浅谈事业单位档案信息化管理的重要性

方伟波

（扶沟县疾病预防控制中心，河南 周口 466000）

事业单位档案管理信息化，是改变以档案纸本保管的管理模式，使档案电子化。利用计算机就能轻松地查阅、检索各类档案资料，并能及时、快捷地对档案信息进行整理归类、分析研究、提取加工，极大地宿短了工作时间提高了工作效率，降低档案管理的成本。档案管理信息化要总体谋划，需要实用网站的支撑，需要数字化做载体，需要规范化、科学化、系统化，更需要高素质的管理人才，这样就能够完整、准确、科学地利用信息化手段规范档案管理。档案信息化能够完整、准确、科学地利用信息化手段规范档案管理，是新时期档案管理的创新，也是档案管理现代化的重要标志。

一、事业单位档案管理信息化建设重要性

首先，促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设，档案都属于电子文档，利用计算机进行快速准确地查阅，通过拷贝复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。其次，实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中，基本选用纸质存储的方式，即利用纸质来存储档案资料信息，而纸质易受外界环境的影响，增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理，用磁盘存储档案，对档案管理模式进行创新和优化，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，确保档案管理的信息化建设。

二、当前事业单位档案管理工作所呈现出的问题

首先，档案信息化建设缺乏重视，档案管理人员知识匮乏。目前大部分单位并没有意识到其重要性，基础设施建设薄弱，档案信息化建设缺少投入主要表现在三个方面，一是管理，二是经费，三是硬件和软件设施。在实际工作中只是单纯的计算机联网的融入来实现，致使整个信息化档案管理过于表面化，无法发挥出应有作用，进而影响到事业单位整体管理的质量与效率。很多管理工作都不规范，没有严格按照国家制定的档案管理标准进行档案的收集、保存、归档和立卷。其次，相应制度体系不健全，规范与标准不够统一。当前，事业单位缺乏完善的制度体系作为保障，整个信息化建设的效率与质量偏低，档案信息化管理系统缺乏完善性。再次，相应人员能力素质偏低。档案管理信息化系统功能与作用的实现要求实现人机的完善配合，但目前事业单位现有档案管理人员队伍的现状看，缺乏完善的培训，加上现有管理人员自身的专业知识过于陈旧，致使其无法实现对信息化系统的完善应用，同时一些管理人员自身的素质偏低，无法实现对自身的有效约束，进而影响到了信息化系统的应用。

三、如何提升事业单位档案管理信息化建设

1.树立现代化发展意识，建立完善的档案管理制度。加大重视力度提升人事档案信息化建设水平，档案管理必须做到与时俱进，通过各种途径优化其管理效率，为保证事业单位档案管理不断创新发展，工作人员必须尽快树立起事业单位档案管理工作现代化发展的意识，以实现电子一体化的档案管理工作目标，改变传统的档案管理模式。要想保证档案管理工作的规范性，就必须通过建立科学完善的档案管理制度来约束具体的档案管理行为。因此，档案管理工作要制定具有可行性的档案管理制度，设定档案管理信息化建设相应的考核指标，采取奖惩措施激发档案管理工作人员的积极性和主动性。

2.加强档案管理与信息化技术的融合。档案管理信息化建设过程中，不断完善信息化管理平台与系统，不断提升档案信息资源的安全性。需要完善档案管理设施，利用信息网络技术，主动建设智能信息化管理平台，恰当运用信息化的平台及管理模式，不断完善信息化管理平台与系统。严禁盲目采用现有的管理系统，而要立足实际需求，有针对性建设信息化平台，进一步提高档案管理的水平。可以说，加强档案管理和信息化技术的结合，能够避免档案管理停留于传统的思维模式上，防止与信息化建设出现断层，加快档案管理信息化建设的步伐。

3.加强档案信息化建设的管理，提升档案管理有效性。档案信息化建设的管理上可采用数字化的管理制度，由国家档案局进行统一规范和管理，建立统一的电子档案管理及相关制度，通过有法可依的依据来使各个事业单位档案的管理做到统一化，规范化，以此来提高档案信息化管理水平。必须要创新管理机制，从其整体发展角度制定管理制度，并且不断健全档案管理措施。档案的部门负责人应遵循档案信息化建设的原则，即规范性，系统性，安全性，效益性这四个原则，有利于档案信息化建设工作的顺利开展。通过信息化的管理，从而有效率地推动档案信息化建设。

4.加强队伍建设，强化档案管理人员培训。档案信息化建设不但需要全面掌握信息化技术、档案业务以及档案管理知识等内容，同时还需要主动掌握“互联网+”时代档案管理发展方向。一方面，事业单位应当积极引入信息技术专业人才与档案管理专业人才，积极制定科学合理的培养、引进及流动体系，使资源档案管理队伍结构得以持续优化，面提升队伍的综合能力。另一方面，事业单位还应综合档案信息化建设的发展形式，针对档案管理队伍开展有针对性的培训教育工作，积极利用委培、专家讲座以及集体培训等多元化途径，使档案管理队伍结构、综合素质得以持续提升。