试论现代信息技术对企业档案管理影响及对策

王丹

（哈尔滨广宇房地产开发有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

一、信息技术的含义、内容及特点

信息技术的含义，英国信息学加布鲁克斯认为，信息是使原有的知识结构发生变化的那部分知识。而我们可以更通俗地说，信息就是决策所需要的新的指示。以信息技术为先导的高新技术，它的发展和利用极大地提高了人类对信息进行处理、存储和传递的能力和效率，使现代化大生产方式在开发和利用信息方面成为可能，从而提高了人类获取知识和科学技术的效率，创造出迄今人类社会最先进，潜力无穷的生产力，使社会由工业化社会转变为信息社会。信息技术的主要内容：传感技术、通信技术、计算机技术和控制技术构成了信息技术的主体，它们是信息技术中最基本也是最精华的部分。传感技术主要包括信息识别、信息监测、信息提取、信息变换，以及某些信息处理技术。计算机输入和输出技术是传感技术的重要组成部分。传感技术是人的信息感受器官功能的扩展和延伸。通信技术是迅速、准确传递与交流信息的重要手段，它包括信息监测、信息交换、信息处理、信息传递，以及某些信息控制与调节技术。它是人的信息输送系统功能的延伸和扩展。目前应用较广的有卫星通信、数据通信、移动通信。总的发展趋势是从模拟向数字化、综合化方向发展。

二、信息技术引发的现代企业管理变革

（一）组织结构的变化

事实上，企业组织结构的具体形式将受制于企业提供的产品和服务，信息化程度，员工的能力，以及所处的市场环境等方面的限制。正如“金字塔”的层级制和“法约尔桥”完美符合工业经济时代得以控制和计划为特征的平稳的商业世界的需要。而在知识经济时代，信息和知识成为组织的核心战略资源，整个组织沉浸在巨大的信息和知识的海洋中，组织内部的信息沟通也不简单遵从孔茨等人所指出的纵向、横向和斜向等线性方式。

（二）管理理念创新：知识资本将成为企业最重要的资源

人类的经济活动发展到今天，我们已经实实在在地感知识经济初见端倪。与此相适应，在企业界理论上，也正在经历一个新的转折：相对于有形资本，无形资本的重要性日益凸显，知识资本已经成为企业经营最重要的资源。这一事实表明，传统企业本身的结构、内容和经营方式正在发生深刻的变化，以服务业为特征的知识经济正在迅速发展。

三、企业档案管理工作的现代化和电子化的策略

（一）优化企业档案管理环境

优化企业档案管理环境是当前的首要任务，其主要办法一般有三点：第一点就在于企业领导的提倡，企业领导是企业的灵魂所在，一旦领导将任务下达了，那么各个部门务必进行配合，这样才能确保其更好的完成，尤其是对于细节的内容，更需要企业领导的强调，才能保证这些员工能够不打折扣的完成相关的内容。第二点就在于将建设内容制定出一系列的方案，当前档案管理信息化建设最大的问题就是没有一个具体的方案，因此在进行档案管理的时候，通常都会出现员工不能遵守的情况，从而引发一系列的问题，这对于企业的发展而言极其不利，而且会引发企业内部的矛盾。所以需要进行档案管理环境的优化。第三点就在于注重企业员工的素质修养，我国大部分的企业都较为注重员工的能力，从而忽略了员工的个人修养，因此在进行档案管理相关建设的时候，这些问题就都会浮现，出现一批不配合的员工，从而引发一系列的问题，因此就要对员工进行素质教育，才能保证企业档案管理环境的优化完成。

（二）正确树立信息化管理意识

信息化管理意识也是档案管理信息化建设的一个关键，其主要的原因在于信息化管理意识的强化能够让企业的员工更好的了解到信息化管理是一个对企业有利的东西，从而更好的帮助企业完成相关的内容。因此要采取的手段就是全面的培训，其中培训应该分为两个部分进行，第一个部分就是员工的整体培训，大部分的员工都对此类内容的了解较差，因此就会出现对于问题不理解的情况，从而需要进行全面的培训，其中培训的内容就是对于管理信息化的认识，这样能让员工更加认可此项内容建设，从而更好的完成相关的工作，对于企业的发展极为重要。第二个部分就是企业领导的培训，如何领导员工进行建设也是一个难点，只有领导对此方面的内容全面认识，才能更好的完成相关的工作，否则会导致一系列问题的出现，这是极为重要的。

（三）积极引进培养财务信息化管理复合型人才

引进和培养是两个不同的内容，但是其核心的都是为了打造出复合型的人才，其中主要的办法需要分开讲解。引进主要是通过招聘的方法进行人才的招聘，其中常规招聘是一种较好的手段，能够快速的获得大量的人才，满足企业的需求，但是这里面最大的问题就在于，这些人才都是普通的人才，不具备过高的水平，而且水平稂莠不齐，需要二次培训，才能进行使用。另一方面就是进行猎头招聘，前文提到过此类方法，但是由于成本过高，每一个企业都要慎重考虑，这样才能确保企业更好的找到适合的人才。而培养主要是校企合作制度，这种制度最大的特点就是能够给企业培养出一些真正适合企业发展的人才，因为这些人才都是按照企业的需求进行定制的，能够适应企业中的一切情况，但是缺点是时间较长，需要企业前期投入。

四、结语

信息化与管理变革的相互影响是一个既有实践意义，又有理论意义的研究课题。可以预见，信息技术在管理中应用的深度和广度将与日俱增，因而，信息技术将会在今后管理变革中发挥越来越重要的作用。但是，企业的管理变革与信息化离不开外部环境，而国家的宏观管理和全国性甚至世界性的信息环境正是这样的外部环境。