人事档案管理在企业人力资源管理中的有效运用见解

毛婷

（湖南黄金股份有限公司，湖南 长沙 410000）

习近平总书记曾经强调过，发展是第一要务，创新是第一动力，而人才则是第一资源。对于企业发展来说，人才的重要性不言而喻，而人事档案，就是识别人才、选拔人才的重要依据，它收存了员工的工作经历、政治面貌、奖励处分、薪酬待遇等方面的有关文件材料，记录了员工的基本信息，以及企业员工在日常工作中的各项表现，包含了员工家庭情况、专业素养、德能勤绩等各方面的内容，反映了员工个人全貌，是企业人力资源管理工作的一部分。人力资源管理的目的是知人善任，优化人力资源配置，因此科学高效的人事档案管理可以提高人力资源管理工作效率。

一、人事档案管理在企业人力资源管理工作中的作用意义

（一）人事档案管理是干部选拔任用的基础

任前审核是利用干部人事档案进行提拔考察的一种方式，一本真实详实的干部人事档案，对干部的工作经历、政治思想、品德修养、学识能力、工作成绩、社会关系都有记录，能准确地反映出干部的成长历程，是企业和党组织选拔任用干部的重要依据，可以防止“带病提拔”干部，充分体现干部选用工作的公平公正，有效避免干部选拔中的不正之风，因此干部人事档案是正确选用干部的基础。

（二）人事档案管理可以提升人力资源利用效率

在前文中有所提到，人事档案的主要作用就是记录企业员工的基本信息，以及企业员工在日常工作中的各项表现，所以简单地说，人事档案就是企业员工在日常工作中的各项资料信息的全面汇集。在人事档案中，企业员工以往的工作经历与其他经历、奖惩情况、家庭情况等都被详细记录，在企业人力资源管理工作日常开展的过程中，可以通过对员工人事档案的查阅来增加对员工的了解，根据员工的特长来为其分配合适的工作岗位，根据员工的不足来开展培训，根据不同层级员工的年龄构成、专业构成甚至是性别构成来进行内部调配，使人力资源保持最佳的比例，使人力资源效率的有效优化，从而能够更好地实现组织的目标。通过对人事档案记录的各项信息进行整理分类，有助于企业了解本单位人才总体的状况，结合公司发展规划需要，制定科学合理的人才需求计划和招聘标准。

（三）人事档案管理能减少法律风险

人事档案是解决工资待遇、实施员工休假、落实离退休政策的重要凭证，与员工个人利益有密切相关。没有人事档案，无法确定出生时间、参加工作时间、工作经历和学识学历，影响公务员和事业单位人员录用，无法办理退休审批。人事档案工作经历材料缺失，无法确定参加工作时间，难以确定连续工龄，影响年休假时长，影响工龄工资，影响缴费年限计算，影响退休待遇，进而增加劳资纠纷。我国劳动合同偏向弱者，要求在劳动争议纠纷案件中，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证，人事档案的有效管理，可以减少和规避不必要的法律风险。

二、目前企业人力资源管理工作中人事档案管理所存在的问题

（一）对人事档案管理缺乏重视

目前，对人事档案管理的相关工作缺乏足够的重视，在部分领导的认知里，人事档案管理工作是一个非常轻松且没有太多技术含量的工作，所以在进行相关的工作安排时，无论是在资金投入方面还是在员工配置方面，都体现出了对人事档案管理工作的不重视。例如：档案室“六防”设备不完全配套，档案整理人员工作变动频繁，管理水平不专，缺乏专业知识培训，对档案收集、整理、归档、装订等业务都不熟悉，工作效率不高，且多身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响人事档案管理水平。

（二）人事档案管理工作手段较为落后

目前，国有企业虽然设置了人事档案管理工作的相关岗位，但是由于领导干部对人事档案管理工作的认知不够准确深刻，导致其工作手段没能进行有效的革新，在开展人事档案管理工作时，工作手段不能与时俱进，没有合理地将信息化管理手段应用人事档案管理工作，而是在更多程度上依靠传统的工作手段。

（三）人事档案所记录的信息材料不全面

由于工作观念与工作水平的限制，公司的人事档案管理机制较为陈旧，对员工信息的记录大多为一些非常基本的信息，例如性别、年龄、学历、籍贯等，而对于一些复杂而重要的工作信息材料的记录则并不全面，这就导致人事档案管理工作在一定程度上失去了其工作意义。同时，人事档案里的工作经历材料不全，通常出现有任职材料无免职材料，更无兼职材料，或是员工初期工作在民企、私企上班，未交纳社保，无劳动合同，无法界定参加工作时间。

三、促进人事档案管理在企业人力资源管理中有效运用的策略

（一）企业要重视人事档案管理工作，完善相应的制度

观念的改变是工作方式改变的重要前提与基础，作为企业的领导人员，在这方面必须起到带头作用，转变思想观念，为人事档案管理工作岗位合理配备员工，必要时要对人事档案管理工作投入相应的资金以支持工作的有效开展；同时，针对企业员工进行有效宣传，使员工能够认识到人事档案管理工作的重要性。此外，一定要完善相应的制度，为人事档案管理工作的顺利开展提供强有力的制度保障。

（二）重视对岗位员工的培训

为了解决目前存在人事档案管理工作岗位中的“人岗不匹配”、员工工作技术能力欠缺、工作效率低下等方面的问题，公司应当重视并加强对人事档案管理工作岗位员工进行有效的培训，通过贯彻落实培训活动，提高员工的工作素质与工作水平，使员工的相关工作技能得到有效的强化。

四、结语

总而言之，人事档案管理工作应当被企业所重视，它是企业人力资源管理工作的重要组成部分，从长远而宏观的角度来看，它对企业的整体发展也会产生一定程度的影响。因此，将人事档案管理有效运用到企业人力资源管理工作中，具有十分重要的意义。