二）档案管理模式相对滞后

事业单位因其特殊性质，工作相对安稳，因此缺乏强烈的创新意识。在这种大环境影响下，导致档案管理模式也不能随形势发展而不断创新发展，致使档案管理模式相对来说滞后。尤其是在机构改革完成后，事业单位职能逐渐清晰、责任日渐明确的当今新时代下，事业单位档案管理内容也变得更加繁琐和复杂。相对滞后的档案管理模式，就产生了一定的束缚和羁绊，如档案管理缺乏统一的机制，档案多科室管理，重要的档案信息搜集不完整，分类不准确，归档不及时，现代档案管理技术与设备应用不足，以及档案管理方法缺乏创新等，这些都使得档案管理效率低下，影响了档案管理质量的进一步提升。

（三）档案管理人员专业素质不高

事业单位客观上存在竞争意识不强的问题，这也导致档案管理人员自身也缺乏强烈的竞争意识，习惯安于现状，对自身知识学习和业务技能提升不重视。不少档案管理人员都不是专业出身，甚至还经常身兼多职，档案管理部门也未能针对事业单位档案管理人员定期开展相关业务培训。在这种情况下，就难以提高档案管理人员专业素养，难以避免在档案管理工作中出现问题或错误，致使事业单位档案管理工作整体表现出效率不高，质量较低，发展滞后的现状。

二、事业单位档案管理的创新策略

（一）加强档案管理思维创新

各级档案管理部门要充分认识到档案管理的重要性，注重和加强档案管理思维创新。要结合机构改革，继续深入推进档案管理部门编制体制改革，理顺关系，明确权责。结合档案管理实际，积极引进先进的档案管理理念、技术与方法，从而使档案管理更加规范科学、高质高效。对档案管理体制、机制等进行创新完善，及时根据国家相关的法律法规对档案管理制度实施细则进行补充调整，确保档案管理制度、机制等能与时俱进，保证事业单位档案管理事业健康发展。

（二）强化档案管理基础工作创新

事业单位档案管理人员要深刻认识档案管理基础工作的基础性和重要性，真正从思想意识上重视档案管理基础工作。按照搜集、分类、整理、归档、保管等基础性程序要求，普查现有档案，将不标准甚至错误的档案资料进行规范，剔除无用档案，提高档案管理基础工作规范化水平。做好档案基础数据准备，重新编写卷内无页码、无目录、无标题等档案，提高档案管理的效率与质量，推进现代化档案管理进程，为档案信息化建设做好充分的基础数据准备。对档案管理设备进行更新换代，确保档案管理基础资料信息安全。

（三）加快档案管理信息化建设创新

随着现代科技的迅猛发展，信息技术和互联网技术发展日新月异，事业单位要在内部管理中深度融合和应用信息化技术，对档案资源进行信息化管理。及时将纸质档案转化为电子档案、数字档案，同时，在转化过程中，必须要确保档案资源完整，并在方便档案信息查询共享的情况下，强化档案资源安全、可靠。事业单位也要积极引进现代档案管理软硬件设施，推广应用人工智能、大数据、计算机、扫描仪等现代信息技术，以此提高档案管理的质量。此外，还要提供档案管理信息化服务，为各级组织和公众提供在线服务功能，促进档案利用率提高。

（四）加强档案管理人员素质培训创新

事业单位要认识到人才对于档案管理的重要作用，结合档案管理人员实际，创新培养方式，采取“请进来、走出去”等有针对性的措施，不断提高档案管理人员的专业技能和综合素质。首先，要强化档案管理人员的责任心、思想政治素养和职业道德，使其主动扛鼎工作之责。其次，要引导档案管理人员主动进行专业学习，及时更新自己的知识结构，开拓自己的思维和视野。要定期采取生动多元的方式，对档案管理人员开展理论与实践培训，提高其专业技术与技能。特别是要加强信息化技术方面的培训，建立以网络培训为主、实体培训为辅的培训机制，增强档案管理人员适应新时期档案管理需求的能力。

三、结语

综上所述，档案管理的重要性在新形势下越来越凸显，事业单位要对这一点有充分的认识，立足单位档案管理实际，加大对档案管理的重视程度和力量投入，积极从多个角度进行策略创新，不断推进档案管理科学化、制度化、规范化、信息化，从而使档案管理工作更好地服务单位发展，也使其档案管理的经济效益和社会效益得到最大化发挥。